25 de noviembre de 2014

Su guía completa sobre los números de usuario del servicio BACS

Un cliente particular que envía dinero electrónicamente para una factura mensual está pagando a través de Bacs (Bankers' Automated Clearing Scheme). Para que una empresa reciba la transferencia de Bacs, debe tener un SUN (Service User Number).

Por lo tanto, si está planeando introducir Domiciliación bancaria o Crédito directo de Bacs transacciones a su negocio, el acceso a un SOL es una necesidad.

Hay dos maneras de hacerlo: solicitar su propio SUN o pagar a una organización externa para que utilice uno en su nombre.

Sin embargo, algunas empresas no cumplirán los requisitos de elegibilidad de SUN, y para las que sí los cumplen, no es obligatorio.

Para ayudarle a entender cómo funcionan los SUN y si es la opción adecuada para su empresa, hemos elaborado esta guía para resolver cualquier duda que pueda tener.

1) ¿Qué es un número de usuario del servicio Bacs (SUN)?

Un SUN (número de usuario del servicio, o a veces denominado ID del originador) es un número único de seis dígitos que se utiliza para identificar a una empresa que paga o recibe dinero a través de una transacción de domiciliación bancaria de Bacs. Los detalles de SUN se guardan en una base de datos gestionada por Bacs.

Todas las comunicaciones con Bacs requieren un SUN, que se utiliza para crear un registro de cada transacción individual. El propio banco utiliza el SUN para verificar el nombre correcto de la empresa que aparecerá en el extracto bancario del pagador del débito directo. Si el cliente devuelve posteriormente el pago (en caso de error o fraude), el SUN del pago se utiliza para identificar a la empresa responsable de la devolución.

2) ¿Quién posee y utiliza el SOL?

Imagínese que es usted un cliente que paga su factura de servicios por domiciliación bancaria mensual. Su proveedor tiene su propio SUN o utiliza una agencia externa que utiliza un SUN en nombre del proveedor. Es probable que ni siquiera conozca el SUN, pero éste garantiza que Bacs sepa a dónde enviar su dinero y a quién referenciar en sus registros bancarios.

Como empresa que recibe y/o paga dinero electrónicamente a través de Bacs, tiene la misma opción que el proveedor anterior; o bien tiene y utiliza su propio SUN para facilitar el proceso de Bacs o, si no tiene su propio SUN, paga una pequeña comisión a un tercero para que lo gestione por usted (ya sea un oficina que le asigna uno de sus propios SUN a usted o a una entidad de pago).

Lo más importante para cualquier empresa es tener en cuenta que, sin acceso a un SUN, no se puede utilizar Bacs para recibir o enviar pagos electrónicos.

3) ¿Cuáles son las ventajas de tener un sol?

Gestionar directamente su propio sistema de pagos puede hacer que su empresa sea más eficiente y ahorrarle las comisiones que le cobran los terceros. Consideremos cada una de las transacciones gemelas, débitos y créditos.

Recibos domiciliados: Tener un control directo sobre los cobros hace que su empresa sea más productiva, con un mejor control de la tesorería y de la retención de clientes.

Pagos con créditos directos: Al igual que en el caso de los adeudos directos, el control de las salidas de dinero a través de los créditos directos aumenta considerablemente la eficiencia. Se trata de un servicio sencillo, seguro y fiable para los pagos rutinarios, como las nóminas.

4) ¿Tengo derecho a participar?

Los SUN sólo se expiden a las empresas patrocinadas por los miembros de Bacs (los principales bancos del Reino Unido). Por lo tanto, tiene que dirigirse a su banco para presentar una solicitud. Su banco necesitará que cumpla ciertos criterios. Éstos varían de un banco a otro, pero todos buscan algunos requisitos clave:

  • Experiencia en gestión: debe ser capaz de demostrar su capacidad para hacer cumplir las normas del sistema de adeudos directos, minimizar los errores de presentación y mantener la reputación del sistema.
  • Reservas financieras: debe disponer de reservas suficientes * para realizar cualquier devolución en virtud de la Garantía de Adeudos Directos, que protege a los clientes contra los pagos realizados de forma fraudulenta o por error.
  • Capacidad contractual: en relación con el requisito anterior, usted debe poder indemnizar a su banco patrocinador por cualquier pago que se le haya devuelto en virtud de la garantía de domiciliación.

También le resultará difícil obtener un SUN para las operaciones de domiciliación bancaria si lleva establecido tres años o menos, o tiene un volumen de negocio inferior a 1 millón de libras. En cambio, para el crédito directo puede ser más fácil obtener un SUN. En ambos casos, consulte a su banco patrocinador.

La decisión final corresponde al banco. En la mayoría de los casos, se concederá un SUN si se cumplen los requisitos anteriores, pero también pueden imponerse requisitos adicionales.

* – Estas reservas suelen colocarse en una fianza, que constituye una garantía escrita para pagar a una de las partes (el acreedor, o la persona a la que se ha defraudado o a la que se le ha retirado el pago por error) una cantidad acordada si la segunda parte (el principal) incumple los términos del contrato o no cumple determinadas obligaciones. El aval, por tanto, existe para proteger al acreedor.

5) ¿Cuáles son las alternativas?

Hay dos opciones que le permitirán realizar transacciones de Bacs sin un SOL:

  • La gestión de las instalaciones a través de un Oficina autorizada por Bacs (BAB): Estas organizaciones gestionan la instalación por usted. Una oficina creará un SUN en su nombre, pero mantendrá la propiedad real del mismo. Como propietario, recibe los pagos directamente en su propia cuenta y luego le reembolsa a usted, cobrándole una cuota de servicio mensual. Aunque técnicamente pueda solicitar un SUN, podría elegir esta opción si, por ejemplo, sólo realiza un pequeño número de transacciones de domiciliación bancaria y crédito directo de Bacs cada mes.
  • Cobro a través de una entidad de pago: Las entidades de pago están reguladas por la DSP (Directiva de Servicios de Pago*) y cobran los pagos en nombre de su cliente utilizando su propio SUN único. A continuación, reembolsan al cliente y cobran una comisión.

En ambos casos, es el tercero, y no usted, quien debe cumplir todos los requisitos para ser propietario de un SUN.

* - La Directiva sobre servicios de pago (DSP) proporciona el fundamento jurídico para la creación de un mercado único de pagos en toda la UE.

6) ¿Cómo puedo solicitar un SUN?

Como se ha explicado anteriormente, debe presentar su solicitud a través de un banco patrocinador. Su función y responsabilidad es asegurarse de que cumples los criterios y de que no desprestigias el sistema.

Tras la solicitud inicial, la concesión de la tarjeta SUN puede tardar entre dos y diez semanas, en función del banco, los criterios individuales y la complejidad de la empresa.

7) ¿Qué debo hacer cuando reciba mi SUN?

Ahora que tienes un SUN, es posible que te configures como usuario de Bacs.

Puede empezar a procesar sus propios pagos de crédito directo inmediatamente, pero para los débitos directos, tiene que decidir cómo configurar los pagos de sus clientes.

Hay dos maneras de hacerlo

  • El pagador de su débito directo puede firmar físicamente un mandato de débito directo en papel
  • Puede recibir la aceptación mediante una notificación sin papel (es decir, verbal o electrónica). Esto se conoce como Instrucción de Adeudo Directo (DDI) y debe presentarla a Bacs utilizando AUDDIS* (Servicio de Instrucción de Adeudos Directos Automatizados).

Para cobrar los pagos por domiciliación bancaria, debe enviar sus datos de pago -incluyendo el importe de cada pago, el número de cuenta bancaria, el código de clasificación y la fecha de pago- utilizando el método que haya elegido.

Todo el proceso de pago es sencillo y eficaz, y tarda menos de tres días desde el principio hasta el final. También debe tener en cuenta el servicios de gestión adicionales disponibles que pueden ayudar a ahorrar tiempo de administración y reducir los costes.

* AUDDIS automatiza la transferencia de las instrucciones de domiciliación de las entidades recaudadoras a los bancos y sociedades de crédito hipotecario pagadores a través del servicio Bacs. Con AUDDIS, la entidad conserva el original de la orden firmada y envía electrónicamente los datos al banco del cliente para que los valide y, en caso de ser aceptados, los incluya en su base de datos.

8) ATENCIÓN: Una empresa puede perder su SUN

Bacs es riguroso a la hora de mantener la integridad del sistema de domiciliación bancaria y le retirará su SUN si no mantiene sus altos estándares. Si Bacs recibe un número significativo de reclamaciones de clientes a través del sistema de Sistema de garantía de domiciliación bancariaSi no lo hace, puede perder su SUN y, junto con él, la posibilidad de cobrar más pagos por domiciliación bancaria.

9) Reflexiones finales

El sistema de pagos automatizados Bacs existe para facilitar la vida no sólo a las empresas, sino también a sus clientes. Para ello, no sólo facilita los pagos electrónicos de diversa índole, sino que también establece y mantiene normas, asegurando que éstas estén protegidas por las garantías de los usuarios.

No es de extrañar, por tanto, que el hecho de poder utilizar el sistema exija también poner de su parte para mantener sus normas en línea con las de Bacs. Sin embargo, para muchas empresas, cualquier pequeño inconveniente que esto pueda suponer se ve compensado por las importantes ventajas y eficiencias.

Así que, suponiendo que cumpla los criterios de elegibilidad, la elección es suya: ¿quiere el máximo control sobre los pagos electrónicos que entran y salen? ¿O prefiere pagar una pequeña cuota y dejar que un tercero lo gestione por usted?

Puedes encontrar AccessPay en la lista de proveedores aprobados por Bacs.