Si estás leyendo esto, probablemente seas alguien que gestiona operaciones financieras en tu empresa y, si es así, es probable que también estés buscando una forma de asegurar aún más este proceso.
El fraude y los errores cuestan tiempo y dinero a las organizaciones y pueden incluso dañar su reputación. De hecho, según la National Crime Agency, el fraude es Se calcula que el coste para las organizaciones británicas asciende a 190.000 millones de libras.
El informe sobre amenazas del primer trimestre de 2020 de Avast ha revelado que el fraude en las facturas va en aumento y los datos más recientes revelan que que el índice de incidentes de estafas de facturas y reembolsos ha aumentado hasta 50%". Los estafadores desvían facturas auténticas o instrucciones de pago enviadas por correo electrónico, a menudo de un proveedor o contratista conocido, y envían correos electrónicos de réplica con los datos bancarios cambiados a una cuenta de su propiedad. A menudo, estos correos electrónicos están tan bien construidos que es difícil detectar lo que es auténtico y lo que no. Y, lo que es más asombroso, estas estafas representan concretamente el 55% de todo el dinero perdido por fraudesegún Barclays.
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Este tipo de fraude puede evitarse con las medidas de seguridad adecuadas: identificando las transacciones sospechosas y marcando las cuentas de beneficiarios desconocidos.
El fraude en los pagos y la resistencia operativa cobran especial relieve
El impacto del fraude en los pagos, combinado con la necesidad de garantizar la resistencia frente a las presiones económicas, ha llevado a que la normativa se centre cada vez más en la resistencia operativa, especialmente en el ámbito de las finanzas corporativas. Por ello, es fundamental que las organizaciones optimicen los mecanismos de control interno para ayudar a reducir el riesgo de pérdidas monetarias y simplificar el camino hacia el cumplimiento de la normativa.
En AccessPay gestionamos millones de pagos para nuestros clientes en forma de transferencias entre sus sistemas financieros y los bancos. Por eso, sabemos lo importante que es mitigar el riesgo siempre que sea posible.
También sabemos que automatizando lo que suelen ser procesos manuales reducimos considerablemente el riesgo de error humano. Pero incluso cuando se aplican procesos automatizados, sigue existiendo la posibilidad de que se produzcan transacciones sospechosas.
Nuestra función de seguridad de pagos líder en el sector, Detectarha sido diseñado específicamente para detectar riesgos potenciales y errores críticos que pueden no ser evidentes para el ojo humano, antes de que se procesen los ficheros de pago.
¿Qué son las operaciones sospechosas?
Las transacciones sospechosas pueden adoptar muchas formas y a veces son casi imposibles de detectar. Por supuesto, algunas empresas lo han aprendido por las malas, ya que sólo se han dado cuenta de estos errores después de procesar los pagos.
A lo largo de los años, hemos trabajado en estrecha colaboración con nuestros clientes para comprender los retos a los que se han enfrentado al tratar de identificar transacciones sospechosas, un esfuerzo que ha culminado en el desarrollo de una herramienta que permite a las empresas evitar futuros errores e intentos fraudulentos.
Ejemplos de transacciones sospechosas:
Robo de identidad
En un caso, se envió un correo electrónico fraudulento al equipo financiero de una gran empresa, suplantando (es decir, haciéndose pasar por) el Director General de la empresa y exigiendo que se pagara "urgentemente" a un determinado proveedor. El equipo financiero carecía de controles de pago y, en consecuencia, acabó pagando al proveedor. Sin saberlo, la empresa había pagado miles de libras a una cuenta fraudulenta y el dinero se había esfumado irremediablemente. Como resultado, la empresa sufrió un duro golpe en su situación general de tesorería.
¿Te has visto alguna vez en una situación similar? Cada vez es más difícil detectar los correos electrónicos fraudulentos y, dado que muchas empresas dependen del correo electrónico como principal forma de comunicación, es comprensible que se produjera esta situación.
De hecho, un asombroso informe de PWC reveló que "46% de las organizaciones encuestadas declararon haber sufrido fraude, corrupción u otros delitos económicos en los últimos 24 meses" y en su "Encuesta Mundial sobre Delitos Económicos y Fraude 2022 los encuestados declararon pérdidas totales de $42.000 millones de dólares, además de daños a la marca, la reputación y la cuota de mercado". [Encuesta Mundial sobre Delitos Económicos y Fraude 2022 de PWC].
Pago erróneo por error humano
En otro caso reciente, un equipo financiero se enfrentó a un archivo de pagos corrupto en el que se había registrado erróneamente el número de cuenta de un proveedor. El archivo incluía conjuntos aleatorios de números de cuenta y, por desgracia, uno de los números de cuenta aleatorios coincidía con una cuenta real fuera de su lista de proveedores. El dinero se pagó y, de nuevo, no se pudo recuperar.
En ambos casos, estos pequeños errores eran apenas perceptibles para el ojo humano y sólo se descubrieron después de que se hubieran efectuado los pagos.
Con la función Detect, estos pagos se habrían marcado en AccessPay como de alto riesgo antes de ser procesados. Mediante la regla "Acreedor no reconocido" (una de las múltiples reglas preestablecidas en la herramienta), la función Detectar pide a los equipos financieros que vuelvan a comprobar los detalles del pago antes de completar un envío.
En ambos casos, el uso de una herramienta como Detect habría permitido evitar fácilmente situaciones como ésta y, en última instancia, habría ahorrado a estas empresas no sólo el coste de las transacciones erróneas, sino también el estrés añadido de tener a sus profesionales financieros trabajando en modo crisis.
Cómo se gestionan los errores y la prevención del fraude en AccessPay
La función Premium Detect aprovecha la potencia de nuestro motor de automatización e IA para señalar cualquier problema que parezca sospechoso en los archivos de pago de una empresa.
Utiliza un conjunto de reglas predefinidas que pueden personalizarse para construir un perfil completo de la actividad irregular y regular de su organización.
Cualquier actividad irregular se señalará al instante mediante un sistema de semáforos rojo, ámbar y verde para indicar cualquier transacción sospechosa que requiera atención antes de ser procesada.
Ejemplos de normas disponibles para Detectar, que son totalmente personalizables:
- Acreedores no reconocidos
- Acreedores pagados más de una vez dentro del mismo expediente: Información duplicada
- Los acreedores pagaron el mismo importe más de una vez dentro del mismo expediente: Similar al anterior
- Umbrales en el recuento total de transacciones: De este modo, se detectarán los pagos potencialmente elevados que se sitúen fuera de los importes de pago esperados o normales.
- Umbrales del importe total de la transacción
- Umbrales de los importes de las transacciones individuales
Ante las crecientes amenazas cibernéticas, las empresas saben que la reducción del riesgo debe ser una prioridad. Aprovechar una herramienta diseñada para detectar problemas y alertar a los profesionales de las finanzas de cualquier actividad irregular es ahora un paso necesario para prevenir el fraude en los pagos y eliminar riesgos.
Como Detect forma parte de nuestro paquete más amplio de prevención de fraudes y errores, también ofrecemos soluciones para la detección de sanciones y la confirmación del beneficiario.
Más información Suite de Prevención de Fraudes y Errores aquí.
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