27 de febrero de 2018

Detenga los errores humanos y evite el descontento del personal

Proteger los pagos de su empresa contra el fraude parece bastante sencillo.

Usted (con suerte) sabe que no debe responder a ningún correo electrónico de aspecto dudoso en el que aparezcan príncipes nigerianos que están desesperados por transferir 100 mil libras a su cuenta bancaria, por un pequeño precio.

Con el auge de la banca en línea y móvil, los consumidores y las empresas se han vuelto más conscientes de la seguridad que nunca.

Entonces, ¿por qué seguimos leyendo historias sobre pesadillas de pago?

La pérdida de dinero no siempre es maliciosa...

Ahora bien, no estoy diciendo que no haya miles de personas malintencionadas intentando robar tus datos bancarios y que la ciberseguridad no sea un problema, porque ciertamente lo es. De hecho, el problema es "importante y creciente", según la Agencia Nacional del Crimen y el Centro Nacional de Ciberseguridad del Reino Unido.

Pero hoy en día la mayoría de los empleados son, como mínimo, conscientes de los correos electrónicos de phishing y de la importancia de la autenticación de 2 factores. Y si no lo son, descubra todo aquí.

Este blog no trata de eso. Hablamos de algo que es mucho más frecuente y algo más difícil de detectar: el error humano.

Ahora te preguntarás, ¿hasta qué punto es un problema el error humano, realmente?

Es un problema más importante de lo que crees. Y lo principal es recordar que el error humano es completamente evitable cuando se tiene los procesos adecuados con el apoyo de el software adecuado.

Es un estrés innecesario, y eso no le gusta a nadie.

Los errores internos pueden provocar el caos

Imagina que eres profesor. Tienes hijos que alimentar y facturas que pagar. Tal vez sea el cumpleaños de tu hijo a finales de mes y te mueres de ganas de comprarle esa Nintendo Switch que tanto te pide.

Es el día de la paga. De camino al trabajo, compruebas tu sueldo a través de la banca online. Para tu horror... no sólo no te han pagado, sino que el estado de tu cuenta está en sobregiro.

¿Qué? Tu corazón empieza a latir. Vuelves a comprobarlo. Los números no han cambiado.

Tú crees, ¡eso no puede ser! Pero, por desgracia, lo es.

Eso es exactamente lo que pasó a los profesores del distrito escolar de Oakland en diciembre de 2017.

Por suerte, el error se rectificó con bastante rapidez tras ser descubierto a las 9.30 horas. Pero eso no ayudó a aplacar a los profesores, cuando sus cheques de pago terminaron siendo revertidos, en lugar de pagados.

Captura de pantalla del tuit enviado por el Distrito Escolar de Oakland después de que un error humano provocara un problema de tramitación del día de pago

Ahora bien, no sé tú, pero quitarle dinero al personal cuando está esperando el salario de un mes completo no me parece que sea bueno para la moral interna.

¿Y realmente crees que el personal afectado estaba centrado en la enseñanza ese día? ¿O estaban demasiado preocupados por el fiasco del pago que se estaba produciendo entre bastidores? Supongo que esto último.

Las cosas empeoraron en Oakland después de que se revelara que el vergonzoso error se debió a un error humano de un empleado no revelado. Puede que se haya solucionado, pero la confianza del personal ha desaparecido por completo.

¿Qué se puede hacer para evitarlo?

Hay muchas maneras de evitar el error humano dentro de la plataforma AccessPayUna de las cosas que recomendamos a todos nuestros clientes es la segregación de funciones.

La segregación de funciones es un paso adicional en el procesamiento de los pagos, y supone la aprobación de los expedientes de pago por parte de más de una persona antes de su finalización.

¿Ha oído alguna vez que dos cabezas piensan mejor que una? La segregación de funciones es una forma segura de evitar que un error irrite seriamente a su personal por problemas con las nóminas.

En el ejemplo del Distrito Escolar de Oakland antes mencionado, tener más de un empleado revisando los documentos de la nómina podría haber evitado un enorme dolor de cabeza para esos pobres profesores, y evitar un montón de vergüenza, angustia y malas relaciones públicas para las escuelas involucradas.

A medida que se desarrolla la tecnología, resulta más fácil que una persona se encargue de varias tareas. Pero esto no siempre ahorra tiempo. Omitir controles internos vitales puede suponer que graves descuidos recaigan en la cabeza de un empleado potencialmente inconsciente, simplemente por no haber revisado todos los archivos con la suficiente diligencia.

Independientemente del tamaño de la empresa, todas pueden beneficiarse de la capa adicional de seguridad que aporta la segregación de funciones. Todo lo que implica es la introducción de los controles apropiados, los privilegios asociados y las firmas.

Es una idea sencilla, pero es clave para proteger los pagos de su empresa de los errores humanos, y de esos costosos errores que nadie quiere que ocurran.

¿Quiere saber más?

Las pesadillas de pago como la mencionada anteriormente pueden evitarse fácilmente con un software de pago fiable como AccessPay. Pero siguen ocurriendo. No se conforme con nuestra palabra.

Navegue por nuestro seguridad y prevención del fraude para conocer la segregación de funciones dentro del módulo Detect.