La gestión de la liquidez es uno de los mayores retos a los que se enfrentan los proveedores registrados de viviendas sociales hoy.
Los equipos de finanzas se ven obligados a caminar por la cuerda floja entre la prestación de un servicio de alto nivel a los inquilinos de alojamientos subvencionados (lo que requiere muchos recursos) y la garantía de que haya suficiente dinero en efectivo en el banco al final de cada día.
Lo creas o no, una parte fundamental de esto se reduce a la forma en que gestionas tu proceso de pagos y cobros.
Bacs dice que más de la mitad (58%) de los inquilinos siguen pagando el alquiler por métodos distintos a la domiciliación bancaria, lo que puede dificultar el cobro de los alquileres, ya que requiere muchos recursos y muchas tecnologías dispares para funcionar.
Pero cada vez son más las asociaciones de viviendas que recurren a la automatización para resolver ese problema.
La automatización de los pagos y los cobros libera al personal de un enorme ahorro de tiempo para las Asociaciones de Viviendas que realizan cobros de alquileres, pagos a proveedores, nóminas, etc.
Pero la mayor ventaja reside en el potencial ahorro de costes que pueden suponer esos cambios, que se reducen a:
- Menos tecnología la automatización se deshace de los portales bancarios y otros sistemas dispares
- Menos gastos generales como resultado de lo anterior, los procesos manuales de carga y transformación de archivos se automatizan.
- Menores gastos de tramitación siempre que elija el proveedor de soluciones adecuado (sAlgunos cobran tasas de transacción, mientras que otros no lo hacen, como nosotros)
Cada céntimo que se ahorra con la automatización es más efectivo en el banco para los proveedores de viviendas sociales al final de cada día.
Implantar el software adecuado para ayudarle a conseguirlo puede ser muy gratificante, ya que le permitirá disponer de más dinero, al tiempo que aligera considerablemente la carga de trabajo de su personal.
¿Cómo puede ayudarle una solución de automatización de pagos en su función?
Cuentas por pagar
Automatice los pagos a proveedores integrando una plataforma de automatización de pagos como AccessPay con sus sistemas de back-office. De este modo, los archivos de pago se transformarán automáticamente para garantizar que los pagos estén listos para el uso bancario.
Así, lo único de lo que debe preocuparse es de comprobar y aprobar sus transacciones. Las aprobaciones están aseguradas por un riguroso flujo de trabajo y un proceso de aprobación que permite controlar exactamente quién hace qué y cuándo en su equipo.
Nómina
Integre el software de nóminas, como Northgate y Cascade, con una plataforma de automatización de pagos para eliminar los procesos de carga y transformación de archivos de su carga de trabajo.
Los procesos de aprobación personalizados también pueden asegurar que el proceso puede ser determinado para la nómina para incluir la aprobación de 4 ojos asignados a la nómina o al personal de tesorería de su elección.
Si la seguridad y la privacidad de su organización son igualmente importantes, podemos ocultar la información sensible de la nómina con nuestra avanzada herramienta de enmascaramiento de datos, que actúa como segunda línea de defensa contra el fraude interno y las violaciones de datos.
Cobros / Cuentas por cobrar
Gracias a los recientes avances en las tecnologías en la nube, muchos proveedores de viviendas sociales están empezando a alejar los cobros de las oficinas aprobadas por Bacs y a cosechar los beneficios de llevar los cobros a la empresa utilizando una plataforma de automatización de pagos como la nuestra para reducir costes y recuperar el control de sus procesos.
Se sabe que las oficinas de Bacs de terceros y los gestores de instalaciones retienen los fondos más tiempo del necesario, lo que en última instancia puede provocar problemas de liquidez.
Al enviar las solicitudes de domiciliación bancaria directamente a Bacs, puede asegurarse de que los fondos lleguen a su cuenta lo antes posible. Utilizando una plataforma de pagos unificada como AccessPay, puede incluso automatizar las descargas de sus informes de Bacs, haciendo que la conciliación sea lo más rápida y sencilla posible, a la vez que proporciona a su equipo de tesorería una visión más precisa del flujo de caja en vivo.
Directores financieros y directores de informática
La automatización de los pagos no se limita a la eficiencia y el ahorro de costes, sino que añade una capa adicional de seguridad a su función financiera.
Si su organización utiliza portales bancarios en línea para procesar las cuentas por pagar y las nóminas en este momento, el archivo de pago generado desde su sistema de back-office probablemente se almacenará en su servidor.
Esto puede exponer las vulnerabilidades y presentar una oportunidad para que los datos sensibles sean vistos, accedidos y potencialmente manipulados. Lo que puede conducir a un fraude interno.
Las herramientas de automatización ofrecerán una amplia gama de herramientas de seguridad para ayudar a combatir esto; incluyendo el cifrado PGP, la autenticación de 2 factores (2FA) y el enmascaramiento de datos para proteger su negocio, su personal y sus inquilinos. Como parte del proceso de carga de archivos, siempre aconsejamos transferir los datos de forma segura utilizando sFTP.
Un proceso de pago seguro significa, en última instancia, que la transmisión de los datos desde el sistema de origen a la plataforma de pago y a Bacs es fluida y segura.
Tesorería
Gestión de la tesorería puede ayudar a su equipo de tesorería a hacer lo siguiente:
- Previsión de tesorería diaria e intradiaria
- Tenga visibilidad de todo su patrimonio bancario
- Establezca indicadores clave de rendimiento personalizados para sus cuentas, a fin de garantizar que no se produzca un descubierto y se cobren gastos bancarios.
- Sustituya el cotejo manual de las posiciones de tesorería a partir de los extractos bancarios y su presentación en Excel por la elaboración de informes automatizados que se envían a su bandeja de entrada de correo electrónico antes de que empiece a trabajar.
- Utilice los datos históricos y cargue los datos de los pagos en la gestión de tesorería para crear previsiones.
Si desea obtener más información sobre la automatización de los pagos para las asociaciones de viviendas, póngase en contacto con nuestro especialista en viviendas sociales, Craig Watson en LinkedIn o haznos una pregunta aquí.