Es fundamental que su organización gestione los pagos de forma eficiente, para que sus operaciones funcionen como un reloj. Muchas empresas optan por enviar pagos por lotes, ya que es más rápido, pero esto crea la posibilidad de que se produzcan errores humanos y fraudes. Para hacer frente a este problema se ha desarrollado una herramienta: la comprobación de módulos.
Comprobación del módulo 101
En pocas palabras, las comprobaciones de módulos se llevan a cabo para asegurarse de que los pagos no se realizan de forma errónea o fraudulenta. Se utilizan para validar los números de cuenta y los códigos de clasificación, normalmente confirmando que se pueden emparejar según los criterios establecidos por la institución financiera que los ha emitido.
La teoría es que, si el número de cuenta y el código de clasificación son validados por una comprobación de módulo, deben pertenecer al pagador/receptor que los proporcionó, lo que significa que la transacción se ha realizado legítimamente. Hay que hacer una distinción. Las comprobaciones modulares sólo indican que existe una cuenta bancaria. No verifican que los datos pertenezcan al pagador/receptor, es decir, que sea el propietario de dicha cuenta bancaria.
Así es como funciona
Ya tenemos la teoría, pero para entender la comprobación del módulo tenemos que ver cómo funciona en la práctica. Esta herramienta funciona para validar los datos bancarios aplicando un algoritmo matemático al número de cuenta y/o al código de clasificación, y comparando los resultados con un conjunto predefinido de criterios para asegurarse de que son legítimos. Hay que tener en cuenta que las instituciones financieras tienen sus propias normas y códigos para la comprobación de módulos: sólo Bacs tiene más de 60 para la comprobación de módulos en los débitos y créditos directos.
Obtenga más información sobre los sistemas de pago del Reino Unido, como Bacs, con nuestro Guía de pagos para principiantes.
¿Cuáles son los beneficios?
Esto nos lleva a la segunda cuestión que pretende abordar este blog. ¿Por qué es importante la comprobación del módulo? Básicamente, ofrece varias ventajas que facilitan el procesamiento de los pagos de forma segura y eficiente.
Quizás lo más obvio es que le ayuda a evitar los pagos sin fondos (y las comisiones asociadas, que varían de un banco a otro), al destacar automáticamente los datos bancarios no válidos con antelación. Los pagos devueltos pueden desestabilizar su flujo de caja (un flujo de caja deficiente es citado como la razón para 82% de los fracasos de las pequeñas empresas), por lo que los cheques modulares le ofrecen los medios para proteger estas fuentes de ingresos vitales.
Otra ventaja de la comprobación de módulos es que permite programar los pagos, ya que ofrece un cierto grado de fiabilidad. Los pagos programados son especialmente populares para las organizaciones que recaudan fondos regularmente a través de la domiciliación bancaria, por ejemplo, las empresas basadas en la suscripción, como los gimnasios.
Además, si está cobrando adeudos directos sin papel, las comprobaciones de módulo son ahora obligatorias. El sistema de cobros sin papel (AUDDIS) exige la comprobación de módulos para validar los datos bancarios en el punto de venta. Como nota al margen, la eliminación del papel se ha demostrado que para proporcionar un ahorro de hasta 1.000 millones de libras sólo para el sector financiero del Reino Unido, por lo que la adopción de cobros sin papel podría aumentar sus arcas.
Proteger sus datos
Hay una ventaja de la comprobación de módulos de la que aún no hemos hablado. Ayuda a combatir el error humano, ya que valida cualquier dato bancario introducido en los sistemas por el personal. Los errores son demasiado fáciles de cometer, por lo que el error humano es un gran problema para muchas organizaciones. Una de las riesgos del uso de hojas de cálculo - una herramienta utilizada a menudo para el envío de pagos- es que 1 de cada 100 celdas tiene un error. También, los datos muestran que 25% de las violaciones de datos son causadas por un error humano, por lo que la comprobación del módulo sirve también como herramienta contra el fraude.
En nombre del cumplimiento
Las comprobaciones de módulos también son importantes para el cumplimiento de la normativa. La norma que debemos tener en cuenta aquí es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE. Esta norma le obliga a proteger los datos personales de los clientes, como los datos bancarios. Si no lo hace, podría enfrentarse a multas equivalentes al 4% de sus ingresos globales totales o a 20 millones de euros, lo que sea mayor. Esto significa que las comprobaciones modulares pueden ayudarle a evitar costes significativos, ya que evitan el tipo de error humano que podría conducir al robo de datos.
Conozca más sobre el GDPR con este práctico Guía de AccessPay.
Por qué AccessPay
Como parte de nuestra plataformaAccessPay ofrece el mejor software de comprobación de módulos que necesita para procesar los pagos de forma eficaz. Si detecta algún error -por ejemplo, un código de clasificación o un número de cuenta no válidos- al comprobar los archivos de pago, emitirá una advertencia. Incluso puede hacer clic en la advertencia para ver cuál es el problema, y nuestro software también le informará de que la comprobación del módulo ha fallado para que pueda tomar medidas.
Hay una característica que hace que nuestro software de comprobación de módulos sea inestimable para las organizaciones que necesitan procesar los pagos de forma puntual. Cuando la comprobación de módulos identifica pagos problemáticos, aparece un botón de "suprimir y continuar". Si hace clic en él, puede suprimir la transacción: las demás del archivo seguirán adelante, mientras usted investiga el problema, limitando así cualquier interrupción de sus procesos de pago. También puede dejar una nota informando a sus colegas sobre el problema.