En todo el Reino Unido, la automatización se está introduciendo en todos los aspectos de la actividad comercial. En sectores como la fabricación y los centros de llamadas, la automatización es tan común como las máquinas de café y las fotocopiadoras. Incluso en los sectores en los que la automatización está menos extendida, suele existir en alguna medida, aliviando a los trabajadores de tareas mundanas, repetitivas y de poco valor.
Sin embargo, cuando se trata de los departamentos de contabilidad y tesorería de las empresas -un área en la que se ha demostrado que produce beneficios espectaculares- la automatización sigue encontrando cierta resistencia. Gran parte de esta resistencia proviene de las pymes, que creen que su tamaño les impide aprovechar todo el potencial de la digitalización de sus infraestructuras de pagos.
En este artículo, explicamos por qué esa creencia, en la gran mayoría de los casos, es muy errónea.
Cuanto más pequeños son los ingresos, más estrecho es el margen de error
Con un capital disponible generalmente menor y, por tanto, una tolerancia al error reducida en comparación con las grandes empresas, las PYME deben gestionar sus flujos de caja con mayor diligencia. Sin embargo, el procesamiento ineficiente de las facturas y los procesos manuales de cuentas por pagar hacen que muchas pierdan dinero, a menudo mensualmente.
Las pérdidas, debidas a errores humanos durante la introducción manual de datos, pueden acumularse y las facturas extraviadas o las largas aprobaciones hacen que las facturas se paguen a menudo con retraso, o no se paguen en absoluto. El resultado es que se dañan las relaciones con los proveedores, se pierden los descuentos por pronto pago e incluso se acumulan los gastos de demora.
Por supuesto, a esta vorágine de papeleo y entrada frenética de datos hay que sumarle la enorme cantidad de tiempo que se necesita para mantener una apariencia de orden. Los empleados pueden perder horas cada semana archivando facturas, cotejándolas con los números de las órdenes de compra, persiguiendo los pagos y bloqueando a la dirección para obtener las aprobaciones adecuadas. Horas que podrían dedicarse a actividades reales que aporten valor.
Este gasto de tiempo precioso, unido a los costes tangibles de los cargos por retraso en los pagos y los descuentos no realizados, asciende a un valor en efectivo que haría temblar a muchos dirigentes de PYMES al saberlo.
Las ventajas de la automatización de los pagos para las PYME
Las ventajas de la automatización de los pagos para las PYMES no difieren de las de las organizaciones más grandes y pueden clasificarse a grandes rasgos en tres categorías:
Ahorro de costes
- La mayor velocidad de procesamiento permite aprovechar los descuentos por pronto pago en las facturas
- La posibilidad de acceder a patrones de pago e informes permite identificar a los proveedores más rentables y negociar mejores acuerdos.
- La eliminación de los errores humanos, inevitables en los procesos manuales, reduce el riesgo de duplicación y retraso en los pagos.
Mejoras operativas
- Los empleados pueden centrarse en actividades de valor añadido en lugar de introducir datos manualmente y perseguir facturas en papel.
- Las facturas y su estado actual pueden seguirse en cualquier momento
- Se puede ahorrar espacio en la oficina almacenando las facturas electrónicamente
- La integración con los sistemas financieros existentes es sencilla y no son necesarios cambios en el sistema
Ventaja competitiva
- Se puede ofrecer a los clientes una experiencia mejorada, por ejemplo, aceptando pagos desde cualquier lugar a través de un dispositivo móvil
- El conocimiento de los patrones de pago permite tomar mejores decisiones y elaborar estrategias más informadas
- Una mayor capacidad de acceso a los mercados de ultramar ofrece nuevas oportunidades de crecimiento
¿Por qué algunas PYME piensan que son "demasiado pequeñas" para adoptar una solución de automatización de pagos?
Cuando las ventajas de adoptar una solución de automatización de los pagos se presentan en términos tan claros, cabe preguntarse por qué cualquier empresa podría plantear su tamaño como justificación para persistir con procesos manuales obsoletos.
Como es de esperar, una de las principales objeciones a la adopción es el coste. Muchas PYME consideran que la perspectiva de invertir en una solución de automatización de pagos es demasiado desalentadora para justificar el gasto inicial. El conocimiento, o la falta de él, de cómo gestionar una solución una vez integrada es también una preocupación.
A menudo, las PYME se sorprenden al saber que las soluciones de automatización de pagos no sólo son más asequibles de lo que quizás habían imaginado, sino que además sólo requieren una competencia básica para conseguir grandes ahorros y ventajas estratégicas.
Las PYME que se consideran "demasiado pequeñas" para adoptar una solución de automatización de pagos deben recordar que, en los negocios, todo es relativo. Una PYME con 10 empleados se enfrenta a los mismos retos fundamentales que una organización mucho más grande con una plantilla de más de 300 personas. Los salarios del personal y los proveedores deben pagarse a tiempo, los pagos de los clientes deben procesarse de forma eficiente, las relaciones bancarias deben consolidarse y las posiciones de efectivo deben ser visibles en todo momento. El tamaño de la empresa no influye en la importancia de realizar estas funciones correctamente.
Aunque algunos afirmen falsamente lo contrario, hay es que sea demasiado pequeño. Una persona que trabaje desde su casa haciendo banderines para bodas y fiestas de cumpleaños y que sólo preste servicio en su localidad puede arreglárselas sin una plataforma de automatización de pagos. Cuando este tipo de negocio se traslada del salón a un local comercial y empieza a emplear a otras personas, es cuando se convierte en una propuesta convincente.
Las PYME que se encuentran en este tipo de situación deben buscar proveedores especializados que ofrezcan soluciones que aborden específicamente sus necesidades de pago y aporten un "valor añadido" global que se adapte a su modelo de negocio. Los proveedores con un historial y una clara comprensión de las necesidades de las PYME son, obviamente, un punto de partida, pero la tendencia actual es que todos los proveedores diseñen soluciones a medida.
Por lo tanto, si bien es cierto que los autónomos que trabajan desde casa probablemente no sientan toda la potencia de una plataforma de automatización de pagos integrada, la mayoría de las empresas más grandes sí lo harían. Para aquellos que no están seguros o no están convencidos, el camino hacia la claridad comienza con un simple correo electrónico o una llamada telefónica.
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