10 de julio de 2018

4 razones por las que la tesorería y las finanzas no deberían utilizar hojas de cálculo para las previsiones

Las previsiones de tesorería siguen estando basadas en hojas de cálculo en la mayoría de las empresas. Sin embargo, con la aparición de una nueva e innovadora tecnología de previsión, ¿podrá esta nueva generación de tecnología desbaratar el dominio de MS Excel y ayudar a los profesionales de la tesorería y las finanzas a superar el problema de la inexactitud de los datos?

La precisión, el control y la eficacia son factores clave en el entorno empresarial actual. Esto también se aplica al proceso de previsión de tesorería.

Saber de qué efectivo se dispondrá en el futuro es el primer paso para identificar posibles déficits de tesorería y mejorar el uso del excedente de efectivo. También puede ayudar a reducir la dependencia de la financiación, al proporcionar información relevante y oportuna sobre si su organización tendrá suficiente liquidez para cumplir con sus obligaciones.

Seguramente entonces, si eres responsable de gestión de la tesorería y la liquidez y está comprobando que las tácticas tecnológicas de previsión de tesorería existentes son ineficaces dentro de una organización, es de suma importancia examinar los procesos de bajo rendimiento.

"Siempre lo hemos hecho así"
Profesionales de la tesorería y las finanzas

Potente, familiar y flexible. Es fácil entender por qué MS Excel es la lengua franca de los profesionales de la tesorería y las finanzas cuando se trata de la previsión del flujo de caja.

Con funciones fáciles de usar y un gasto adicional nominal, aparte de la licencia estándar de software operativo para empresas, también es conveniente. Sin embargo, para las grandes organizaciones empresariales que dependen de las previsiones de tesorería para planificar estrategias de inversión y decisiones empresariales complejas, podría ser una responsabilidad potencial.

He aquí cuatro razones por las que debería considerar alternativas a las hojas de cálculo para sus necesidades de previsión de tesorería.

RAZÓN #1 - Tiempo, tiempo y más tiempo

Procesos manuales, recopilación de datos y responsabilidades administrativas.

Los tesoreros de las empresas y los profesionales de las finanzas de alto nivel han aceptado tradicionalmente estas tareas cotidianas como parte integrante del sector. Utilizadas durante años para capturar, seguir y conciliar datos, las hojas de cálculo se han vuelto tan complejas, interconectadas y ampliamente utilizadas que los profesionales de la tesorería y las finanzas no pueden encontrar un método alternativo para la previsión del flujo de caja.

Para las empresas con varias relaciones bancarias, múltiples cuentas en distintos bancos y en varias regiones, esto significa que casi la mitad del tiempo de su analista de tesorería puede dedicarse sólo a conciliar los extractos bancarios.

Aunque muchos argumentarían que hay un diagnóstico claro para tener un Sistema de Gestión de Tesorería (TMS), simplemente no hay suficiente presupuesto para que sea una inversión financiera que valga la pena.

PERO sólo porque un TMS no sea una opción viable, no significa que la automatización esté fuera de alcance. Hay otras tácticas, soluciones y mejoras que se pueden realizar para conseguir resultados similares, si no mejores, y a una fracción del coste.

RAZÓN #2 - Es caro

Sí. Reconocemos que la aplicación de un TMS ha sido históricamente una solución cara y, para muchos profesionales de la tesorería y las finanzas, siempre ha sido el nirvana. Sin embargo, el software de tesorería es mucho más que un TMS, y los resultados deseados pueden lograrse de forma mucho más barata de lo que se imagina.

En parte se debe a los avances tecnológicos, y en parte es un reflejo de la amplia gama de software de tesorería y finanzas disponible actualmente en el mercado. Hoy en día, puede satisfacer las necesidades exclusivas de las funciones de tesorería y finanzas con aplicaciones de tesorería escalables y flexibles que puede adquirir e implantar, en función de sus plazos y recursos.

Para alcanzar los objetivos de automatización deseados y los requisitos específicos de tesorería ya no es necesario un gran presupuesto: todo lo que hay que entender es lo que Puntos débiles del Tesoro que quiere resolver, identifique las herramientas que pueden resolver esto para usted, y luego construya un caso de negocio para justificar el cambio de las hojas de cálculo.

RAZÓN #3 - Errores y equivocaciones

Los errores de las hojas de cálculo pueden causar grandes problemas a los profesionales de la tesorería y las finanzas, y utilizarlas continuamente es una decisión arriesgada por varias razones.

Según el European Spreadsheet Risks Interest Group (EuSpRIG), una organización que se ocupa específicamente de los errores en las hojas de cálculo, casi 90% de las hojas de cálculo tienen errores.

Desde errores en los datos con información incorrecta o ausente, hasta fallos más complejos en las fórmulas y a nivel macro. Aplicar una hoja de cálculo defectuosa en una función de tesorería o finanzas puede acarrear riesgos operativos, que podrían tener graves consecuencias.

Las decisiones estratégicas se toman sobre la base de lo que se revela en estas hojas de cálculo, y cualquier fallo o error podría hacer que las partes interesadas perdieran la confianza en su función de tesorería y finanzas.

Además, es probable que el riesgo de errores aumente aún más una vez que haya identificado que su hoja de cálculo está dañada. Cuando empiece a descifrar la hoja de cálculo (una tarea gigantesca para la que su equipo de tesorería o finanzas no tiene tiempo) para encontrar la causa del problema, podría descubrir que hay más de lo que parece.

RAZÓN #4 - La seguridad lo es todo

No hay duda de que las hojas de cálculo son herramientas de previsión convenientes. Y aunque herramientas como MS Excel y Google Sheets son muy buenas para lo que están diseñadas, no son necesariamente seguras como piezas de tecnología de previsión.

El fraude interno y externo, la ciberseguridad, la seguridad de la información y la privacidad de los datos son las principales preocupaciones de las organizaciones empresariales en el mundo digital actual, impulsado por los datos. Las hojas de cálculo carecen de los mecanismos de seguridad más básicos y cuentan con medidas de autenticación limitadas (o ninguna), características que se incluyen en la mayoría de las aplicaciones de tesorería más importantes.

Además, hay otros problemas de seguridad. Sobre todo en lo que respecta a las copias múltiples e imposibles de rastrear de las hojas de cálculo; cualquiera con acceso puede crear una copia y enviársela por correo electrónico.

El cifrado de datos, la autenticación multifactorial, los sofisticados controles de acceso de los usuarios y el filtrado de IP son algunas de las sofisticadas características de seguridad en las que invierten las principales aplicaciones de tesorería para frustrar y eliminar las actividades ilícitas o fraudulentas.

Entonces, ¿cuáles son las alternativas?

Para ayudar a los profesionales de la tesorería y las finanzas a entender cómo pueden pasar de la previsión manual de flujos de caja basada en hojas de cálculo a un proceso semiautomatizado o totalmente automatizado con una tecnología de previsión eficaz, hemos elaborado convenientemente un nuevo manual de asesoramiento para ayudarle a mejorar sus capacidades de previsión de flujos de caja. Descargue su copia a continuación.