6 de junio de 2016

La automatización de los procesos financieros le ayudará a hacer más con menos

Hacer más con menos" es una frase pegadiza que se repite mucho en esta economía.

Para que esto funcione, las empresas deben actuar estratégicamente. En definitiva, pensar en hacer más, haciendo menos manualmente.

Esto puede hacerse eliminando las tareas mundanas y de gran intensidad de mano de obra. Un sistema automatizado puede agilizar y abaratar estos procesos y eliminar los errores humanos.

Tampoco estamos hablando de que los robots tomen el relevo. Las empresas nunca prosperarán sin un personal inteligente, creativo y comprometido.

Pero no querrá que sus mejores empleados canalicen toda su energía en tareas repetitivas y basadas en procesos que podrían completarse con un software con sólo pulsar un botón.

Si las comunicaciones internas se gestionan correctamente, el personal no ve la automatización como una amenaza para su vida y se pueden resolver sus problemas. En su lugar, el personal puede aceptar positivamente el software que les libera de tareas ingratas y ayuda a mejorar las interacciones con los clientes.

Todos necesitamos la automatización en nuestras vidas

La automatización es un enfoque muy inteligente para reducir los costes y agilizar los procesos empresariales.

Las investigaciones demuestran que las principales ventajas son la reducción de costes, la productividad, la disponibilidad, la fiabilidad y el rendimiento. Todo ello se consigue fácilmente con el paquete correcto.

Las compras en el mercado y los servicios internos a medida ofrecen la misma cantidad de ventajas y obstáculos. Pero lo más importante es recordar que los sistemas son tan buenos como las personas que los utilizan.

Hace años, era aceptable tener elementos de inactividad mientras se instalaban nuevos sistemas o productos. Ahora, con la evolución de los clientes de 24 horas, cualquier tipo de tiempo de inactividad es malo para el negocio, malo para la marca y malo para los beneficios.

La actualización del hardware actual y la integración de los nuevos sistemas pueden crear problemas e inconvenientes a corto plazo. Es este periodo inicial de interrupción el que suele desanimar a la gente.

Pero estos problemas son fácilmente superados por el impacto a largo plazo que tiene el nuevo sistema para minimizar la intervención humana y manejar dinámicamente las tareas complejas.

Veamos, pues, las principales ventajas de la automatización:

  • El sistema adecuado puede consolidar los procesos en una plataforma compartida, retirar los sistemas heredados y ahorrar dinero en el mantenimiento.
  • Puede minimizar las acciones manuales, limitando el margen de error humano y también (debido a la naturaleza humana) la posibilidad de burocracia.
  • Es más fácil seguir el progreso y la carga de trabajo. Los gestores de proyectos pueden obtener una visión general en tiempo real, de forma rápida y remota, sobre el trabajo realizado y lo que queda por hacer.
  • Los asuntos urgentes pueden ser señalados y controlados.

Los aspectos positivos son infinitos, los negativos duran poco.

Los sistemas automatizados pueden hacer frente fácilmente a un gran volumen de solicitudes. Las empresas que tienen picos y caídas estacionales pueden relajarse, ya que su software responde al aumento de la actividad sin la intervención del personal, con el riesgo de error humano que ello conlleva.

Las normas se mantienen fácilmente, lo que significa que el cumplimiento de ciertas regulaciones es más fácil. Y porque todo está en un solo sistema, auditoría es sencillo porque la información de la empresa siempre se conserva y no se va con los empleados que se marchan.

Si estás operando en un entorno que sabes que podría ser más eficiente, pero no tienes tiempo para buscar la automatización, es como decir que estás ejercitando un cuerpo debilitado pero no tienes tiempo para parar a descansar y repostar. No es una solución a largo plazo.

Te va a frenar. Eventualmente, te va a detener. Habla con alguien sobre los costes y el trabajo que conlleva la implantación de una solución de software. Con el equipo adecuado, se podría ser mucho más fácil de lo que crees.

 

Las empresas necesitan ayuda con la tecnología dispar de AccessPay en Vimeo.