ITV ahorra 25 horas a la semana en la gestión de las operaciones bancarias de la empresa con AccessPay

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"ITV utiliza la función de gestión de efectivo de AccessPay todo el día, todos los días".

Karen Fagan, Directora de Operaciones de Tesorería

Como entidad global, el equipo de finanzas y tesorería de ITV supervisa miles de nóminas, proveedores y transacciones de talento cada mes. Al operar con rapidez y precisión, el equipo de ITV necesitaba una solución de banca corporativa para apoyar el crecimiento de su negocio, para manejar mejor los pagos y las operaciones de gestión de efectivo.

Al trabajar con AccessPay ITV has been able to manage both international transaction processing, as well as cash visibility across several hundred subsidiaries, without scaling headcount. The AccessPay platform enables the finance and treasury team to manage cash and payments across 300 entities in 20 different counties, by connecting to more than 10 banks via the Red SWIFT.

The benefits are three-fold, enabling ITV to seamlessly manage straight-through processing of payments, whilst providing bank connectivity that improves cash visibility and bank reconciliation capabilities. The finance transformation project was led by ITV’s Head of Treasury Operations, Karen Fagan. The team has fully embraced the change in technology, using AccessPay’s cash management tool ‘all day, everyday.’

 

El catalizador del cambio

A medida que ITV pasaba de ser una emisora tradicional del Reino Unido a una operación global, su función financiera también necesitaba evolucionar para satisfacer los requisitos cambiantes del negocio. En 2015, Karen se dio cuenta de que, para apoyar la transición de la empresa, la transformación digital tenía que estar en primera línea.

Esto significaba que el equipo necesitaba una flexibilidad significativamente mayor que la que le ofrecían sus soluciones anteriores; desde el nivel de integración entre sus sistemas financieros centrales y su patrimonio bancario, hasta el grado de centralización requerido para mejorar la eficiencia en todo el equipo, lo que esencialmente podría liberar al personal de los procesos manuales de reintroducción de datos para realizar tareas de mayor valor añadido.

Cuando el anterior contrato con el proveedor de ITV llegaba a su fin, Karen aprovechó la oportunidad de transformar las operaciones financieras y de tesorería en ITV, y comenzó a buscar una nueva solución de banca corporativa que pudiera ofrecer las funcionalidades que el equipo necesitaba para ser más eficiente, rentable y con menor riesgo.

El objetivo era centralizar varias funciones financieras, como la nómina procesamiento, pagos a proveedores, pagos de tesorería y gestión de efectivo.

"Nos pareció una oportunidad ideal para ver qué más había por ahí y qué soluciones mejores podíamos encontrar".

 

Procesamiento de pagos con AccessPay

Al centralizar el enlace entre los sistemas ERP, TMS y HCM de ITV con su patrimonio bancario corporativo a través de AccessPay, sus equipos de finanzas y tesorería ahorran ahora entre 4 y 5 horas al día, simplemente eliminando la entrada de datos manual repetitiva de su carga de trabajo. Son 25 horas a la semana.

La plataforma AccessPay procesa simultáneamente pagos en más de 20 países para ITV, proporcionando acceso a múltiples esquemas de pago a través de una sola plataforma - incluyendo BACS, Faster Payments, SWIFT, SEPA y ACH. Esto sustituye la necesidad de introducir los datos manualmente a través de los portales bancarios en línea, lo que permite ahorrar tiempo y dinero para que el equipo pueda centrarse en tareas más analíticas y estratégicas.

Para una organización de alto perfil como ITV, la seguridad y el cumplimiento de las normas son también absolutamente primordiales para mantener su reputación. Con AccessPay, el equipo puede cumplir con estrictos requisitos de seguridad para mitigar el riesgo tanto de fraude como de error. No sólo a través de las capacidades de procesamiento directo, sino a través de la seguridad de grado bancario que está integrada en su solución; desde el enmascaramiento de datos y la encriptación, hasta un enfoque controlado y de paredes para las aprobaciones. La auditoría también es más fácil, con un claro rastro de papel y otras capacidades de auditoría disponibles para apoyar a ambos equipos.

"Nos pareció un cambio muy sencillo".

 

https://youtu.be/j_WEBlHFrMo:

https://youtu.be/j_WEBlHFrMo: este archivo de vídeo j_WEBlHFrMo fue transcrito automáticamente por Sonix con el los mejores algoritmos de conversión de voz a texto. Esta transcripción puede contener errores.

Orador1:
Soy Karen Fagan, jefa de operaciones de tesorería en ITV. Estábamos llegando al final de nuestro contrato con nuestro anterior proveedor de pagos, así que nos pareció una oportunidad ideal para ver qué más había, qué soluciones podíamos encontrar en ese momento. Nos invitaron a una cumbre de pagos con Swift, donde Access Pay estaba mostrando su nueva oferta. Y fue eso lo que realmente nos animó a hablarles más. Lo que más nos atrajo de la solución de access pay fue la visión que tenían del software. Su entusiasmo por la gestión del efectivo. No era sólo un sistema de pago. Era un sistema que podía hacer mucho más. Así que cuando llegas por la mañana, literalmente entras y sabes exactamente cuánto efectivo tienes en el grupo. No sólo podíamos ver que los pagos se habían enviado al banco. Podíamos recibir confirmaciones del banco. También podíamos gestionar nuestro efectivo. Estoy mucho más unido. Actualmente, Process es la principal herramienta que utilizamos para los pagos en todo el grupo. Así que todas nuestras nóminas, nuestros proveedores, nuestros artistas, nuestro talento, todo se paga a través de la solución de pago de acceso. No se trata sólo de hacer BACS, sino de hacer pagos internacionales, pagos más rápidos, superpagos. No tuvimos que hacer muchos cambios en el backend. Así que los archivos de pago que enviábamos a nuestro antiguo proveedor, podíamos enviar esos mismos archivos. Así que nos pareció un cambio muy sencillo. Es realmente fácil de usar, rápido, sin solución de problemas, y realmente hizo una diferencia para nosotros. Así que Access Pay nos ayudó a abordar una serie de requisitos que el equipo de ciberseguridad de ITV tenía, en particular, mantener nuestros archivos seguros.

Orador1:
Así que lo que teníamos que hacer era asegurarnos de que todos los archivos de pago procedentes de nuestros sistemas backend estuvieran codificados. Así que con la ayuda de Access Pay, hemos sido capaces de hacer eso. Así que todos nuestros archivos de pago están ahora encriptados p-gp, lo que, por supuesto, significa que esos archivos no pueden ser manipulados en el camino. Así que eso fue muy importante para nosotros, importante para el equipo de seguridad de datos en ITV. Definitivamente ha hecho una diferencia. Los procesos son mucho más ágiles y el equipo ha podido asumir más tareas de valor añadido y tareas adicionales de diferentes partes de la Tesorería. Gracias a ello, somos un equipo más eficiente. Una de las ventajas de ser un cliente activo de pago es el hecho de que te invitan a algunos eventos realmente buenos. Tienes la oportunidad de conocer a tus compañeros, de oír hablar de nuevas tecnologías y de tus iniciativas. Uno de los eventos a los que asistiremos próximamente es la sesión de Swift GPI, que trata sobre los pagos transfronterizos para poder hacer un seguimiento de los mismos. Así que todo esto es muy bueno para ayudar a gestionar el capital de trabajo. Hemos asistido a unos cuantos eventos de este tipo que han sido realmente clave para conocer el futuro de la gestión del efectivo y cómo podemos sacar lo mejor de esos sistemas y soluciones. Así que recomendaríamos access pay a nuestros colegas y ya lo hemos hecho. Es un sistema muy intuitivo y fácil de usar. Definitivamente tenemos una muy buena relación de trabajo con el equipo de access pay. Definitivamente va a ser un proveedor de software principal para nosotros durante mucho tiempo, esperamos, y podemos ver muchos más beneficios.

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Una solución global de gestión de efectivo

Nuestro gestión del efectivo La solución también se adaptaba a la nueva forma de trabajar de ITV, centralizando todos sus bancos y numerosas cuentas en varios países.

En lugar de depender de procesos que requieren mucho tiempo, ITV dispone ahora de una visibilidad automática de su posición de tesorería en todo el grupo, con acceso a los saldos diarios e intradiarios, así como a los extractos bancarios automatizados para facilitar la conciliación posterior.

 "Te conectas y sabes exactamente cuánto efectivo tienes en el grupo. Podemos ver, no sólo los pagos que se han realizado, sino también recibir confirmaciones del banco. A medida que llegan los MT942 a lo largo del día, nuestra posición se actualiza, por lo que es una parte realmente fundamental de la gestión del efectivo".

 

Mejorar la conciliación

Otra función útil para ITV son las mejoras que aporta a sus procesos de conciliación, ya que al conectarse a la red SWIFT a través de AccessPay, la conciliación es 95% más rápida.

"AccessPay nos ayuda a conseguir visibilidad en todas nuestras regiones al vincular todos nuestros bancos mediante MT940, a todos los bancos a los que enviaremos extractos diarios. A partir de ahí, podemos ver todos los movimientos y agrupar las cuentas bancarias por bancos o por divisas.

También podemos etiquetar por tipo de cuenta, lo que nos da una visión real de dónde está el efectivo y para qué se necesita. La plataforma nos ayuda a entender dónde está el efectivo y dónde están los cuellos de botella".

Estamos orgullosos de tener una asociación tan duradera con ITV que abarca 6 años y sigue. Al mismo tiempo que proporcionamos con éxito las soluciones para apoyar el crecimiento y la transformación de sus operaciones financieras y de tesorería, ITV ha correspondido con el valor de AccessPay; habiendo tenido una valiosa aportación en nuestra propia hoja de ruta de desarrollo, junto con muchos otros clientes.

 

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