Mejorar la visibilidad del efectivo y la automatización de los pagos en el sector jurídico

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"AccessPay me da una flexibilidad adicional a la hora de aprobar los pagos porque puedo liberarlos de forma segura a través de mi móvil. Esto, para mí, es enorme en un mundo post-pandémico".

Director Financiero del Reino Unido

Este bufete de abogados multinacional ha adoptado la automatización de los pagos para mejorar la eficiencia, la seguridad y reducir el riesgo de errores manuales entre sus ocupados equipos financieros globales... 

La empresa, que realiza más de 20.000 transacciones al mes, procesa varios tipos de pagos a través de AccessPay, incluidos los pagos de nóminas y de proveedores a través de Bacsgrandes pagos a través de CHAPS y Transacciones SEPA a los clientes europeos.

La capacidad de agilizar los procesos operativos, de forma precisa y segura, ha sido primordial para este bufete de los 10 mejores del mundo, ya que el volumen de transacciones sigue creciendo.

El bufete tiene oficinas corporativas en 28 países

 

Desde 2015, nuestra plataforma de software financiero ha añadido la automatización de los siguientes procesos para ellos:

  • Transferencia del dinero de los clientes desde el sistema Elite ERP
  • Automatización del pago a proveedores
  • Nómina para los empleados del Reino Unido: desde SAP a través de Bacs
  • Realizar pagos SEPA a NatWest, HSBC e ING
  • Enviar y recibir declaraciones de todos los bancos

AccessPay también atiende a las peticiones específicas del sector legal, como la segregación de la visibilidad entre los pagos de los socios y otros.

Estamos orgullosos de apoyar a uno de los mayores bufetes de abogados del mundo, que cuenta con más de 4.000 empleados que trabajan en los principales sectores y disciplinas.

Para explicar la diferencia que supone AccessPay, charlamos con uno de sus responsables financieros en el Reino Unido.

¿Cuántas personas trabajan en su equipo y dónde están ubicadas?

En el Reino Unido tengo cinco personas que liberan SWIFT y Bacs archivos día a día, y otras 26 personas forman parte del equipo con sede en la India.

¿Qué le parece el proceso de utilización de AccessPay?

La vida es mucho más fácil con AccessPay.

Es fácil de configurar y, con un solo clic, ya está hecho. El sistema señala cualquier cosa que necesite atención para que pueda remitirse a AccessPay, o si no se señala, sabrá que se trata de un problema con el banco.

Me da mucha flexibilidad adicional porque, incluso si se corta Internet, puedo entrar en AccessPay a través de mi teléfono y liberar los pagos. Eso, para mí, es enorme.

¿Cómo se utiliza el sistema?   

De media, mi equipo procesa más de 20.000 transacciones al mes, por un valor superior a los 100 millones de libras.

El equipo del Reino Unido está en el sistema todo el día, ya que enviamos y recibimos automáticamente archivos de pago a AccessPay cada 20 minutos. Alrededor de 99% de estas transacciones se aprueban sin necesidad de realizar ninguna otra acción.

Los pagos de hasta 20.000 libras esterlinas se realizan directamente y todo lo que supera esa cantidad se somete a una comprobación secundaria integrada en el sistema. Esto nos tranquiliza un poco al saber que no estamos liberando grandes sumas sin que se verifiquen.

Aunque ahora tenemos suficiente confianza en el sistema como para plantearnos aumentar ese límite.

AccessPay actúa como pasarela SWIFT para el bufete de abogados

 

¿Cuál es la característica única que le gusta de AccessPay?

Usted es nuestro SWIFT y nuestra voz en la red de pagos, que es muy importante.

Mi característica favorita es la facilidad para liberar los pagos de SWIFT: haces clic en él, lo ves, lo envías y ya está. La velocidad es lo que realmente cambia el juego.

Un día hicimos una prueba de velocidad introduciendo un archivo en AccessPay y calculando el tiempo que tardaba la otra parte en confirmar los fondos. No pasaron más de tres minutos.

De nuevo, esto es enorme porque significa que podemos realizar muchos más pagos.

¿Cómo ha visto evolucionar a los equipos financieros durante su carrera? ¿Cómo ha influido la tecnología?

Personalmente, he aprendido que hay todo un mundo nuevo en términos de automatización y lo que es posible.

Históricamente, los bufetes de abogados estaban muy centrados en el papel y requerían que un socio firmara físicamente los pagos antes de introducirlos en un sistema y transmitirlos a lo largo del proceso.

El sector ha avanzado mucho desde que empecé hace 35 años.

Por aquel entonces, había que emplear a cajeros para que teclearan los importes y persiguieran a los socios por la oficina para que firmaran. Los euros no existían y teníamos que convertir las divisas manualmente.

Gracias a la tecnología, la mayoría de las tareas manuales de finanzas y tesorería pueden automatizarse, reduciendo de forma segura el número de puntos de contacto físicos que necesita un equipo.

El antiguo sector del papel evoluciona gracias a las FinTech

 

Si alguien me hubiera dicho esto en 1987 habría pensado "este trabajo no tiene futuro", pero sí lo tiene, sólo que es una forma diferente de trabajar.

El uso de una plataforma basada en la nube como AccessPay significa que podemos enviar y aprobar digitalmente los pagos en cuestión de segundos y obtener visibilidad de efectivo en tiempo real en múltiples jurisdicciones.

Ha sido una curva de aprendizaje, ya que hemos pasado de cajeros a analistas financieros, entendiendo realmente la estructura de cosas como los pagos SWIFT.

Esta forma de trabajar ha proporcionado a todo el equipo un conocimiento mucho más profundo del espacio y la infraestructura de los pagos.

¿Cómo cree que se utilizará AccessPay en el bufete internacional en el futuro?

AccessPay tiene un papel que desempeñar para que sigamos siendo un actor global.

El objetivo es que todas nuestras oficinas del mundo utilicen una sola plataforma. Esto incluiría una herramienta de gestión de efectivo con visibilidad en diferentes monedas.

Por lo tanto, no importa a qué lugar del mundo se dirija ese pago, y sea cual sea la divisa, llegará allí a través de AccessPay.

Por último, ¿recomendarías la plataforma AccessPay a otros despachos de abogados?

Bueno, no a nuestros competidores directos, porque no querríamos darles esa ventaja (risas).