Unterstützung des Argyll and Bute Council bei der Lohnabrechnung und beim Einzug der Gemeindesteuer per Lastschriftverfahren

Rat von Argyll und Bute ist eine von 32 unitary authority councils in Schottland, deren Verwaltung das zweitgrößte Gebiet aller schottischen Gemeinden abdeckt. Da sie täglich mit einer großen Menge öffentlicher Gelder umgeht und wichtige Dienstleistungen finanziert, war ein sicheres, robustes und konformes Zahlungsverfahren von größter Bedeutung.

Die SHA-2-Frist

Als Bacs jedoch ankündigte, bis zum 13. Juni 2016 auf SHA-2-Zertifikate umzusteigen und die Unterstützung für ältere Verbindungsprotokolle einzustellen, konnte es sich Argyll & Bute einfach nicht leisten, dass bei der Verarbeitung von Gemeindesteuern, Sozialleistungen, Lieferantenzahlungen und Lohnzahlungen Probleme auftreten.

Daher suchten sie nach einer Lösung, die eine sichere Anbindung an Bacs ermöglicht. Die Plattform musste benutzerfreundlich und effizient sein und die strengen Genehmigungsabläufe für die Prüfung und Einreichung mehrerer Zahlungsdateien enthalten.

"Die Funktionen von AccessPay für bestimmte Benutzer sind für uns als Stadtverwaltung sehr nützlich. Die Tatsache, dass es verschiedene Ebenen gibt - einige Benutzer können auf alle Dateitypen zugreifen, während andere Benutzer nur Zugriff auf einen Dateityp haben - passt gut zu unserer Arbeitsweise in Argyll and Bute.

Schnelligkeit und Wertigkeit

Da das Projekt für den Argyll & Bute Council von so hoher Priorität war, um die Betriebsbereitschaft vor der SHA-2-Frist von Bacs zu gewährleisten, war ein kurzer, reibungsloser Umsetzungsprozess unerlässlich. Denn die Folgen jeglicher Probleme oder Ausfallzeiten hätten das Leben Tausender Menschen beeinträchtigen können.

Die Einrichtung erforderte eine sichere Bacs-Verbindung für 12 Benutzer, die mit 11 verschiedenen Dienstbenutzernummern verknüpft waren, mit der Möglichkeit, 14 verschiedene Dateitypen gleichzeitig zu verarbeiten, mit automatischem Abruf von AUDDIS für Lastschrifteinzug. Dies alles wurde innerhalb weniger Wochen erledigt.

"Ein absolutes Alleinstellungsmerkmal von AccessPay sind die Mitarbeiter. Jeder, mit dem ich bei AccessPay zu tun hatte, ist sehr sachkundig und informiert... die Qualität und Schnelligkeit der Antworten ist besser als bei jedem anderen Unternehmen, mit dem ich zu tun hatte."

Wir erhalten in der Regel innerhalb einer Stunde eine Antwort auf eine Support-Anfrage, manchmal sogar innerhalb von zehn Minuten! Und es ist keine automatisierte Antwort, sondern ein echter Mensch, der sehr hilfsbereit ist." Ken Wong, Systemadministrator für Einkünfte, Argyll & Bute

Die Plattform sollte nicht nur die Wertschöpfung beschleunigen, sondern dem Team von Argyll & Bute auch erhebliche Effizienzgewinne bringen.
Dank der AccessPay-Plattform für Bankanbindungen hatten die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die über die Bearbeitung von Zahlungsdateien hinausgingen - so konnten sie mit einem automatisierten Prozess, der nicht nur schneller, sondern auch viel sicherer ist, wertvolle Zeit zurückgewinnen.

Abschwächung des Risikos

Da es sich um eine Organisation des öffentlichen Sektors handelt, war die Einhaltung verschiedener Gesetze und Vorschriften ebenfalls ein wichtiger Schwerpunkt für das Team. In der Vergangenheit wurden die Daten zu Prüfungszwecken manuell verarbeitet, wobei man Tage damit verbrachte, monatelang Details aus alten Dateien zu dokumentieren. Die automatisierte Papierspur von AccessPay bedeutete, dass alle erforderlichen historischen Informationen stattdessen in wenigen Minuten heruntergeladen werden konnten.

"Das System selbst ist schnell und unkompliziert. Die Tatsache, dass AccessPay einen Prüfpfad hat, aus dem genau hervorgeht, was wann und in welcher Höhe überwiesen wurde, hat sich als sehr nützlich erwiesen. Normalerweise bräuchten wir eine ganze Weile, um die Dateien auszugraben und den Prozess zu starten, und das hat uns viel Zeit gespart.

Ein weiterer wichtiger Sicherheitsvorteil für Argyll & Bute war die Möglichkeit, über die Plattform selbst mehrere Autorisierungsstufen zu definieren, mit klarer Aufgabentrennung, so dass die leitenden Mitarbeiter die Kontrolle darüber behielten, wer was wann sehen konnte; dies war besonders nützlich für den Umgang mit sensiblen Informationen wie Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung.

Dieses Maß an Kontrolle gab den Mitarbeitern nicht nur die Gewissheit, dass ihre Prozesse stabil waren, sondern führte auch zu einer erheblichen Zeitersparnis, da die Mitarbeiter nicht mehr lange nach den zu prüfenden oder zu genehmigenden Dateien suchen mussten.