La automatización es una de las palabras de moda en tecnología de 2018. Y por una buena razón. La automatización mejora los procesos de pago internos, suaviza los baches innecesarios y libera al personal para que se centre en las tareas que importan.
Estamos seguros de que lo sabe. Lo más probable es que haya tenido algún tipo de automatización de pagos en su lugar durante un tiempo.
¿Quizás quiera cambiar de proveedor? O puede que se esté embarcando en un periodo de transformación de su negocio; está interesado en añadir un nuevo banco a su función financiera o quiere cambiar su Software ERP.
Empezar con el pie derecho es realmente importante, para asegurarse de que se pone en marcha lo antes posible. Por ello, a continuación se exponen algunos aspectos clave que deben tenerse en cuenta al iniciar el proyecto de automatización de pagos:
Dar los primeros pasos hacia la automatización de los pagos
Es importante recordar que estas cosas llevan tiempo y que cada empresa es única dentro de sus requisitos.
Los clientes acuden a nosotros principalmente en busca de tres cosas
- Funcionalidad - ¿Cómo encajará esta solución en mis procesos empresariales actuales? ¿Me dará suficiente tiempo libre para desviar al personal de los largos procesos de pago existentes?
- Precio - ¿Me ahorrará dinero? ¿Cuál será el retorno de la inversión?
- Capacidad de entrega - ¿Tiene esta empresa la capacidad de adaptarse y satisfacer mis necesidades?
Con suerte, abordaremos estos puntos principales con este blog.
Aspectos a tener en cuenta
La implementación de la automatización en su proceso de pago es un movimiento estratégico y puede marcar una enorme diferencia en la eficiencia general de su negocio y en el flujo de trabajo.
Pero todavía hay algunos fundamentos clave y consideraciones comunes que pueden ser beneficiosos para reflexionar en el inicio de su nuevo proyecto de automatización.
Por ejemplo, hay que conseguir que los actores clave participen desde el principio.
Confíe en nosotros cuando decimos que contar con las personas adecuadas en el lugar adecuado disminuye enormemente la complejidad de sus plazos. Es esencial tener a alguien que gestione el proyecto y que entienda el alcance, la estructura actual y los flujos de pago.
Los proyectos con un gestor de proyectos dedicado tienden a ser mucho más fluidos y rápidos que los que no lo tienen, sobre todo cuando se trata de proyectos de gran envergadura.
Al igual que cualquier proyecto de implantación de software nuevo, es necesario conocer los procesos actuales. Además de comprender cómo encaja la solución que proporcionamos en ellos.
Lo peor que se puede hacer es tener un gestor de proyectos que utilice ciegamente los mismos procesos de siempre, sin cambiar nada (a pesar de ser la oportunidad perfecta para hacerlo).
Dedique algún tiempo a considerar dónde tendrá mayor impacto la automatización de los pagos y empiece por ahí. Quizá envíe la mayoría de los pagos a un banco concreto y quiera empezar por ahí.
Elegir lugares estratégicos para comenzar su proyecto de integración de la automatización significa que comienza con el pie derecho. Significa que puede empezar a cosechar los beneficios antes de atar todos los pequeños cabos sueltos con el tiempo.
La flexibilidad para dirigir la forma en que se entrega la solución es clave.
Los próximos pasos
Estás a bordo. ¿Y ahora qué?
Algunos clientes acuden a nosotros con una forma específica de trabajar. Puede que tengan una necesidad de automatización que podría suponer una gran diferencia para su negocio, pero no saben muy bien cómo conseguirlo.
Tener una llamada de inicio con el interno equipo de implementación al inicio de cualquier proyecto de automatización de pagos es esencial. Esto le ayudará a determinar los recursos empresariales necesarios para que el proyecto sea un éxito y a identificar un plazo de entrega.
Como se ha mencionado anteriormente, puede haber margen para buscar nuevas formas de trabajar ahora que se cuenta con un software de automatización de pagos. El hecho de que siempre haya hecho las cosas de una manera no significa que sea la mejor manera de hacerlo. Especialmente ahora que tiene un nuevo juguete con el que jugar.
Examine su proceso de pago en detalle y piense en la forma en que sus archivos de pago deben fluir a través del sistema de automatización. Cualquier equipo de implantación que se precie podrá aconsejarle sobre la dirección que debe tomar su proyecto de pagos y explicarle cómo conseguirlo.
Así que, aquí está la pregunta asesina - ¿cuánto tiempo tardará en arrancar?
En lo que respecta a la fecha de inicio del proyecto, conviene recordar que cualquier tecnología financiera sólo puede conectarse con la rapidez con la que se mueven los bancos. En general, son 12 semanas desde el inicio hasta la conexión, pero suele depender de lo ocupado que esté su banco y de la disponibilidad que tenga.
Una vez que el banco esté conectado, estará listo para empezar a sentir los beneficios de una estrategia de automatización táctica que transformará sus procesos de pago.
Así que, en resumen, el proceso de mejores prácticas a seguir es -
- Consiga que sus actores clave se comprometan desde el principio
- Nombrar a un director de proyecto
- Acuerde su punto de partida: banco, región, etc.
Siga nuestros consejos y pronto estará dando sus pasos en el camino hacia la automatización de los pagos con AccessPay. ¿Quiere saber más? Lea más sobre la transformación y automatización de los pagos en nuestro blog.