El Imperial College de Londres ahorrará hasta 50.000 libras esterlinas al año gracias a la conexión internacional entre anfitriones
El Imperial College de Londres es líder en materias STEM y ocupa el puesto 8th mejor universidad del mundo. Cuando una universidad líder dice que tu software les ahorrará miles de libras, se siente muy bien. Sobre todo si el ahorro puede revertir en la excelente investigación académica por la que son reconocidos, incluida la lucha contra el COVID-19.
Pero una reputación respetada en todo el mundo conlleva la necesidad de una función financiera moderna, que es donde AccessPay entra.
Empezando por un simple Solución BacsLa innovadora tecnología financiera ha colaborado en dos nuevas conexiones bancarias para la universidad, mejorando la eficiencia de los pagos internacionales. Este enfoque gradual ha convertido a AccessPay en "un socio de confianza" del instituto de categoría mundial.
Fase 1: Todo empezó con Bacs
En 2019, la universidad londinense necesitaba una nueva solución de Bacs. Su proveedor actual retiró la plataforma actual para forzar una costosa actualización, Colegio Imperial decidieron investigar y sacar a concurso. Con un precio convincente y un enfoque de "un portal para todos los pagos", AccessPay ganó.
Rob Leech, director de sistemas financieros, explica: "La universidad paga a miles de proveedores y empleados por medio de Bacs, por lo que es fundamental contar con una solución segura y fiable. AccessPay se sitúa muy por encima de los demás por su precio competitivo y por los buenos comentarios que hemos recibido de otras instituciones de enseñanza superior".
Nuestra plataforma basada en la nube se alejaba de su anticuada solución local y ofrecía a los usuarios funciones adicionales, como el acceso remoto para aprobar los pagos.
Como dice Rob: "La experiencia del usuario es mejor y la infraestructura está basada en la nube, lo que reduce nuestra deuda técnica y así mantiene al departamento de TI contento. El periodo de implementación también fue perfecto con aliados como Stuart y Lisa gestionando el proyecto desde su extremo". Pero la solución AccessPay también había despertado el interés del equipo por otra razón.
Fase 2: Realizar pagos internacionales desde el Reino Unido
En el Sector de la educación superior a menudo hay un proveedor pagos internacionales para apoyar estudios e investigaciones pioneras a nivel mundial. El Imperial College London paga cuentas en 150 países, en una mezcla de monedas, por lo que es casi tan importante como sus pagos de Bacs en el Reino Unido.
La universidad ha recorrido un largo camino, ya que hace cinco años seguían introduciendo los datos manualmente en un portal bancario. Con una solución provisional semiautomatizada, propensa a errores y frustrante, el director financiero recurrió a AccessPay.
Otra solución que ofrece la plataforma es el acceso a una conexión directa "host-to-host" con su banco, lo que significa que los pagos internacionales pueden realizarse desde el mismo portal de pagos utilizado para Bacs.
"Inclinaron la balanza con esta oferta adicional, ya que un enlace directo de host a host de RBS fue música para nuestros oídos", afirma Rob. "Significaba que no sólo podíamos hacer funcionar el Bacs del Reino Unido, sino que también podíamos ser más eficientes con nuestros pagos al extranjero".
Rob Leech, Colegio Imperial de Londres
La solución automatizada elimina los errores de tecleo y reduce el fraude mediante el cifrado de los datos y la autenticación multifactorial. También hay una mejor visibilidad de los pagos internacionales y AccessPay permite una clara segregación de funciones.
El Imperial College ha trasladado todos sus pagos, que antes se realizaban a través del portal bancario, a la conexión host-to-host de RBS, Bankline Direct. Rob dijo: "Lo vemos como una solución espejo de Bacs y nos gusta porque significa que con AccessPay sólo necesitamos una forma de trabajar".
Con la segunda fase en marcha en 2020, la universidad se dirigió a los Estados.
Fase 3: Vivir en América: una forma mejor de hacer los pagos domésticos
La universidad paga más a los proveedores estadounidenses que a los de cualquier otro país, de hecho, alrededor de 50% de su volumen de transacciones internacionales va a parar a Estados Unidos. Sin embargo, pagar a los proveedores estadounidenses a través de un banco con sede en el Reino Unido les costaba entre 40.000 y 50.000 libras esterlinas al año en gastos de transacción. Tenían una cuenta en el Citizens Bank de Estados Unidos, un remanente de la necesidad histórica de emitir cheques a los proveedores; y así surgió una idea.
Rob explica: "Miramos cuánto cuesta hacer un pago electrónico nacional de EE.UU. a EE.UU. y era de centavos, un poco como hacer un pago rápido en el Reino Unido, no cuesta casi nada. Así que queríamos una solución que nos permitiera pagar a nuestros proveedores estadounidenses desde nuestra cuenta de Citizens".
Después de haber contactado directamente con el banco hace un par de años sin éxito, se encargó a AccessPay que ampliara el proyecto de host a host para crear una nueva conexión directa con el Citizens Bank. Explicando los escollos del enfoque DIY, dijo: "No teníamos experiencia en trabajar con el sector bancario estadounidense, que funciona de forma diferente al nuestro, y la diferencia de tiempo lo hacía difícil".
El proyecto AccessPay se describe como un "nuevo y audaz trabajo" que ahorrará cientos de miles de libras al Imperial College de Londres y que está previsto que entre en funcionamiento a mediados de 2021. Rob finalizó: "Estáis añadiendo más valor a nuestra propuesta y estamos construyendo juntos una huella global".
Ryan Harris, Ejecutivo de Ventas Corporativas de AccessPay, dijo: "El proyecto en curso con el Imperial College de Londres es un ejemplo perfecto de cómo AccessPay puede preparar un negocio para el futuro. El valor que va a aportar la conectividad con su banco estadounidense es algo que todas las universidades deberían tener en cuenta".