Βοηθώντας το Argyll and Bute Council να επεξεργάζεται τη μισθοδοσία και να εισπράττει τον δημοτικό φόρο μέσω άμεσης χρέωσης

"
"Ένα απόλυτο χαρακτηριστικό που ξεχωρίζει από την AccessPay είναι οι άνθρωποι. Η ποιότητα και η ταχύτητα ανταπόκρισης ξεπερνούν κάθε άλλη εταιρεία με την οποία συνεργάζομαι."

Ken Wong, Διαχειριστής συστήματος εσόδων

Argyll and Bute Council είναι ένα από τα 32 συμβούλια ενιαίας αρχής στη Σκωτία, η διοίκηση του οποίου καλύπτει τη δεύτερη μεγαλύτερη περιοχή από όλα τα συμβούλια της Σκωτίας.

Η διαχείριση ενός μεγάλου ποσού δημόσιου χρήματος και η χρηματοδότηση σημαντικών υπηρεσιών σε καθημερινή βάση ήταν υψίστης σημασίας, καθώς η ύπαρξη ασφαλών, ισχυρών και συμβατών διαδικασιών πληρωμών ήταν υψίστης σημασίας.

Η προθεσμία SHA-2

Αλλά όταν το Bacs ανακοίνωσε τα σχέδιά του να αναβαθμίσει σε πιστοποιητικά SHA-2 και να αποσύρει την υποστήριξη παλαιότερων πρωτοκόλλων σύνδεσης έως τις 13 Ιουνίου 2016, το Argyll & Bute απλά δεν είχε την πολυτέλεια να προκύψουν προβλήματα με την επεξεργασία του δημοτικού φόρου, των επιδομάτων, των πληρωμών προμηθευτών και των πληρωμών μισθοδοσίας.

Έτσι βρέθηκαν στην αγορά για μια λύση που θα μπορούσε να παρέχει ασφαλή συνδεσιμότητα με το Bacs. Η πλατφόρμα έπρεπε να είναι εύχρηστη, αποτελεσματική και να περιέχει τις αυστηρές ροές εργασίας έγκρισης για τον έλεγχο και την υποβολή πολλαπλών αρχείων πληρωμών.

"Τα χαρακτηριστικά καθορισμένων χρηστών του AccessPay είναι πολύ χρήσιμα για εμάς ως συμβούλιο. Το γεγονός ότι υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα- ορισμένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλους τους τύπους αρχείων, ενώ άλλοι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο σε έναν τύπο αρχείου, ταιριάζει καλά με τον τρόπο που εργαζόμαστε στο Argyll and Bute"

Ταχύτητα προς αξία

Επειδή το έργο ήταν τόσο υψηλής προτεραιότητας για το Argyll & Bute Council, ώστε να εξασφαλιστεί η λειτουργική ετοιμότητα πριν από την προθεσμία SHA-2 του Bacs, ήταν απαραίτητη μια σύντομη και χωρίς προβλήματα διαδικασία υλοποίησης. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι επιπτώσεις τυχόν προβλημάτων ή διακοπών λειτουργίας θα μπορούσαν να έχουν ως αποτέλεσμα να επηρεαστεί η ζωή χιλιάδων ανθρώπων.

Η εγκατάσταση απαιτούσε ασφαλή συνδεσιμότητα Bacs για 12 χρήστες, που συνδέονταν με 11 διαφορετικούς αριθμούς χρηστών υπηρεσιών, με δυνατότητα επεξεργασίας 14 διαφορετικών τύπων αρχείων ανά πάσα στιγμή, με αυτοματοποιημένη ανάκτηση των AUDDIS για τις εισπράξεις άμεσης χρέωσης. Όλα αυτά παραδόθηκαν μέσα σε λίγες εβδομάδες.

"Ένα απόλυτο χαρακτηριστικό που ξεχωρίζει από την AccessPay είναι οι άνθρωποι. Όλοι όσοι συνεργάστηκαν μαζί μου από την AccessPay είναι πολύ καλά ενημερωμένοι και ενημερωμένοι... η ποιότητα και η ταχύτητα ανταπόκρισης ξεπερνά κάθε άλλη εταιρεία με την οποία συνεργάζομαι."

Συνήθως λαμβάνουμε απάντηση σε ένα ερώτημα υποστήριξης μέσα σε μία ώρα, μερικές φορές μέσα σε δέκα λεπτά! Και δεν πρόκειται για μια αυτοματοποιημένη απάντηση, αλλά για έναν πραγματικό άνθρωπο που είναι πολύ πρόθυμος να βοηθήσει." Ken Wong, Διαχειριστής συστήματος εσόδων, Argyll & Bute

Εκτός από την αύξηση της ταχύτητας στην απόδοση, η ίδια η πλατφόρμα έπρεπε να προσφέρει σημαντική αποτελεσματικότητα στην ομάδα της Argyll & Bute.
Η πλατφόρμα τραπεζικής συνδεσιμότητας της AccessPay έδωσε στο προσωπικό τους περισσότερο χρόνο για να επικεντρώσει τις ώρες εργασίας του σε εργασίες πέραν της επεξεργασίας και της εργασίας με αρχεία πληρωμών - αυτό επέτρεψε στο προσωπικό να κερδίσει ώρες πολύτιμου χρόνου με μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που είναι όχι μόνο ταχύτερη, αλλά και πολύ πιο ασφαλής.

Μετριασμός του κινδύνου

Ως οργανισμός του δημόσιου τομέα, η συμμόρφωση με τους διάφορους νόμους και κανονισμούς ήταν επίσης ένα από τα κύρια μέλημα της ομάδας. Εκεί που παραδοσιακά επεξεργάζονταν χειροκίνητα τα δεδομένα για σκοπούς ελέγχου, ξοδεύοντας μέρες για να τεκμηριώσουν λεπτομέρειες μηνών από παλιά αρχεία, η αυτοματοποιημένη διαδρομή χαρτιού της AccessPay σήμαινε ότι όλες οι απαραίτητες ιστορικές πληροφορίες μπορούσαν να ληφθούν μέσα σε λίγα λεπτά.

"Το ίδιο το σύστημα είναι γρήγορο και απλό. Το γεγονός ότι το AccessPay διαθέτει μια διαδρομή ελέγχου, η οποία σας λέει ακριβώς τι διαβιβάστηκε και πότε και για πόσο, αποδείχθηκε πολύ χρήσιμο. Κανονικά θα μας έπαιρνε αρκετή ώρα να ξεθάψουμε τα αρχεία και να ξεκινήσουμε αυτή τη διαδικασία, οπότε αυτό μας έχει εξοικονομήσει πολύ χρόνο".

Ένα άλλο βασικό πλεονέκτημα ασφάλειας για την Argyll & Bute ήταν η δυνατότητα ορισμού πολλαπλών σταδίων εξουσιοδότησης μέσω της ίδιας της πλατφόρμας, με σαφή διαχωρισμό των καθηκόντων, έτσι ώστε το ανώτερο προσωπικό να μπορεί να διατηρεί τον έλεγχο του ποιος μπορεί να δει τι και πότε- κάτι που ήταν ιδιαίτερα χρήσιμο για την επεξεργασία ευαίσθητων πληροφοριών όπως τα οφέλη και η μισθοδοσία.

Αυτό το επίπεδο ελέγχου όχι μόνο έδωσε στο προσωπικό τη σιγουριά ότι οι διαδικασίες του ήταν αξιόπιστες, αλλά και σημαντική εξοικονόμηση χρόνου, καθώς το προσωπικό δεν ξόδευε πλέον πολύ χρόνο αναζητώντας τα αρχεία που έπρεπε να ελέγξει ή να εγκρίνει.