La Universidad de Bradford moderniza su función financiera con AccessPay para procesar sin problemas las nóminas y las matrículas

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"Hacerlo bien es una gran responsabilidad: estamos tramitando adeudos directos que son un requisito legal y cientos de sueldos".

Ben Petty, director de operaciones financieras de la Universidad de Bradford

Como antiguo gestor de nóminas, Ben Petty comprende la importancia de utilizar un conector bancario digital como AccessPay. El director de operaciones financieras de la Universidad de Bradford gestiona cuatro equipos que incluyen las nóminas y las cuentas por cobrar. AccessPay ha ayudado a ambas funciones a actualizarse, con una transición fluida desde su proveedor actual.

Dijo: "No tenemos ningún problema con AccessPay. La plataforma es intuitiva y eso nos conviene".

 

 

¿Para qué utiliza AccessPay el equipo financiero?

AccessPay permite a la Universidad de Bradford realizar 1.600 pagos de salarios a través de Bacs al mes. El pequeño equipo carga los archivos de pago en tres ejecuciones a través de la solución de software AccessPay Bacs.

Los pagos de las cuentas por cobrar incluyen los débitos directos de las matrículas, que Ben describe como "el núcleo" de su financiación. Los cobros mensuales oscilan entre 7.000 y 30.000 libras. Por otra parte, las cuentas por pagar utilizan AccessPay para los pagos a proveedores, que se procesan semanalmente y en distintos volúmenes.

 

¿Cuál fue su catalizador para el cambio?

En 2017, llegó el momento de modernizar la función financiera de la universidad para que se basara en la nube. En lugar de utilizar un ordenador local para procesar los pagos, querían flexibilidad, una mejor experiencia de usuario y medidas de seguridad adicionales. El software de Bacs estaba "muy anticuado en cuanto a su aspecto y los problemas de compatibilidad con el sistema operativo estaban consumiendo el tiempo del equipo interno de TI".

Ben dijo: "Habíamos utilizado nuestro anterior proveedor durante mucho tiempo, pero nos insistieron en una costosa actualización, ya que una actualización de seguridad significaba que la antigua plataforma ya no era compatible. Lo primero que supimos fue un correo electrónico muy largo con muchos resaltados en rojo: parecía que nos estaban desahuciando y no nos gustaba ese enfoque."

El equipo decidió investigar el mercado y, tras comparar tres proveedores, se puso en marcha con AccessPay a principios de 2018. "La implementación fue realmente sencilla, no podría haber sido más fácil", afirma Ben.

Ben Petty, Director de Operaciones Financieras

¿Por qué AccessPay era la solución FinTech adecuada para usted?

AccessPay conecta los sistemas administrativos de finanzas y nóminas de la Universidad de Bradford con el banco Lloyds. El nuevo sistema no sólo es asequible, sino que se adapta a sus necesidades. Por ejemplo, AccessPay incorporó una forma de que una segunda persona de su equipo comprobara y aprobara los archivos de pago antes de su presentación.

"Esto era muy importante porque añade una medida de seguridad adicional, pero también es flexible, por lo que puede evitarse si tenemos problemas de recursos", explica Ben. "Cuando se produjo la pandemia, esa flexibilidad incorporada fue una gran bendición, porque sólo teníamos dos empleados con lectores de tarjetas inteligentes, así que si no podían trabajar, podíamos seguir pagando los salarios de nuestro personal".

 

¿Cuál es la principal ventaja de utilizar AccessPay?

"Lo que hace que AccessPay esté a la altura es la atención al clienteque es brillante", informa Ben. Describe cómo el equipo de soporte acudió al rescate fuera de horario en 2019 cuando una actualización interna de Windows había causado problemas con su certificado HSM.

"El equipo informático de la universidad no estaba disponible y nos entró el pánico porque teníamos que pagar las nóminas. Aunque no se trataba de un problema de AccessPay, llamamos al equipo de asistencia con la esperanza de que pudieran darnos algún consejo y, de hecho, tomaron el control a distancia y lo solucionaron por nosotros. Les agradecí mucho su ayuda: sólo gracias a ellos pudimos pagar a nuestro personal a tiempo".

Ben también alaba el enfoque proactivo del equipo de atención al cliente de AccessPay, que envía regularmente actualizaciones de las versiones e informes de progreso por correo electrónico.

 

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