Ayudar al Consejo de Argyll y Bute a procesar las nóminas y a recaudar los impuestos municipales a través de la domiciliación bancaria

Consejo de Argyll y Bute es uno de los 32 consejos de autoridad unitaria de Escocia, cuya administración abarca la segunda mayor superficie de todos los consejos escoceses. Al manejar una gran cantidad de dinero público y financiar servicios importantes a diario, era primordial contar con procesos de pago seguros, sólidos y conformes.

El plazo de SHA-2

Sin embargo, cuando Bacs anunció sus planes de actualizar a certificados SHA-2 y retirar la compatibilidad con los protocolos de conexión más antiguos para el 13 de junio de 2016, Argyll & Bute simplemente no podía permitirse que surgiera ningún problema con el procesamiento de los impuestos municipales, las prestaciones, los pagos a proveedores y los pagos de nóminas.

Así que se encontraron en el mercado con una solución que pudiera proporcionar una conectividad segura con Bacs. La plataforma debía ser fácil de usar, eficiente y contener los estrictos flujos de trabajo de aprobación para comprobar y enviar múltiples archivos de pago.

"Las funciones de usuario designado de AccessPay son muy útiles para nosotros como ayuntamiento. El hecho de que haya diferentes niveles; algunos usuarios pueden tener acceso a todos los tipos de archivos, mientras que otros usuarios sólo tienen acceso a un tipo de archivo, encaja bien con la forma en que trabajamos en Argyll and Bute"

Velocidad a valor

Dado que el proyecto era de tan alta prioridad para el Consejo de Argyll & Bute para garantizar la contingencia operativa antes de la fecha límite del SHA-2 de Bacs, era esencial un proceso de implementación corto y sin complicaciones. Esto se debe a que las implicaciones de cualquier contratiempo o tiempo de inactividad podrían haber afectado a la vida de miles de personas.

La configuración requirió una conectividad segura de Bacs para 12 usuarios, vinculada a 11 números de usuario de servicio diferentes, con la capacidad de procesar 14 tipos de archivos diferentes en cualquier momento, con la recuperación automatizada de AUDDIS para los cobros por domiciliación bancaria. Todo esto se entregó en cuestión de semanas.

"Una característica absolutamente destacada de AccessPay es la gente. Todas las personas con las que he tratado en AccessPay están muy bien informadas... la calidad y la velocidad de respuesta están por encima de cualquier empresa con la que trato".

Por lo general, recibimos una respuesta a una consulta de asistencia en menos de una hora, a veces en diez minutos. Y no se trata de una respuesta automatizada, sino de un humano real que está muy dispuesto a ayudar". Ken Wong, administrador del sistema de ingresos, Argyll & Bute

Además de ganar en rapidez y valor, la propia plataforma debía aportar una gran eficiencia al equipo de Argyll & Bute.
La plataforma de conectividad bancaria de AccessPay recompensó a su personal con más tiempo para centrar las horas de trabajo en tareas que van más allá de la tramitación y el trabajo con los archivos de pago; esto permitió al personal recuperar horas de valioso tiempo con un proceso automatizado que no sólo es más rápido, sino mucho más seguro.

Mitigar el riesgo

Al tratarse de una organización del sector público, el cumplimiento de diversas leyes y normativas era también un objetivo importante para el equipo. Mientras que antes procesaban manualmente los datos con fines de auditoría y pasaban días documentando meses y meses de detalles de archivos antiguos, el rastro de papel automatizado de AccessPay permitía descargar toda la información histórica necesaria en cuestión de minutos.

"El sistema en sí es rápido y sencillo. El hecho de que AccessPay tenga un registro de auditoría que indica exactamente qué se ha transmitido, cuándo y por qué importe, ha resultado muy útil. Normalmente nos llevaría bastante tiempo sacar los archivos e iniciar ese proceso, así que eso nos ha ahorrado mucho tiempo".

Otro beneficio clave para la seguridad de Argyll & Bute fue la capacidad de definir múltiples etapas de autorización a través de la propia plataforma, con una clara segregación de funciones para que el personal superior pudiera mantener el control de quién podía ver qué y cuándo; lo que fue particularmente útil para tratar información sensible como los beneficios y la nómina.

Este nivel de control no sólo dio al personal la tranquilidad de que sus procesos eran sólidos, sino que también supuso un importante ahorro de tiempo, ya que el personal ya no pasaba mucho tiempo buscando los archivos que necesitaba comprobar o aprobar.