Eine effiziente Zahlungsabwicklung ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung, damit Ihre Abläufe wie am Schnürchen laufen. Viele Unternehmen entscheiden sich für Stapelzahlungen, weil das schneller geht, aber das birgt die Gefahr von menschlichen Fehlern und Betrug. Um dieses Problem zu lösen, wurde ein Instrument entwickelt: die Modulusprüfung.
Modulusprüfung 101
Kurz gesagt, werden Modulus-Prüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass Zahlungen nicht irrtümlich oder in betrügerischer Absicht getätigt werden. Sie werden verwendet, um Kontonummern und Bankleitzahlen zu validieren, in der Regel durch die Bestätigung, dass sie gemäß den Kriterien des Finanzinstituts, das sie ausgegeben hat, miteinander verbunden werden können.
Wenn die Kontonummer und die Bankleitzahl durch eine Modulus-Prüfung validiert werden, müssen sie theoretisch dem Zahler/Zahlungsempfänger gehören, der sie angegeben hat, was bedeutet, dass die Transaktion rechtmäßig durchgeführt wurde. Es gibt einen Unterschied, den wir machen müssen. Modulus-Prüfungen sagen nur aus, dass ein Bankkonto existiert. Sie verifizieren nicht, dass die Daten dem Zahler/Zahlungsempfänger gehören, d. h. dass er Eigentümer des Bankkontos ist.
So funktioniert's
Wir haben die Theorie verstanden, aber um die Modulusprüfung zu verstehen, müssen wir uns ansehen, wie sie in der Praxis funktioniert. Dieses Tool validiert Bankdaten, indem es einen mathematischen Algorithmus auf die Kontonummer und/oder die Bankleitzahl anwendet und die Ergebnisse mit einer Reihe von vordefinierten Kriterien vergleicht, um sicherzustellen, dass sie rechtmäßig sind. Es ist erwähnenswert, dass Finanzinstitute ihre eigenen Regeln und Codes für Modulus-Prüfungen haben - allein Bacs hat über 60 für die Modulus-Prüfung von Lastschriften und Direktgutschriften.
Erfahren Sie mehr über britische Zahlungssysteme wie Bacs mit unserem Leitfaden für Einsteiger in den Zahlungsverkehr.
Was sind die Vorteile?
Damit sind wir bei der zweiten Frage, die dieser Blog beantworten soll. Warum ist die Modulusprüfung wichtig? Grundsätzlich bietet sie verschiedene Vorteile, die eine sichere und effiziente Zahlungsabwicklung ermöglichen.
Am offensichtlichsten ist vielleicht, dass es Ihnen hilft, geplatzte Zahlungen (und die damit verbundenen Gebühren, die von Bank zu Bank variieren) zu vermeiden, indem es automatisch ungültige Bankdaten im Voraus hervorhebt. Geplatzte Zahlungen könnten Ihren Cashflow destabilisieren (schlechter Cashflow ist als Grund angeführt für 82% der Insolvenzen von Kleinunternehmen), daher bieten Ihnen Modulschecks die Möglichkeit, diese wichtigen Einnahmequellen zu schützen.
Ein weiterer Vorteil der Modulus-Prüfung ist die Möglichkeit, Zahlungen zu planen, da sie ein gewisses Maß an Zuverlässigkeit bietet. Terminierte Zahlungen sind besonders beliebt bei Organisationen, die regelmäßig Gelder per Lastschrift einziehen, z. B. abonnementbasierte Unternehmen wie Fitnessstudios.
Wenn Sie beleglose Lastschriften einziehen, sind Modulusprüfungen jetzt obligatorisch. Das System für den beleglosen Einzug (AUDDIS) erfordert eine Modulus-Prüfung zur Validierung der Bankdaten an der Verkaufsstelle. Nebenbei bemerkt: Papierloses Inkasso hat sich gezeigt allein für den britischen Finanzsektor Einsparungen von bis zu 1 Milliarde Pfund zu erzielen, so dass die Umstellung auf papierloses Inkasso Ihre Kassen aufbessern könnte.
Schutz Ihrer Daten
Es gibt einen Vorteil der Modulus-Prüfung, über den wir noch nicht gesprochen haben. Sie hilft dabei, menschliches Versagen zu vermeiden, da sie alle von den Mitarbeitern in die Systeme eingegebenen Bankdaten validiert. Fehler sind nur allzu leicht zu machen, und menschliches Versagen ist für viele Organisationen ein großes Problem. Eine der Risiken der Verwendung von Tabellenkalkulationen - ein Tool, das häufig für die Übermittlung von Zahlungen verwendet wird - ist, dass 1 von 100 Zellen einen Fehler aufweist. Auch, Daten zeigen dass 25% der Datenschutzverletzungen durch menschliches Versagen verursacht werden, so dass die Modulus-Prüfung auch als Instrument zur Betrugsbekämpfung dient.
Im Namen der Compliance
Modulusprüfungen sind auch für die Einhaltung der Vorschriften wichtig. Diese Regel, die wir hier betrachten müssen, ist die Allgemeine Datenschutzverordnung der EU (GDPR). Sie verpflichtet Sie dazu, persönliche Kundendaten wie Bankdaten zu schützen. Wenn Sie dies nicht tun, drohen Ihnen Geldstrafen in Höhe von 4% Ihres weltweiten Gesamtumsatzes oder 20 Millionen Euro - je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das bedeutet, dass Sie mit Modulus-Prüfungen erhebliche Kosten vermeiden können, da sie die Art menschlicher Fehler verhindern, die zu Datendiebstahl führen können.
Erfahren Sie mehr über GDPR mit diesem praktischen AccessPay-Leitfaden.
Warum AccessPay
Als Teil der unsere PlattformAccessPay bietet die beste Modulprüfsoftware, die Sie für eine effiziente Zahlungsabwicklung benötigen. Wenn die Software bei der Prüfung von Zahlungsdateien Fehler entdeckt, z. B. eine ungültige Bankleitzahl oder Kontonummer, gibt sie eine Warnung aus. Sie können sogar auf die Warnung klicken, um zu sehen, was das Problem ist, und unsere Software informiert Sie auch darüber, dass die Modulusprüfung fehlgeschlagen ist, damit Sie Maßnahmen ergreifen können.
Es gibt eine Funktion, die unsere Modulus-Prüfsoftware für Organisationen, die Zahlungen zeitnah verarbeiten müssen, von unschätzbarem Wert macht. Wenn die Modulusprüfung problematische Zahlungen identifiziert, erscheint eine Schaltfläche "Unterdrücken und fortfahren". Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Transaktion unterdrücken - die anderen in der Datei werden weiterhin ausgeführt, während Sie das Problem untersuchen, wodurch die Unterbrechung Ihrer Zahlungsprozesse begrenzt wird. Sie können auch eine Notiz hinterlassen, um Ihre Kollegen über das Problem zu informieren.