En nuestra última entrada del blog, exploramos las ventajas de hacer que su equipo financiero esté tan libre de papel como sea posible.
En nuestro mundo fuertemente digitalizado, todavía hay muchos campos que dependen de procesos basados en el papel para ayudar a llevar a cabo sus operaciones.
No estamos hablando del recuento de votos en las elecciones de EE.UU. - eso ha tenido más que suficiente atención recientemente.
Pero, ¿qué pasa con los numerosos servicios compartidos, la auditoría interna y otras funciones financieras de las organizaciones para las que el papel sigue haciendo gran parte del trabajo pesado?
No siempre se conoce el alcance de los procesos basados en el papel dentro de las organizaciones.
Un cliente nuestro del sector manufacturero buscó a AccessPay por esta misma razón. Como Especialista en riesgos de tesorería e informesEn el año 2000, se horrorizó al descubrir la cantidad de tiempo que sus departamentos de servicios compartidos dedicaban a introducir manualmente los extractos bancarios en sus sistemas ERP. Tuvo una reacción similar cuando se dio cuenta de la cantidad de tiempo que los equipos de auditoría interna dedicaban a desplazarse a múltiples sedes para rebuscar entre las autorizaciones en papel almacenadas en los archivos.
La ineficacia, el riesgo y la gran cantidad de mano de obra de los procesos basados en el papel son indeseables en el mejor de los casos, pero la pandemia ha hecho que la búsqueda de "una forma mejor" sea aún más acuciante.
De hecho, un informe reciente de Gartner demostró que en las organizaciones que aún no han prescindido totalmente del papel, Los líderes de los servicios compartidos consideran que la facturación y el procesamiento de los pagos de los clientes son las dos prioridades más importantes que hay que abordar.
Todo ello es válido en teoría, pero hablar de cualquier tipo de automatización y ahorro de costes en tiempos de precariedad económica está destinado a provocar algunas conversaciones internas difíciles, con empleados que se aferran a esos fieles trozos de papel para salvar la vida.
Sin embargo, lo que hemos comprobado de primera mano al ayudar a nuestros clientes a automatizar sus procesos basados en el papel es que los mismos empleados partidarios del papel se han liberado para realizar actividades de mayor valor añadido y mejorar sus funciones.
Con un entorno de control interno mejorado de procesos estandarizados y digitalizados, se perciben beneficios significativos en todos los ámbitos.
Desde el aumento de la seguridad y la reducción del riesgo de fraude, hasta la racionalización del número de conexiones con los bancos y los sistemas de banca electrónica en línea y una mayor liquidez y visibilidad del efectivo, la automatización hace mucho más que ahorrar tiempo (¡y recortar papel!).
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