Transformación de las finanzas desbloqueada

Episodio 1: Impulsar la eficiencia en las cuentas por pagar con Charlotte Newman

El 9 de diciembre, AccessPay organizó la primera entrega de su programa Transformación de las finanzas desbloqueada serie.

Titulado Impulsar la eficiencia en las cuentas por pagarEl evento virtual, organizado en LinkedIn Live, dio inicio a la serie de transmisiones en directo y, en colaboración con Software CompleatEn el marco de la conferencia, se discutieron las mejores prácticas en los procesos modernos de cuentas por pagar.

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

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Tom Livock:
Hola, buenos días, y una muy cálida bienvenida a esta primera entrega de nuestra nueva serie, Transformación Financiera Desbloqueada. Mi nombre es Tom Livock. Soy de Access Pay. Estamos invitando a personalidades y empresas del mundo de las finanzas y la tesorería para que nos cuenten sus experiencias en la modernización y automatización de sus operaciones financieras. Esperamos que estos debates sean valiosos para aquellas organizaciones que buscan mejorar los procesos existentes y aumentar su eficiencia. Vamos a presentar la serie en directo en LinkedIn, y el contenido grabado estará disponible a la carta a través de YouTube y como podcast para nuestros espectadores y oyentes. Tras el evento, se compartirá un enlace a través de nuestro sitio web. Y si tiene alguna pregunta, utilice el chat de la derecha y responderemos a las preguntas sobre la marcha de este primer evento. Nos gustaría dar la bienvenida a Charlotte Newman, jefa de ventas de Compleat Software.

Charlotte Newman:
Buenos días, Tom, gracias por recibirme, estoy muy contento de estar aquí para iniciar esta serie.

Tom Livock:
Sí, genial. Gracias, Charlotte. Compleat es un nuevo socio de AccessPay, y se especializa en ofrecer soluciones de automatización de cuentas por pagar y de compras para pagar. Si AccessPay se sitúa entre un sistema corporativo de oficina y el banco, Compleat se sitúa delante de su ERP o sistema de back office, proporcionando un servicio de aprobación de facturas o compras. Hoy hemos invitado a Charlotte para que comparta algunas de las mejores prácticas en los procesos modernos de cuentas por pagar, y en los próximos 30 minutos más o menos, hablaremos de cómo los equipos de finanzas y, en particular, las cuentas por pagar, se están adaptando a las nuevas formas de trabajo a distancia y cómo esos clientes están preparando las soluciones para el futuro de cara a 2020, especialmente con las noticias de ayer de Boris. Sin más preámbulos, Charlotte, ¿cómo han cambiado las cuentas por pagar?

Charlotte Newman:
Creo que lo que hemos visto, sobre todo en los últimos 18 meses, es que la forma en que trabajamos como empresas ha tenido que cambiar fundamentalmente, y como tal, el proceso de AP ha tenido que cambiar con él. Se ha producido este enorme cambio hacia el trabajo híbrido y, en particular, después de anoche. Esta es nuestra nueva normalidad, lo que significa que las operaciones financieras han tenido que cambiar y adaptarse para permitir que esta función siga funcionando con éxito. Así que el mayor cambio, sin duda, y el impacto ha sido en torno a esa área.

Tom Livock:
¿Y cuáles son los problemas a los que se enfrentan las operaciones financieras con el trabajo a distancia o el trabajo híbrido?

Charlotte Newman:
Tradicionalmente, los equipos de AP estaban juntos en la oficina, en un mismo lugar, o en un proceso manual de impresión de facturas, acercándose a los colegas para hacerles preguntas, dejando las facturas en los escritorios para que las firmaran, y charlando con una taza de té. Todo eso era muy normal. Y aunque un proceso manual como ese siempre ha consumido bastante tiempo, lo que vemos ahora es que se ha vuelto aún más insostenible. Hablamos con muchas empresas que pasan a utilizar el correo electrónico como opción predeterminada para gestionar su proceso de facturación para comprobar el análisis financiero, la codificación y la aprobación de las cosas. Pero el problema que vemos con eso es la falta de visibilidad y control. No hay una auditoría de dónde están las transacciones, qué ha pasado con ellas hasta ahora, qué más tiene que pasar con ellas o por qué. Y deja a las finanzas en la oscuridad, pero también no proporciona visibilidad o información en tiempo real a otras partes interesadas dentro de la empresa. Así que, por defecto, creo que el mayor problema es que se trata de un proceso muy desconectado.

Tom Livock:
Así que la falta de visibilidad, la falta de control, el proceso desarticulado y el hecho de que consuma mucho tiempo es un verdadero problema para esos equipos financieros. Pero, ¿cuál es el impacto en el mundo real para los equipos financieros?

Charlotte Newman:
El impacto se manifiesta en una serie de problemas diferentes. Puede tratarse de retrasos en los pagos, cuando las facturas no se ven ni se procesan con la suficiente rapidez, lo que puede dar lugar a facturas duplicadas, ya que hay que perseguirlas o recibirlas de los proveedores. Y todo esto se traduce en cosas como devengos problemáticos o inexactos a final de mes, porque las finanzas no saben o no pueden ver exactamente con qué están trabajando porque no tienen información en tiempo real. Incluso las notas de correo electrónico y demás no proporcionan actualizaciones de estado en tiempo real. Y creo que lo más importante es la falta de visibilidad del gasto excesivo antes de que se comprometa porque las compras se acaban de hacer. Lo que vemos es que la primera vez que las finanzas tienen una visión de lo que se está comprando y dónde se está gastando el dinero es cuando llega la factura. Debido a este tipo de proceso increíblemente desarticulado, hay una falta de supervisión real y las finanzas se convierten en administración. Sólo tienen que registrar esa factura y pagarla en ese momento. Y los equipos financieros tienen tareas operativas mucho más importantes en las que quieren y necesitan centrarse. Y este tipo de proceso puede afectar realmente a sus recursos de tiempo para hacer eso, pero también afecta a la calidad de los datos que están proporcionando como parte de las responsabilidades de información mensual a la alta dirección. Las finanzas deben ser capaces de tener una visión precisa en cualquier momento de lo que está sucediendo, y eso es increíblemente difícil con este tipo de proceso manual fragmentado.

Tom Livock:
Sí, como dices eso es un verdadero reto, ¿no? Pero supongo que hay un impacto en el negocio más amplio también?

Charlotte Newman:
Sí, absolutamente. Cada vez más, las compras las realiza el personal en su lugar de trabajo y se les entregan esos artículos en su lugar de trabajo, ya sabes, pudiendo estar en casa o a distancia. Y el problema es asegurarse de que las facturas se envíen a donde esté el equipo de AP, de manera oportuna. Así que algo que debería ser sencillo y fácil se ha vuelto mucho más difícil. Y también estamos viendo un aumento en la compra de proveedores online de la calle, a menudo con tarjeta de crédito en lugar de la cuenta de la empresa, porque eso es lo que es familiar y fácil para los miembros del personal. Y acaban reclamando estos costes como gastos a final de mes. Así que todo esto resulta en una falta de supervisión para las finanzas y una carga de trabajo adicional para ellos, pero también los responsables del presupuesto y los jefes de departamento no tienen una visión real de lo que gastan sus equipos con qué proveedores, ya sabes, ¿ha habido alguna diligencia debida en la selección de ese proveedor en primer lugar? Y también, ¿cómo afecta eso al presupuesto de su equipo en última instancia? Así que incluso si intentan ser increíblemente minuciosos en el seguimiento de las cosas en las hojas de cálculo y así sucesivamente, nunca va a ser en tiempo real o lo suficientemente preciso cuando se trata de utilizar esos datos para tomar decisiones informadas. Y todo esto tiene un gran impacto en el negocio más amplio fuera de las finanzas.

Tom Livock:
Sí, realmente lo entiendo. Así que no se trata sólo de un problema financiero que Compleat está abordando. En realidad se trata de ayudar al negocio en general también. Sí. Y en su experiencia, ¿cuáles son los principales impulsores del cambio cuando uno de sus clientes o un prospecto viene a usted? ¿Qué es lo que buscan los impulsores clave cuando acuden a ti?

Charlotte Newman:
Creo que hay tres temas comunes de los que hablaremos. El primero, y el más importante, es el deseo de eliminar los procesos manuales. Y eso es desde teclear las facturas, asignar manualmente la codificación financiera a cada factura que llega o, literalmente, lidiar con, ya sabes, pilas de papel que hay que imprimir y luego volver a escanear y facturas con firmas físicas en, ya sabes, hablamos con los miembros del equipo de finanzas a diario en este momento que están llegando al final de su cuerda. No tienen tiempo para ocuparse de lo que ya tienen, y mucho menos de cualquier tipo de aumento de la demanda desde el punto de vista de la aplicación. Y no quieren o no pueden permitirse contratar recursos humanos adicionales para gestionar el problema. Y en última instancia, las empresas saben que no es la forma más rentable de continuar. Tienen miembros del equipo con talento y cualificados que realizan tareas que, en última instancia, un software podría automatizar. Así que el deseo de utilizar mejor los recursos humanos existentes y reducir o eliminar los elementos manuales de su carga de trabajo es en gran medida el motor número uno que vemos. El segundo, yo diría, es el deseo y la necesidad de tener una mejor visibilidad y control. Ya he hablado un poco de esto, pero las organizaciones necesitan tener visibilidad de los pedidos y las facturas. Ya sabes que la comprensión de donde se encuentra una transacción, donde se sentó con y usted sabe que se sentó con y por qué. Y también necesitan saber lo que se gasta, con quién se gasta, el estado de los bienes o servicios que se han recibido y cómo se ha aprobado la factura.

Charlotte Newman:
Y luego, desde una perspectiva empresarial más amplia, ¿sabes cómo esa factura llegó a la financiación para cuatro pagos? Yo diría que el tercero es en torno a la reducción de costes en última instancia. Así que no es una sorpresa que muchas empresas hayan sentido un poco el pellizco en los últimos 18 meses o así. Cuando hablamos de costes, se trata de un enfoque doble. El primero es, ya sabes, un coste en tiempo de la gente, que ya hemos mencionado, pero también el coste literal de lo que se gasta. Así que la reducción de los costes de las empresas es un objetivo histórico muy común, por supuesto. Pero últimamente estamos viendo que las empresas están bajo más presión. Tenemos problemas con la cadena de suministro. Posiblemente haya problemas de personal. Así que cada vez es más importante para las empresas. Y la gran pregunta es ¿qué podemos hacer para reducir los costes? Así que creo que estas áreas de enfoque se alimentan de muchos procesos financieros diferentes dentro de una empresa. Y, obviamente, estoy viendo esto desde la perspectiva de las cuentas por pagar, pero me interesaría desde tu punto de vista. Tom, en lo que respecta a los pagos, ¿cuáles son los factores clave cuando sabes que una empresa mira a AccessPay, son bastante similares?

Tom Livock:
Sí. Tienes toda la razón. Así que nos centramos en un número de diferentes tipos de pago. Pero hablemos de las cuentas por pagar para seguir con el tema. Y la razón por la que una empresa puede venir a AcessPay es porque están utilizando portales bancarios actualmente o la banca en línea. Y las razones por las que acuden a nosotros son las de la eficiencia que ya has mencionado. Así, desde un equipo de cuentas por pagar, pueden estar utilizando la banca en línea para cargar manualmente un archivo en sus bancos. Obviamente, se trata de un proceso manual y hay un ahorro de eficiencia al poder hacer eso, y hablamos de AcessPay como la próxima generación de banca corporativa capaz de automatizar este proceso. Pero además de la eficiencia, hay otros dos elementos clave, el primero es la seguridad. Las empresas están proporcionando acceso a su banco. Efectivamente, son bancos que utilizan la banca online para que sus empleados hagan esos pagos. Y por supuesto, confiamos en nuestros empleados y, ya sabes, pero al mismo tiempo, el equipo de seguridad de la empresa dirá, ya no puedes usar la banca online. Tienes que encontrar otro medio porque ese no es un método seguro para hacer un pago en estos tiempos. Así que acudirán a AccessPay para que la automatización pueda eliminar la necesidad de la banca en línea y los portales bancarios para entregar el archivo automáticamente en el banco. Y la otra razón es el error humano. Y esto tal vez no sea tan común como ciertas cosas, pero sólo es necesario hacer un cambio en el valor. Por ejemplo, si hubiera un dígito equivocado o si el número de cuenta del código de clasificación estuviera ligeramente equivocado, o si cambiara el nombre del beneficiario, de modo que no fuera el beneficiario correcto, entonces el archivo podría ser rechazado por el banco. O peor aún, el archivo podría ser procesado por el banco y tener 10 veces el valor que debería tener, o incluso más. Esas suelen ser las tres áreas por las que una empresa acude a nosotros.

Charlotte Newman:
Sí, creo que es muy similar en términos de operaciones financieras en general, el tipo de conductores, el deseo de deshacerse de la intervención manual y el potencial de error humano. Y ese lado de las cosas, así como, ya sabes, liberar recursos e impulsar esas eficiencias a través del tipo de prácticas digitales de la mejor manera posible.

Tom Livock:
Sí, absolutamente. Y la idea es que si hay un sistema ERP, si es Oracle o Sage o Microsoft, entonces Compleat se sitúa en la parte delantera para ayudar con las cuentas por pagar y luego AccessPay se sitúa detrás del ERP con ese archivo de cuentas por pagar que se entrega al banco. Sí. ¿Qué es lo que las empresas han hecho o intentan hacer antes de encontrar un sistema completo o antes de acudir a ustedes? ¿Cuáles son las cosas que han intentado hacer para resolver estos problemas?

Charlotte Newman:
Ya lo he mencionado antes, pero vemos muchos, ya sabes, correos electrónicos en la nube, hojas de cálculo de Excel, todas son herramientas muy comunes que usamos como empresas. Pero son en gran medida un parche, ya que no están diseñados para optimizar el proceso de cuentas por pagar. Así que las empresas han tenido que adaptarse a una fuerza de trabajo dispersa, potencialmente, y estamos viendo los niveles de negocio tipo de comenzar a regresar a través de muchos sectores diferentes. Y las empresas están empezando a pensar que si queremos mantener este modelo de trabajo híbrido y a distancia, o si lo necesitamos, estos parches que han implementado no son necesariamente viables a largo plazo. Por lo tanto, las soluciones digitales y automatizadas deben ser revisadas e implementadas para garantizar que estas áreas puedan seguir evolucionando y sean sostenibles en el futuro y no sean una carga para las finanzas u otros recursos internos clave.

Tom Livock:
¿Y cuáles serían las mejores prácticas que usted y su equipo aconsejarían a esta empresa a la hora de llevar a cabo un proyecto para automatizar las funciones de back office, como las cuentas por pagar o las finanzas o las compras?

Charlotte Newman:
Así que, sin duda, la mejor práctica es el cambio a las facturas digitales en todos los ámbitos. Y me gustaría instar a cualquiera que esté viendo o escuchando hoy a dejar de imprimir facturas, ya sabes, no sólo es invisible y costoso, pero es malo para el medio ambiente. Sabemos que la sostenibilidad es cada vez más importante para muchas empresas de todos los sectores, y vemos que más del 80% de los suministros para los que automatizamos la captura de datos de las facturas aquí en Compleat ya emiten facturas en formato digital PDF, por lo que no debería haber ninguna necesidad de imprimirlas. Así que esa es fácilmente la mejor práctica número uno. También recomendamos encarecidamente que se revisen los procesos de las órdenes de compra, por lo que sugerimos que las empresas intenten crear órdenes de compra incluso para sus gastos indirectos. Es decir, las necesidades cotidianas de material de oficina, porque eso puede cambiar las reglas del juego para la empresa. Así que definitivamente las mejores prácticas para adoptar métodos digitales donde, siempre que sea posible, obtener cosas aprobadas y el seguimiento de esas aprobaciones. Y todo eso facilita un poco el día a día, pero también ayuda con cosas importantes como las auditorías. Así que con todo eso, en última instancia, se trata de mantenerlo simple desde nuestro punto de vista y comenzar con esas prácticas digitales. Y creo que hemos hablado de que Compleat se sitúa en la parte delantera del ERP, automatizando el proceso de compras y de cuentas por pagar, y en la parte final, obviamente, tenemos que pagar esas facturas y una solución como AccessPay se sitúa en el otro lado del ERP. ¿Qué recomiendan ustedes desde el punto de vista de las mejores prácticas?

Tom Livock:
Así que nos remontamos al uso de los portales bancarios y al hecho de que los portales bancarios eran una solución fácil porque una empresa instalaba un sistema ERP, por ejemplo, y luego intentaba averiguar cómo conectarse al banco y, o bien resultaba demasiado difícil o era demasiado costoso. Así que la solución por defecto es OK. Así que usaremos un proceso manual y utilizaremos nuestro equipo de cuentas por pagar o el equipo de tesorería para hacer esos pagos. Y eso es algo que no está bien hoy en día. No es un proceso aceptable por todas las razones de las que hemos hablado. Así que nuestra mejor práctica sería eliminar ese proceso manual, ese proceso manual con portales bancarios y automatizarlo todo lo posible. Y también lo que solemos ver junto con los pagos que salen es que AccessPay también es capaz de traer la información del estado de cuenta. Los datos de los extractos bancarios pueden ser utilizados por la empresa para conciliar las cuentas por pagar que han salido. Entonces pueden llevar la información de los extractos a su sistema ERP y conciliarla. Y vemos exactamente los mismos procesos en los que una empresa utiliza la banca online para descargar la información de los extractos y luego utiliza un proceso manual con una hoja de cálculo de Excel para conciliar los datos en el ERP. Y de nuevo, eso no es, ya sabes, por todas las razones de seguridad, eficiencia, error manual. Es lo mismo que se aplica en el camino de vuelta, así como la forma en que nuestras cuentas por pagar.

Charlotte Newman:
Sí, definitivamente. No es sostenible. Y creo que las mejores prácticas de cualquier proyecto de transformación financiera deben buscar soluciones que sean sostenibles en el futuro y que también sean escalables para las empresas en crecimiento.

Tom Livock:
Sí, absolutamente. Mencionaste que esta idea de dejar de imprimir facturas, es casi como si pudiera ver como un estandarte que ondea la bandera que dice, sólo detente.

Charlotte Newman:
Absolutamente, por favor, por favor.

Tom Livock:
Sí. Y elevar los pedidos, ya sabes, incluso elevar los pedidos para los gastos indirectos. Y esta idea de adoptar prácticas digitales en lugar de un proceso arcaico con papel o incluso el correo electrónico pensando que el correo electrónico es una alternativa. ¿Cómo ayudan a las empresas a alcanzar esos objetivos de buenas prácticas con Compleat?

Charlotte Newman:
Así que construiremos un proyecto con nuestros clientes que esté muy adaptado a sus necesidades en las áreas clave de su negocio. Pero, como digo, todo empieza con la captura de datos de las facturas digitales. Ese es el núcleo de todo el proceso P2P y de cuentas por pagar. Las empresas pueden empezar por ahí. No necesitan tomar todos los elementos de la solución de una sola vez. Si la implementación de algo que es de extremo a extremo se siente un poco desalentador o inalcanzable, realmente recomendamos sólo empezar a centrarse en el problema de la gestión de facturas en primer lugar, ya que es por lo general la parte superior de la agenda de todos modos, y todo lo demás puede seguir a través de un enfoque de capas a la automatización tipo de una vez que el núcleo está en su lugar. Así que, ya sabes, la automatización de las cuentas por pagar, la automatización de los pagos, no es algo nuevo. Hay muchas soluciones diferentes en el mercado que ofrecen elementos de este proceso. Y mientras que en Compleat, podemos ofrecer una solución integral, puede haber personas que están viendo o escuchando hoy pensando, bueno, ya tenemos algunos elementos de este proceso en su lugar, por lo que tal vez PO se están planteando dentro de su ERP u otra solución de terceros que es la industria específica, por ejemplo, y en realidad Compleat puede manejar eso a través de la integración.

Charlotte Newman:
Así que ese aspecto no tiene por qué cambiar. Pero la pregunta que nos hacemos es que si eso es sólo para cuatro gastos directos, esos pedidos que se hacen, ¿qué pasa con los gastos indirectos? ¿Cómo se gestionan los suministros en línea que normalmente quedan fuera de este proceso? Recomendamos que se revise esto porque seguramente habrá lo que clasificaríamos como un tipo de gasto inconformista o invisible que se produce fuera de este proceso. Desde la perspectiva de Compleat, ofrecemos deliberadamente un menú de características y elementos de nuestro software que permite a las empresas tomar todo desde el primer día y hacer una especie de cambio radical si es lo que necesitan, o bien, buscar la forma de estratificar esos elementos de automatización a lo largo de un despliegue o proyecto gradual. Así que nuestro objetivo es apoyar a las empresas en sus áreas específicas de dolor y centrarse en lo que es importante y más relevante para ellos. Y esa es, sin duda, la mejor manera de conseguir lo que se necesita.

Tom Livock:
Así que parece que si acudiera a Compleat, en lugar de ofrecerme un gran cambio de banco, podríais ofrecerme un enfoque personalizado en función de mis necesidades.

Charlotte Newman:
Sí, por supuesto.

Tom Livock:
¿Y cómo beneficia realmente la adopción de esta forma de trabajo a la financiación de los puntos que hemos planteado antes?

Charlotte Newman:
Así que creo que la clave para hablar es que esta forma de trabajar no es definitivamente sólo para el beneficio de las finanzas. Aunque, ya sabes, el retorno de la inversión para las finanzas puede ser muy rápido y tangible desde la perspectiva de los recursos. También repercute y beneficia a las partes interesadas operativas de toda la empresa. Así que me gustaría hablar de un caso de estudio reciente con uno de nuestros clientes. Se trata de un cliente llamado White Horse Federation, una fundación multiacadémica de 37 escuelas con sede en Wiltshire. Y estaban muy interesados en trabajar en la optimización del gasto dentro de su negocio. Pero su barrera para emprender esa actividad era la falta de capacidad para aplicar las mejores prácticas cuando identificaban los proveedores y artículos preferidos. Así que su prioridad con nosotros era implementar una solución que les permitiera no sólo identificar, sino lo que es más importante, conseguir ahorros en lo que ya estaban gastando. La forma en que lo hicimos con ellos fue mediante la adopción de la compra online integrada por parte de todo el personal. Es una herramienta y una función que tenemos en nuestro software. Y nos informaron de que, como la solución que ofrecimos tenía una experiencia de usuario y una interfaz sencillas, la adopción por parte del usuario final no supuso un obstáculo para ellos, y ahora la han extendido a casi trescientos miembros de la plantilla.

Charlotte Newman:
Y la forma en que funciona es que cada miembro del personal tiene acceso a una práctica de compra más conveniente y rápida utilizando proveedores en línea con los que ya estaban familiarizados. Así que, ya sabes, un negocio de Amazon hace un año, por ejemplo. Así que para la Federación Whitehorse, no sólo agilizó la función administrativa desde el punto de vista de las finanzas, sino que permitió a todos sus usuarios finales el acceso a la información esencial y el poder, por tanto, de tomar decisiones más informadas con respecto al presupuesto disponible al plantear o aprobar solicitudes de compra. Y, curiosamente, una reciente revisión de análisis llevada a cabo por Compleat demostró que las empresas podían comprar, de media, un 32 por ciento más barato a Amazon business en comparación con los proveedores existentes. Este es un ejemplo del impacto que puede tener trabajar con proveedores en línea. La principal conclusión fue que ahora podían ahorrar dinero de forma tangible utilizando Compleat y que la función de cuentas por pagar, como resultado, había ahorrado una gran cantidad de tiempo, y que podían centrarse en actividades más importantes, por lo que lograron los objetivos del proyecto que se habían propuesto.

Tom Livock:
Esto parece muy interesante. Creo que ya has mencionado que el veinticinco por ciento que muestras en esta diapositiva está relacionado con el proceso manual, las mejoras manuales, la automatización para mejorar la eficiencia dentro del equipo financiero. Así que efectivamente un ETC, un ahorro de costes equivalente a tiempo completo. Pero también lo has mencionado, y has dicho que efectivamente también hay una mejora del treinta y dos por ciento. Además, creo que eso se suma al veinticinco por ciento. Si fuera a alguien como el negocio de Amazon, si lo he entendido bien.

Charlotte Newman:
Sí, absolutamente. Así que cuando miramos ese 32% que hemos identificado con las empresas de Amazon y, por ejemplo, en Compleat procesamos miles de millones de libras de facturas a través de nuestra herramienta de captura de datos, y ponemos esos datos en lo que llamamos un lago de datos. Y clasificamos a los proveedores en función de las categorías estándar de compras y podemos revisar los artículos. Así que el análisis que hicimos con Amazon Business fue buscar artículos que las empresas ya estaban comprando a otros proveedores e identificar si podían comprarlos más baratos a un proveedor como Amazon Business, y así fue. Y creo que la clave aquí también cuando se habla de los proveedores en línea es que, ese movimiento es también acerca de la consolidación de los proveedores. Así que el uso de una herramienta de compra o una herramienta de adquisición digital le permite ver exactamente con quién está comprando. Y puedes ver que las empresas tienen, ya sabes, 25 proveedores diferentes desde el punto de vista de los suministros de oficina, y no hay coherencia en lo que cuestan esos artículos. Y en realidad, si consolidas eso y lo pones a través de un proveedor como Amazon business o un Lyrica, entonces se pueden hacer ahorros simplemente comprando el mismo material que ya estás comprando.

Tom Livock:
Así, el 25% que mencionas en la diapositiva es básicamente lo que se vería como mínimo y el ahorro global podría ser bastante más alto.

Charlotte Newman:
Eso es todo. Así que el 25% es efectivamente un punto de referencia. Así que podemos, como digo, categorizar a los proveedores y proporcionar, ya sabes, ejemplos estándar de un punto de referencia de si estás gastando x y z, podrías buscar ahorrar esta cantidad dentro de esta categoría en particular haciendo el cambio a los proveedores en línea.

Tom Livock:
Muy bien. Entonces, si en el escenario de Whitehorse del que estamos hablando, ¿cuál fue la razón por la que eligieron Compleat, por qué acudieron a ti?

Charlotte Newman:
Así que acudieron a nosotros porque necesitaban una solución integral, no sólo para las cuentas por pagar, sino que permitiera el aspecto digital de las compras. Su principal objetivo era poder llevar a cabo proyectos de optimización de costes. Y para ello, necesitaban una solución que les permitiera acceder a todo ese tipo de datos avanzados sobre el gasto a través de la parte de captura de datos de las facturas, pero también para aplicar las mejores prácticas con todos sus usuarios finales. Por eso, la herramienta de compra online es una forma estupenda de entusiasmar rápidamente a los usuarios y de que utilicen un nuevo software. Es simple y directo. Hay una aplicación móvil que viene con él, por lo que no es un proceso enorme, engorroso y la utilización de la compra en línea y la solución Compleat les permitió hacer eso.

Tom Livock:
Así que, sí, parece que tienes un gran cliente y una gran referencia. Sí, sólo nos quedan unos minutos, así que tal vez si nos dirigimos a la audiencia y preguntamos si hay alguna pregunta del público? Muy bien. Echemos un vistazo. Así que hay una empresa de medios de comunicación con sede en Manchester. Parece una pregunta de Sarah, y tienen un sistema ERP de Oracle. ¿Se puede integrar con Oracle?

Charlotte Newman:
Sí, Sarah. Por supuesto que sí. Así que Compleat puede integrarse con cualquier ERP o software de contabilidad que se esté utilizando, ya sea a través de lo que llamaríamos una integración fuera de la caja que está pre-construida o tenemos APIs envueltas alrededor de nuestra aplicación, lo que nos permite configurar esa alimentación de datos con cualquier software de contabilidad o ERP que se esté utilizando.

Tom Livock:
Genial. Y la pregunta de Peter en Doncaster. Trabaja para una pequeña empresa de fabricación y pregunta si Compleat es adecuado para una pequeña empresa, porque parece que hemos hablado de un mercado medio potencialmente. Y también mencionamos a Oracle, que tiende a ser un sector más grande del mercado, así que ¿es Compleat adecuado para una pequeña empresa así como para una empresa más grande?

Charlotte Newman:
Sí, gracias. Gracias por la pregunta, Peter. Y absolutamente lo es. Creo que la clave de las ofertas completas es una solución que puede ser implementada en base a sus requerimientos y al tamaño de su negocio. Tanto si se trata de una PYME como de una empresa más grande. Y eso es gracias a este tipo de menú de selección que ya he mencionado. No es necesario tomar toda la solución, se puede empezar con algo pequeño y también empezar con este tipo de proyectos de automatización cuando se está en una etapa de negocio más pequeño, si usted está buscando para crecer, no hay mejor momento para mirar a la automatización que en ese punto, porque a medida que crece, los procesos ya están en su lugar y no está confiando en la contratación de personal adicional. Pero sí, absolutamente genial para las pequeñas empresas también.

Tom Livock:
Y otra pregunta acaba de llegar sobre el caso de estudio, el caso de estudio de Whitehorse. Has mencionado el negocio de Amazon en Los Ángeles, sí. ¿Con qué proveedores online puede trabajar Compleat?

Charlotte Newman:
Sí, es una buena pregunta. He mencionado Amazon Business y Lyrica, y tenemos otras integraciones existentes con empresas como Commercial, YPO y Brown's Books como ejemplos, pero algo que nos entusiasma mucho y que está en fase beta en este momento y se lanzará formalmente en 2022 es que estamos construyendo una extensión de Chrome, que permite facilitar la compra online dentro de nuestro producto con casi cualquier minorista online. Así que en el futuro, los clientes podrán decirnos, ya sabes, aquí están nuestros cinco principales proveedores en línea. ¿Podemos hacer las integraciones con ellos? Y nosotros diremos que sí, y seguiremos construyendo ese mercado online dentro de nuestra plataforma.

Tom Livock:
Así que parece que tienes una forma muy flexible de trabajar no sólo con los proveedores que ya has mencionado, sino con muchos, muchos proveedores diferentes, dependiendo de lo que quieran tus clientes.

Charlotte Newman:
Sí, absolutamente. Permitir a los clientes determinar lo que es mejor para ellos y los proveedores con los que quieren trabajar.

Tom Livock:
Sí, estoy consciente. Estamos a tiempo. Así que sólo una última pregunta para mí, entonces, ¿cuál es su punto de vista? Si miras en tu bola de cristal hacia el 2022 y les das el anuncio sobre el Plan B de ayer, ¿cómo se ve el 2022 para las cuentas por pagar?

Charlotte Newman:
Creo que ya has mencionado el anuncio. Creo que veremos más de lo mismo, ya sabes, pagos comprados y cuentas por pagar, un aumento en la demanda de automatización, ya que las empresas tienen un enfoque más claro en la racionalización de sus procesos para permitir diferentes estilos de trabajo y también ese enfoque clave en la búsqueda de sacar el máximo provecho de sus presupuestos y su fuerza de trabajo. Así que creo que veremos temas muy similares de cara a 2022.

Tom Livock:
Genial. Gracias. Gracias, Charlotte. Muchas gracias por unirte. Realmente aprecio tu apoyo y tu aportación.

Charlotte Newman:
Gracias, Tom.

Tom Livock:
Y gracias a la audiencia por unirse. El enlace será proporcionado. Si quieren volver a este seminario web, hagan clic en el enlace. Y si tienen alguna pregunta, por favor vengan a mí o a Charlotte y les responderemos. Así que sin más preámbulos, gracias a todos por unirse a nosotros y que tengan un buen día.

Charlotte Newman:
Gracias a todos.

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¿Qué es? Transformación de las finanzas desbloqueada?

Transformación de las finanzas desbloqueada es la nueva serie de eventos de AccessPay, que tiene lugar en LinkedIn Live.

Nacido de la escasez de eventos virtuales basados en las finanzas y la automatización, nuestro objetivo es asociarnos con figuras clave y empresas del sector financiero de forma regular, ofreciendo tanto liderazgo de pensamiento como facetas de interactividad.

 

¿Qué hizo Impulsar la eficiencia en las cuentas por pagar ¿Dirección?

A medida que nos acercamos al año 2022, los profesionales de las finanzas y las cuentas por pagar buscan que sus organizaciones estén preparadas para el futuro a la hora de comprar y pagar bienes.

Los procesos de contabilidad y compra a distancia no son escalables. ¿Cómo se están adaptando los equipos financieros a las nuevas formas de trabajo a distancia?

En esta sesión, AccessPay y Compleat Software analizaron cómo mantener el control y la visibilidad de los procesos manuales mediante la compra en línea y la automatización.

Juntos, cubrimos todos los aspectos, desde el suministro de información sobre los gastos de los proveedores hasta una mayor visibilidad y control de los costes comprometidos y los devengos.

 

¿Quién habló en el evento?

Transformación Financiera Desbloqueada: Driving Efficiencies in Accounts Payable (Impulsando la eficiencia en las cuentas por pagar) fue copatrocinado por dos altos cargos de AccessPay y Compleat Software.

  • Tom Livock - Jefe de ventas a empresas en AccessPay

Como uno de los veteranos de AccessPay, Tom fue seleccionado para unirse al equipo por su experiencia en empresas SaaS de nueva creación. Combinado con su exitoso liderazgo en ventas en empresas de software durante los últimos 9 años, hay pocos en el panorama financiero con un conocimiento tan rico de la automatización de operaciones bancarias.

  • Charlotte Newman - Jefe de ventas a socios en Compleat Software

Charlotte trabaja en Compleat desde hace más de 4 años, empezando como Directora de Desarrollo de Negocio y ahora como Jefa de Ventas a Socios. Charlotte tiene una verdadera pasión por llevar la automatización de AP a las empresas y trabajar estrechamente con socios afines, pero también disfruta del tiempo que pasa dando largos paseos por el campo. A menudo se puede encontrar a Charlotte cocinando, horneando o probando ginebra y se la puede encontrar en LinkedIn aquí.

 

Asociación de AccessPay con Compleat Software

La empresa FinTech con sede en Manchester recientemente anunció una asociación con Compleat SoftwareLa solución de la empresa, que combina la mejor automatización de las facturas de los proveedores, la compra en línea y el aprovisionamiento digital, con una reducción continua de los procesos manuales.

Software Compleat es una empresa global de SaaS que proporciona soluciones punteras de automatización de AP y P2P "purchase to pay" que ofrecen la próxima generación de automatización a un coste asequible para el mercado de las PYME. 

Si es usted un profesional de las finanzas y las cuentas por pagar, vea el evento a la carta a través del enlace de YouTube anterior.