21η Αυγ 2020

4 βήματα για τη συμμόρφωση με τον νέο κανονισμό FCA

Η FCA και άλλες ρυθμιστικές αρχές ενισχύουν τους ελέγχους των επιχειρήσεων γύρω από τα μετρητά ως απάντηση στις πρόσφατες αποτυχίες στις διαδικασίες διαχείρισης κινδύνου που ήρθαν στο φως κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19.

Η κατάρρευση της καταναλωτικής δαπάνης κατά το τελευταίο τρίμηνο οδήγησε σε σημαντική μείωση των εσόδων πολλών επιχειρήσεων, γεγονός που οδηγεί σε ανησυχίες ότι περισσότερες από μία επιχειρήσεις μπορεί να χρεοκοπήσουν στο εγγύς μέλλον.

Έχοντας κατά νου αυτό το χειρότερο σενάριο, η FCA παρενέβη με νέο κανονισμό για να διασφαλίσει ότι οι πελάτες προστατεύονται επαρκώς, απαιτώντας από τις επιχειρήσεις να διαχωρίζουν τα κεφάλαια των πελατών τους από τα δικά τους κεφάλαια. Αυτός ο διαχωρισμός των χρημάτων των πελατών αποσκοπεί στην προστασία τους από τη λανθασμένη χρήση τους από τις προβληματικές επιχειρήσεις για την υποστήριξη των λειτουργικών τους ταμειακών αναγκών.

Η FCA έχει επικεντρωθεί ιδιαίτερα στα ιδρύματα πληρωμών (PIs) και στους εκδότες ηλεκτρονικού χρήματος (EMIs), οι οποίοι διαχειρίζονται χρήματα πελατών.
Όπως κάθε κανονισμός, το περίγραμμα της FCA είναι μακροσκελές και περίπλοκο, γι' αυτό και το απλοποιήσαμε στα τέσσερα βασικά πράγματα που πρέπει να κάνετε για να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με τη νέα προσέγγιση της FCA.

(Αποποίηση ευθυνών: Αυτό δεν αποτελεί νομική συμβουλή και συνιστούμε να συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο για να διασφαλίσετε τη ρύθμιση στη δική σας εταιρεία. Αυτό το ιστολόγιο έχει απλώς ως στόχο να παράσχει βασικά συμπεράσματα και ιδέες για τα επόμενα βήματα).

1. Διασφάλιση

Τι σημαίνει αυτό; Οι κανόνες της FCA αναφέρουν ότι τα PI και τα EMI πρέπει να διατηρούν τα χρήματα των πελατών χωριστά από τα δικά τους λειτουργικά μετρητά. Πρέπει επίσης να είναι σε θέση να αποδείξουν ότι τα κεφάλαια των πελατών αναγνωρίζονται κατάλληλα και διαχωρίζονται από τα κεφάλαια της επιχείρησης.

Τι μπορείτε να κάνετε; Θα πρέπει να έχετε ξεχωριστούς τραπεζικούς λογαριασμούς για τα χρήματα των πελατών και τα κεφάλαια της επιχείρησής σας και να τα παρακολουθείτε στο σύστημα ERP, το λογιστήριο ή το σύστημα back-office. Θα πρέπει να πραγματοποιείται καθημερινή συμφωνία των "χρημάτων πελατών" και των "περιορισμένων", έναντι των "ιδίων κεφαλαίων" και των "λογαριασμών της επιχείρησης" και να τηρείται ως αποδεικτικό στοιχείο για να αποδεικνύεται ότι διασφαλίζετε τον κατάλληλο διαχωρισμό και την προστασία των κεφαλαίων των πελατών.

2. Διαχείριση προληπτικού κινδύνου

Τι σημαίνει αυτό; Οι κανόνες της FCA αναφέρουν ότι μια επιχείρηση πρέπει να διασφαλίζει ότι το ποσό που απεικονίζει στην "εσωτερική συμφωνία χρημάτων πελατών" ως "πόρο χρημάτων πελατών" είναι ίσο με το συνολικό υπόλοιπο των "τραπεζικών λογαριασμών πελατών". Η επιχείρηση πρέπει να τηρεί τα αρχεία της έτσι ώστε να είναι σε θέση να υπολογίζει αμέσως το συνολικό ποσό των χρημάτων πελατών που πρέπει να κατέχει για κάθε πελάτη.

Τι μπορείτε να κάνετε; Πρέπει να πραγματοποιούνται και να επανεξετάζονται καθημερινά οι τραπεζικές συμφωνίες που καλύπτουν όλους τους τραπεζικούς λογαριασμούς με χρήματα πελατών, με αποδεικτικά στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι οι επανεξετάσεις πραγματοποιήθηκαν. Κάθε τέτοια συμφωνία θα πρέπει να αναφέρεται στην αξία των χρημάτων των λογαριασμών πελατών ανά πελάτη, όπως περιγράφεται στο βασικό σύστημα καταγραφής της επιχείρησης.

Στην περίπτωση πελατών με κεφάλαια σε πολλαπλούς τραπεζικούς λογαριασμούς, τα σύνολα για κάθε λογαριασμό πρέπει να αθροίζονται σε έναν αριθμό, ο οποίος μπορεί να διασταυρωθεί με την αξία που τηρείται στο σύστημα καταγραφής της επιχείρησης.

3. Οικονομικό έγκλημα και Διακυβέρνηση & Εποπτεία

Τι σημαίνει αυτό; Η FCA υπενθυμίζει στα ανώτερα στελέχη των επιχειρήσεων ότι αναμένεται να έχουν εποπτεία - και να παρέχουν αποδείξεις ότι γνωρίζουν - την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης και τις βασικές κινήσεις κεφαλαίων που εισέρχονται και εξέρχονται.

Τι μπορείτε να κάνετε; Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να λάβουν μέτρα για να εξαλείψουν τα τυφλά σημεία στις διαδικασίες τους, όπου μπορεί να προκύψουν σφάλματα - ιδίως, η χειροκίνητη μεταφορά δεδομένων πληρωμών και οικονομικών στοιχείων μεταξύ των συστημάτων back-office και των τραπεζών. Με την αυτοματοποίηση της κίνησης των δεδομένων από και προς τις τράπεζές τους και με την ύπαρξη των δεδομένων αυτών σε ένα εκτελεστικό ταμπλό, η επιχείρηση μπορεί να εξαλείψει τον κίνδυνο αθώων σφαλμάτων , να ελαχιστοποιήσει τις ευκαιρίες για εγκληματίες να διαπράξουν απάτη και να παρουσιάσει στοιχεία για την επανεξέταση των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων.

4. Διαχείριση αρχείων & υποβολή εκθέσεων

Τι σημαίνει αυτό; Τέλος, οι κανόνες της FCA αναφέρουν ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να γνωρίζουν τον ακριβή αριθμό και την αξία των πληρωμών που πραγματοποιούνται μέσω κάθε καναλιού πληρωμών και νομίσματος. Πρέπει επίσης να τηρούν αρχείο της μεθόδου εξουσιοδότησης που χρησιμοποιήθηκε κατά την εκτέλεση αυτών των πληρωμών. Επιπλέον, για τους έμμεσους τραπεζικούς συμμετέχοντες, οι επιχειρήσεις πρέπει να παρέχουν τις εκθέσεις ενδοημερήσιας ρευστότητας σύμφωνα με την Επιτροπή Τραπεζικής Εποπτείας της Βασιλείας (BCBS).

Τι μπορείτε να κάνετε; Βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληρωμές εγκρίνονται από ανώτερους αξιωματούχους και ότι τηρούνται αποδεικτικά στοιχεία για την εν λόγω έγκριση. Επιπλέον, απαιτείται περαιτέρω έλεγχος των πληρωμών που έχουν διεκπεραιωθεί σε σύγκριση με τις πληρωμές που έχουν εγκριθεί. Μια εναλλακτική λύση είναι η αυτοματοποίηση ολόκληρης της διαδικασίας πληρωμών και έγκρισης και η ενσωμάτωση αυτής της διαδρομής ελέγχου στην αυτοματοποιημένη διαδικασία.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η AccessPay;

Εάν η επιχείρησή σας προσπαθεί να ανταποκριθεί σε αυτές τις απαιτήσεις της FCA, η AccessPay είναι εδώ για να σας βοηθήσει, αυτοματοποιώντας τη μεταφορά δεδομένων από τα συστήματα back-office στις τράπεζές σας.

Με την κορυφαία στον κλάδο μας πλατφόρμα που ενσωματώνει το ERP σας σε όλους τους τραπεζικούς σας λογαριασμούς σε όλο τον κόσμο, θα έχετε τη δυνατότητα να αναγνωρίζετε και να διαχωρίζετε εύκολα τα δικά σας κεφάλαια από τα κεφάλαια των πελατών σας στο ERP σας, ώστε να διασφαλίζετε την αποτελεσματική διασφάλιση και τη διαχείριση του προληπτικού κινδύνου.

Θα αποκτήσετε επίσης πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με την τρέχουσα ταμειακή σας κατάσταση, θα αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες που ενέχουν κίνδυνο απάτης και σφάλματος και θα αποκτήσετε λεπτομερή μονοπάτια ελέγχου της όλης διαδικασίας, παρέχοντάς σας την αναφορά και την εποπτεία που χρειάζεστε για να πληροίτε τις απαιτήσεις της FCA.

Η αυτοματοποίηση της παράδοσης δεδομένων από την τράπεζά σας στο ERP σας με τη χρήση του AccessPay παρέχει εμπιστοσύνη στην ακρίβεια των αναφορών σας, είτε προς τα ενδιαφερόμενα μέρη σας, είτε προς το διοικητικό σας συμβούλιο, είτε προς την FCA.

Έτοιμοι να κάνετε το επόμενο βήμα συμμόρφωσης;

Αν πιστεύετε ότι μπορούμε να βοηθήσουμε τις εσωτερικές οικονομικές σας διαδικασίες, επικοινωνήστε μαζί μας για να κανονίσετε μια διαβούλευση ή καλέστε μας στο +44 020 3282 752.