24 de abril de 2020

Cómo lograr la máxima visibilidad de la tesorería sin un TMS

No usarías un mazo para colgar un cuadro en la pared, así que ¿por qué usarías un TMS si estás tratando de lograr visibilidad de efectivo?

De acuerdo, mi ejemplo puede ser un poco extremo, pero he hablado con cientos de profesionales de la tesorería y las finanzas antes de COVID19 y a menudo me han dicho lo mismo:

"Mi operación no es lo suficientemente grande/compleja como para requerir un TMS"

Para las organizaciones con equipos de una o dos personas, la tarea manual de iniciar sesión en los portales de banca online puede ser una tarea que requiera mucho tiempo y sea mundana, por lo que, en el gran esquema de las cosas, nunca ha sido un trabajo demasiado oneroso.

Entonces, ¿por qué muchas organizaciones se decantan ahora por el TMS como su primera incursión en la tecnología de tesorería?

La realidad es que el clima actual ha puesto la visibilidad de la tesorería en el primer lugar de la agenda de los equipos de finanzas, tesorería y alta dirección de todo el mundo.

He visto que muchos proveedores de TMS promocionan la funcionalidad de "visibilidad de caja" como complementos gratuitos o con descuentos. Y aunque este tipo de ofertas pueden parecer una ganga, no puedo evitar preguntarme si adoptar un TMS con el único objetivo de conseguir visibilidad de caja es un poco excesivo, incluso contraproducente.

Si la sensación hace dos meses es que su organización probablemente no necesita un TMS, entonces, aunque el mundo ha cambiado, dudo que su equipo de tesorería haya cambiado tan drásticamente como para justificar una inversión tan grande.

De un profesional de la tesorería a otro...

Para ponerme en contexto, vengo de un entorno de operaciones de tesorería. Antes de unirme al equipo de productos de AccessPay, trabajé para un banco de primer nivel en el que la tecnología elegida era siempre Excel y la banca en línea

Y aunque el Tesorero del Grupo y los comerciantes utilizaban activamente un TMS, yo no me conecté ni una sola vez al sistema para realizar mis actividades diarias, ni me gustaría hacerlo.

Mi función consistía en ser lo más preciso y eficiente posible a la hora de colocar nuestro efectivo, y no necesitaba un TMS para ayudarme a conseguir ninguna de esas cosas.

Ahora bien, hay que decir que, aunque mi método de gestión de la tesorería no era perfecto, proporcionaba a las partes interesadas clave un alto grado de visibilidad, a la vez que era una tarea que requería mucho personal debido a la escala de nuestra operación.

Para mí, la visibilidad de la tesorería consistía en saber exactamente de cuánto dinero en efectivo disponíamos, no sólo a primera hora de la mañana, sino también al final de la jornada (antes de los plazos de cambio).

Mi función no era conciliar los pagos ni preocuparme de la cobertura de las divisas o de cualquier riesgo bancario que pudiéramos tener; mi función era saber de cuánto efectivo disponíamos y cuánto podíamos invertir o pedir prestado cuando fuera necesario. Esa era toda la visibilidad que necesitaba.

En un equipo financiero pequeño, entrar en un único portal bancario es más que manejable si sólo se busca actualizar el saldo un par de veces al día.

Pero los problemas empiezan a surgir cuando se tienen varias relaciones bancarias y la cifra que se busca es una agregación de todos los saldos. Cuando un proceso manual como éste no se adapta bien, lo correcto es buscar la automatización.

La automatización es tu amiga, pero no tiene sentido cambiar uno o varios sistemas, si el usuario sigue experimentando los mismos dolores que antes.

La mejora de la eficiencia se consigue cuando los equipos reciben alertas de actividades específicas a medida que se producen, y los datos se presentan de la mejor manera para incitar al usuario a tomar medidas. Si esto puede lograrse sin necesidad de iniciar sesión en uno o más sistemas, aún mejor.

Cuando se calculan las posiciones diarias, a menudo hay que hacer ajustes a la información de los saldos en bruto, ya sea por los pagos previstos u otras anticipaciones. Esto es así tanto si se tiene un socio bancario como si se tienen muchos, por lo que disponer de un sistema para registrar estos ajustes y cálculos puede ser valioso en todo momento.

Pero no caiga en la trampa de comprar la tecnología "más conocida" en tesorería o finanzas, adopte la mejor tecnología que le funcione.
La gestión operativa del efectivo y, en última instancia, su mayor visibilidad de efectivo debería ser una tarea eficiente y menor en su vida diaria.

Hay otra forma de lograr la visibilidad del efectivo...

La visibilidad de la tesorería no debería costar cantidades significativas de dinero, ni requerir recursos valiosos -ya sean internos o de consultores- para su puesta en marcha.

Puede parecer que no hay una plétora de sistemas que se especialicen en este nicho en particular, pero me complace decir que el sistema de AccessPay Gestión de la tesorería hace exactamente esto.
Construido con el propósito de recuperar los datos de los extractos bancarios, tanto al final del día como intradía, tiene una interfaz simple y fácil de usar que proporciona un control completo al usuario final. Diseñada con un enfoque centrado en el usuario, la Gestión de Efectivo es totalmente personalizable para que cada organización, así como cada usuario, puedan crear una experiencia única para ellos.

Entendiendo que lo que más le importa son los resultados, hemos incluido una ingeniosa función de informes que puede enviar la información a los principales interesados, directamente a su bandeja de entrada de forma programada. De este modo, algunos usuarios no necesitan acceder al sistema, pero obtienen los beneficios que les interesan.

Así que si Excel y la banca online ya no le sirven y necesita una forma más inteligente de gestionar el efectivo, piénselo dos veces antes de embarcarse en un proyecto para implantar un TMS.
Por supuesto, si necesita las funciones y beneficios adicionales que proporciona un TMS, entonces debería 100% invertir en el software.

Pero si su objetivo es mejorar la visibilidad del efectivo y la eficiencia operativa, no busque más allá de la gestión del efectivo y de AccessPay.

P.D. Para profundizar en este tema, organicé un seminario web sobre Miércoles 6 de mayo a las 14:00 BST. Si has llegado hasta el final de este blog, entonces por qué no verlo a la carta

 

El autor: 

Winston Pearson

Gestor de productos (gestión de efectivo)