4º Ene 2021

Cómo agilizar los pagos internacionales con la automatización de procesos y conseguir la aceptación interna

La velocidad es clave en el mundo empresarial.

Realizar pagos empresariales seguros, de forma masiva y rápida, sin los laboriosos procesos manuales, es un reto al que se enfrentan muchos.

En la segunda parte de nuestra mini serie de blogs, con fabricante mundial NSGEn este artículo, analizamos las ventajas de la automatización de los procesos de pago.

Controlar la narrativa de la automatización 

Implantar la tecnología adecuada en una empresa en el momento oportuno puede aportar un sinfín de resultados positivos.

Pero también puede dar lugar a algunas preocupaciones "humanas" reales.

A medida que se automatizan las tareas que antes eran manuales, se corre el riesgo de que los empleados piensen que su función se ha vuelto redundante, lo que no es el caso.

Es importante controlar la narrativa en torno a la introducción de la automatización de los procesos de pago desde el principio, para que el equipo comprenda plenamente las razones de su implantación y los beneficios tangibles que aportará, tanto para la empresa como para sus propias funciones cotidianas.

Demuestre a su equipo de finanzas que, al eliminar las tareas monótonas y que consumen mucho tiempo, se liberará su tiempo para dedicarse a un trabajo más satisfactorio, dando rienda suelta a su potencial.

La empresa de fabricación mundial NSG Group lo descubrió durante un reciente proyecto de transformación financiera para racionalizar sus operaciones de pago.

Caso de uso de la NSG

¿En qué consistía el proyecto NSG?

El mayor productor mundial de productos de vidrio y acristalamiento se asoció con AccessPay en una solución SWIFT basada en la nube.

Respondían a un problema de automatización de pagos y de visibilidad del efectivo en su tesorería corporativa.

Nuestra solución impulsó la productividad, aceleró los pagos y ayudó a cumplir la normativa de auditoría.

En esencia, conectamos el sistema de back office del Grupo NSG con el Red SWIFT y creó una fábrica de pagos.

El Director de Riesgo de Tesorería e Informes de NSG, Christopher Davies, dijo: "La empresa recibió un objetivo estratégico hacia más actividades de valor añadido en todos los negocios
Por lo tanto, el cambio de los procesos manuales, que consumen mucho tiempo, a las tareas de mayor valor fue un verdadero motor en este proyecto.

"Por ejemplo, nos horrorizaba la cantidad de tiempo que pasábamos en nuestro centro de servicios compartidos introduciendo manualmente los extractos bancarios en nuestros sistemas.

"Era un proceso que se realizaba día tras día y que descubrimos que podía automatizarse fácilmente a través de SWIFT".

¿Hubo alguna resistencia a la automatización?

Describiendo los beneficios de la automatización como "una gran victoria al principio", Christopher también recuerda algunas reticencias iniciales entre los trabajadores.

"Hubo cierta resistencia en algunas áreas de la empresa a la hora de cambiar los puestos de trabajo de entrada manual a tareas de valor añadido. Obviamente, a la gente le preocupa que eso signifique la desaparición de sus puestos de trabajo, pero se trata de elaborar el mensaje adecuado".

Cómo vender la automatización de procesos a los principales interesados

Christopher dijo que conseguir la aceptación interna fue fundamental para el éxito de su proyecto.

Como explicó a todo el equipo: "Sí, las cosas van a cambiar, pero será más satisfactorio que teclear manualmente en un ordenador y es mejor para el negocio".

Christopher señala la necesidad de adaptar el mensaje a cada nivel de interesados para responder a las distintas preocupaciones y mostrar las posibles ventajas de la automatización.

"La automatización ha permitido que la gente trabaje desde casa durante la pandemia, mientras que antes había muchas autorizaciones en papel.

"También significa que tenemos un entorno más controlado que será beneficioso a efectos de auditoría".

El nuevo método de pago ha supuesto un cambio para el Grupo NSG y lo ha situado a la vanguardia de la tecnología.

Como describe Christopher: "La solución SWIFT encontrada por AccessPay ni siquiera existía en mi mente hace un año". Pero la implantación ha revolucionado sus operaciones de pago.

Jack Clancy, director de servicios profesionales de AccessPay, añadió: "A menudo vemos que las funciones cambian significativamente debido a la automatización de los procesos.

"En realidad, esa persona tiene ahora más tiempo para realizar tareas de valor añadido, lo que no sólo mejora su rendimiento para la empresa, sino que le permite aprender más habilidades y crecer con el negocio".