Mejorar la visibilidad del efectivo y la automatización de los pagos en el sector jurídico

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"AccessPay me da una flexibilidad adicional a la hora de aprobar los pagos porque puedo liberarlos de forma segura a través de mi móvil. Esto, para mí, es enorme en un mundo post-pandémico".

Director Financiero del Reino Unido

Este bufete de abogados multinacional ha adoptado la automatización de los pagos para mejorar la eficiencia, la seguridad y reducir el riesgo de errores manuales entre sus ocupados equipos financieros globales... 

La empresa, que realiza más de 20.000 transacciones al mes, procesa varios tipos de pagos a través de AccessPay, incluidos los pagos de nóminas y de proveedores a través de Bacsgrandes pagos a través de CHAPS y Transacciones SEPA a los clientes europeos.

La capacidad de agilizar los procesos operativos, de forma precisa y segura, ha sido primordial para este bufete de los 10 mejores del mundo, ya que el volumen de transacciones sigue creciendo.

 

El bufete tiene oficinas corporativas en 28 países

 

Desde 2015, nuestra plataforma de software financiero ha añadido la automatización de los siguientes procesos para ellos:

  • Transferencia del dinero de los clientes desde el sistema Elite ERP
  • Automatización del pago a proveedores
  • Nómina para los empleados del Reino Unido: desde SAP a través de Bacs
  • Realizar pagos SEPA a NatWest, HSBC e ING
  • Enviar y recibir declaraciones de todos los bancos

AccessPay también atiende a las peticiones específicas del sector legal, como la segregación de la visibilidad entre los pagos de los socios y otros.

We are proud to support one of the largest law firms in the world which has more than 4,000 staff working across all major sectors and disciplines. To explain the difference that AccessPay makes, we chatted to one of their UK-based finance managers.

 

Q&A

¿Cuántas personas trabajan en su equipo y dónde están ubicadas?

En el Reino Unido tengo cinco personas que liberan SWIFT y Bacs archivos día a día, y otras 26 personas forman parte del equipo con sede en la India.

 

¿Qué le parece el proceso de utilización de AccessPay?

Life is much easier with AccessPay. It’s straightforward to set up and then just one click and it’s done. The system flags anything that needs attention so you can refer back to AccessPay, or if it’s not flagged then you know it’s an issue with the bank.

Me da mucha flexibilidad adicional porque, incluso si se corta Internet, puedo entrar en AccessPay a través de mi teléfono y liberar los pagos. Eso, para mí, es enorme.

 

¿Cómo se utiliza el sistema?   

On average my team process more than 20,000 transactions a month – worth upwards of £100m. The UK team are in the system all day as we automatically send and receive payment files to AccessPay every 20 minutes. Around 99% of these transactions are approved with no further action required.

Los pagos de hasta 20.000 libras esterlinas se realizan directamente y todo lo que supera esa cantidad se somete a una comprobación secundaria integrada en el sistema. Esto nos tranquiliza un poco al saber que no estamos liberando grandes sumas sin que se verifiquen.

Aunque ahora tenemos suficiente confianza en el sistema como para plantearnos aumentar ese límite.

 

AccessPay actúa como pasarela SWIFT para el bufete de abogados

 

¿Cuál es la característica única que le gusta de AccessPay?

Usted es nuestro SWIFT gateway and our voice into the payments network, which is very important. My favourite feature is the ease of releasing SWIFT payments – you click on it, see it, submit it and then it’s gone. It’s the speed which is a real gamechanger.

We did a test on the speed one day by dropping a file into AccessPay and timing how long it took the other side to confirm those funds. It was within three minutes. Again that’s massive because it means we can get through so many more payments.

 

¿Cómo ha visto evolucionar a los equipos financieros durante su carrera? ¿Cómo ha influido la tecnología?

Personally, I’ve learned there’s a whole new world out there in terms of automation and what is possible. Historically, legal firms were very paper-centric and required a partner to physically sign-off payments before they were keyed into a system and passed along the process.

The sector has come such a long way since I started 35 years ago. Back then it meant employing cashiers to type in amounts and chase partners round the office to get signatures. Euros didn’t exist and we had to convert currencies manually.

Gracias a la tecnología, la mayoría de las tareas manuales de finanzas y tesorería pueden automatizarse, reduciendo de forma segura el número de puntos de contacto físicos que necesita un equipo.

 

El antiguo sector del papel evoluciona gracias a las FinTech

 

If someone had said this to me back in 1987 I would have thought ‘there’s no future in this job’ but there is a future, it’s just a different way of working. Using a cloud-based platform like AccessPay means we can digitally send and approve payments in a matter of seconds and get real-time cash visibility across multiple jurisdictions.

It’s been a learning curve as we have gone from cashiers to finance analysts, really understanding the structure of things like SWIFT payments. This way of working has given the whole team a much more in-depth knowledge of the payment space and infrastructure.

 

¿Cómo cree que se utilizará AccessPay en el bufete internacional en el futuro?

AccessPay has a part to play in us continuing to be a global player. The goal is for all our offices around the world to use one platform. This would include a cash management tool with visibility into different currencies.

Por lo tanto, no importa a qué lugar del mundo se dirija ese pago, y sea cual sea la divisa, llegará allí a través de AccessPay.

 

Por último, ¿recomendarías la plataforma AccessPay a otros despachos de abogados?

Bueno, no a nuestros competidores directos, porque no querríamos darles esa ventaja (risas).

 

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