19 de noviembre de 2021

¿Cuál es la importancia de la conciliación en las finanzas?

Es una práctica habitual para las organizaciones de todas las formas y tamaños utilizar diversas prácticas financieras, para gestionar el efectivo y mantener las operaciones sin problemas.

Una de las más importantes es la conciliación, que puede ser valiosa tanto para la gestión de las finanzas cotidianas como para la gestión de la tesorería. por qué?

Eso es lo que hemos venido a responder hoy.

 

¿Qué es R¿conciliación?

Tenemos que empezar con una definición. En finanzas, conciliación es el proceso de cotejar los asientos del libro mayor interno (por ejemplo, las facturas de las cuentas por pagar) con los extractos bancarios.

El propósito de esto es asegurarse de que cualquier pago que se esperaba hacer (y para el cual usted tendrá un registro en el libro mayor interno), ha en realidad pagados. Esto ayuda a las organizaciones a detectar discrepancias, de modo que puedan identificar los casos en los que el libro mayor y el extracto no coinciden. De este modo, se puede saber dónde hay que investigar los pagos que podrían haberse realizado de forma errónea o fraudulenta.

Los libros de contabilidad internos se encuentran en el Libro Mayor, así como en los programas informáticos de back-office, normalmente Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Hay que tener en cuenta que el ERP suele alimentar el Libro Mayor. Los extractos bancarios se cargan en el ERP, por lo que cada línea de entrada (y por lo tanto cada transacción), en el estado de cuenta puede coincidir con el libro mayor. ¿Cómo funciona todo esto?

 

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La conciliación es sencilla: se trata de comprobar que dos lotes de registros financieros están alineados. Piensa en el proceso como un puente entre los pagos previstos y los reales.

 

¿Cómo funciona?

Para responder a esta pregunta, hay que ver qué información contienen los libros de contabilidad y los extractos. Los libros de contabilidad detallan la moneda y el importe del pago, así como si se trata de una entrada o salida de dinero. Puede haber detalles adicionales como un número de factura y potencialmente una referencia también.

Los extractos bancarios también tienen los mismos datos básicos. La moneda y el importe de la transacción, así como si se trata de una entrada o salida de dinero. También tendrá su propia referencia. Vale la pena señalar que en la auto-reconciliación (más adelante) su equipo financiero puede vincular los datos de referencia de la factura/el libro mayor con el extracto bancario, lo que facilita la detección de cualquier discrepancia.

El proceso de conciliación ha sido históricamente manual. El equipo financiero de una organización analizaba los datos del libro mayor y del extracto, línea por línea, a simple vista, para comprobar que cada uno de los datos coincidía. Debe haber una manera mejor y más eficiente de hacer la conciliación, ¿no?

 

El punto de mira en la autoreconciliación

Muchas organizaciones han adoptado la conciliación automática para agilizar el proceso y crear eficiencia. En la autorreconciliación, un ERP utiliza un conjunto de criterios predefinidos para cotejar automáticamente el extracto y el libro mayor. Esto significa que los equipos financieros no tienen que cotejar todo manualmente, sino que solo intervienen cuando hay excepciones que deben ser investigadas.

Los criterios predefinidos utilizados para la autoconciliación incluyen los sospechosos habituales, por ejemplo, el importe. Pero también pueden utilizarse datos de referencia. Por ejemplo, si un proveedor le envía el pago de una factura, el banco puede incluir su propia referencia en primer lugar, y luego el número de la factura puede aparecer en algún lugar más abajo en el campo. Esta lógica debe incorporarse a su ERP para permitir la reconciliación automática.

 

Intradía frente a fin de día

Entonces, ¿con qué frecuencia se hace la conciliación? Por lo general, se realiza al final del día y/o intradía (es decir, "dentro del día"). Al final del día se evalúa qué pagos se han ejecutado y confirmado en la cuenta por su banco. Este es el sólo tipo utilizado para impulsar la conciliación del ERP, y es el que es importante para las finanzas, ya que identifica qué específico las transacciones esperadas se han completado y no se han completado.

La conciliación intradía no ofrece el mismo nivel de detalle que la del final del día. La conciliación intradía, que se utiliza con mayor frecuencia para fines de tesorería, le indicará que no se ha recibido un pago previsto, pero no necesariamente que transacción está pendiente. Intradía es un proceso de alto nivel, utilizado por los equipos de tesorería para mostrar cuánto tienen que invertir/cuánto necesitan pedir prestado diariamente.

 

Usos de Intradía

Sí. La conciliación al final del día (manual o automatizada) se utiliza como norma para las finanzas. Sin embargo, varios miembros de su función financiera también pueden beneficiarse de la conciliación intradía. Por ejemplo, equipos de operaciones de tesorería puede utilizarlo para averiguar si los pagos previstos se han recibido antes del final del día, lo que proporciona una mayor precisión de los fondos disponibles para la inversión, y más detalles para el proceso de tesorería.

Intradía también es útil para los equipos financieros. Se puede utilizar para avisarles, de modo que puedan empezar a investigar los pagos atrasados hoy, en lugar de mañana, como tendrían que hacer si se enteraran al final del día. En este caso, el equipo financiero puede conseguir que se paguen los fondos perdidos el mismo día o empezar a perseguir al cliente que le debe dinero.

Hay una cosa que debemos mencionar. Intradía sólo es viable si se automatiza el proceso de conciliación. Los equipos financieros ya están suficientemente ocupados. Pedirles que hagan la conciliación al final del día y La conciliación intradía manualmente les daría demasiado trabajo. Sin embargo, si se automatiza la parte intradía y se les da cualquier excepción para que la investiguen, es mucho más manejable, proporcionando un valor real.

 

Nombrar los beneficios

La conciliación ofrece varias ventajas a su organización. Entre ellas se encuentran...

  • Fácil gestión de las excepciones

El proceso le permite identificar, y luego investigar y gestionar, los pagos de excepción con facilidad. De lo contrario, no tendría forma de saber qué pagos no han se ha hecho, perjudicando el flujo de caja.

  • Detección del fraude

La conciliación también es una herramienta más de la organización. arsenal de prevención del fraude. Esto se debe a que se puede ver qué pagos se han previsto y cuáles se han realizado realmente, por lo que si falta alguno podría ser un indicador de fraude. Los números muestran que el coste del fraude solo para el sector privado del Reino Unido fue de 140.000 millones de libras esterlinas en 2017, por lo que es fundamental tener a mano soluciones para este problema.

  • Identificación de tendencias

También puede utilizarse para identificar tendencias, lo que le permitirá mejorar los procesos en el futuro. Por ejemplo, puede utilizar la conciliación para detectar tendencias en el momento en que la gente paga a su organización. Digamos que un deudor siempre paga tarde. Podrías identificarlo y contabilizarlo en lugar de basarte en los registros internos de las cuentas. De este modo, puede decir que no se espera que esos fondos lleguen hoy, ya que el deudor va a pagar con unos días de retraso, lo que le proporciona una previsión de flujo de caja más precisa para no quedarse en descubierto.

 

Afrontar los retos

El proceso de conciliación también conlleva una serie de retos a los que hay que enfrentarse, como...

 

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La conciliación requiere la introducción manual de los datos, algo que puede agilizarse mediante la solución de AccessPay, que es independiente de los archivos.

 

  • Introducción de datos

Uno de los mayores retos es introducir los datos en sus sistemas. Piense en ello. A menudo, tendrás que entrar en la banca online, descargar el extracto y luego cargarlo en tu ERP. Cada banco en línea tiene un formato diferente, por lo que también tendrá que alinear y estandarizar los archivos antes de la carga. Esto es un riesgo en sí mismo, ya que proporciona a un empleado astuto la oportunidad de modificar el extracto (por ejemplo, insertando o eliminando una línea), de modo que alguien que cometa un fraude pueda cubrir sus propias huellas.

  • Requisitos de número de personas

En los casos en los que la conciliación se realiza manualmente, también hay que tener en cuenta el número de empleados. Tu equipo tendría que cotejar los libros de contabilidad y los extractos, línea por línea, y el hecho de que los extractos no tengan el mejor formato no hace sino dificultar la tarea, por lo que todo el proceso requiere mucho trabajo.

  • Propenso al error

Cualquier proceso manual es propensos a los errores humanosy la conciliación no es diferente. La oportunidad de cometer errores se presenta a lo largo de todo el proceso, desde las descargas, las cargas y la normalización de los archivos, hasta la conciliación, y las consecuencias pueden ser graves. Hay pruebas para demostrar que los errores humanos cuestan a las empresas, tanto en el Reino Unido como en Estados Unidos, alrededor de 315 libras por empleado cada año.

 

Trabajar con AccessPay

Puedes trabajar con AccessPay para hacer frente a estos retos, permitiendo a su organización sacar el máximo provecho de la conciliación. Podemos automatizar el proceso de recuperación de extractos y entregarlo a su ERP, así como transformar el extracto y estandarizar todos los resultados a lo largo del proceso. Esto significa que el ejercicio de transformación no tiene que hacerse en su ERP, lo que genera eficiencia.

El uso de AccessPay para la transformación y la entrega automática ofrece otra ventaja, en lo que respecta a la conciliación. Puede aumentar los porcentajes de coincidencia (cuando se utiliza la conciliación automática), ya que mediante la estandarización se emplea una única regla en todos los bancos (seguirá teniendo múltiples reglas de coincidencia, pero no será por banco) para regular las coincidencias. Esto aumentará la eficacia y la precisión, haciendo que aumenten las correspondencias entre el libro mayor y los extractos.

 

Utilizar la gestión de tesorería

La función de recuperación automática de extractos de AccessPay también le permitirá utilizar la conciliación para una gestión del efectivo. En los ERP, la información se ve cuenta por cuenta y transacción por transacción. Sin embargo, con AccessPay, no sólo le pasamos toda la información necesaria (por ejemplo, los MT940), sino que la mostramos en una interfaz fácil de navegar y de usar para que pueda ver e interrogar los datos con tranquilidad.

La ventaja añadida es que no sólo su equipo financiero puede ver toda la información necesaria sobre los extractos en la interfaz de usuario, sino también su equipo de tesorería. Pueden ver todos los saldos consolidados de su organización a través de nuestro Gestión de la tesorería así como todos los factores que contribuyen a esos saldos, lo que les permite utilizar nuestras mejores herramientas de análisis para ayudarle a sacar el máximo provecho de su dinero.

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