18. Mai 2022

Ihr umfassender Leitfaden zu den Bacs-Nummern für Dienstleistungsnutzer

Bacs-Zahlungen sind ein wichtiger Bestandteil der Finanzen vieler Unternehmen. Damit ein Unternehmen Bacs-Überweisungen empfangen kann, muss es jedoch eine Service User Number (SUN) haben.

Wenn Sie also planen, Lastschrift- oder Bacs-Lastschriftverfahren in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist der Zugang zu einem SUN unabdingbar.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können einen eigenen SUN beantragen oder eine dritte Organisation beauftragen, einen SUN in Ihrem Namen zu verwenden.

Einige Unternehmen werden jedoch die SUN-Anforderungen nicht erfüllen, und für diejenigen, die sie erfüllen, ist die Teilnahme nicht obligatorisch.

Damit Sie verstehen, wie SUNs funktionieren und ob es die richtige Option für Ihr Unternehmen ist, haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, der alle Fragen beantwortet, die Sie möglicherweise haben.

 

Was ist eine Bacs Service User Number (SUN)?

Eine SUN (Service User Number, oder manchmal auch als Originator ID bezeichnet) ist eine eindeutige sechsstellige Nummer, die zur Identifizierung eines Unternehmens verwendet wird, das im Rahmen einer Bacs-Lastschrifttransaktion Geld zahlt oder erhält.

Die Daten von SUN werden in einer von Bacs verwalteten Datenbank gespeichert.

Für jede Kommunikation mit Bacs ist eine SUN erforderlich, die zur Erstellung eines Datensatzes für jede einzelne Transaktion verwendet wird. Die Bank selbst verwendet die SUN, um den korrekten Firmennamen zu überprüfen, der auf dem Kontoauszug des Lastschriftzahlers angezeigt wird.

Wenn die Zahlung später vom Kunden zurückgebucht wird (im Falle eines Zahlungsfehlers oder Betrugs), wird die SUN auf der Zahlung verwendet, um das für die Rückbuchung verantwortliche Unternehmen zu identifizieren.

 

Wer ist Eigentümer und Nutzer der SUN?

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Kunde, der seine Stromrechnung per monatlicher Lastschrift bezahlt - Ihr Versorger hat entweder eine eigene SUN oder arbeitet mit einer dritten Agentur zusammen, die eine SUN im Namen des Versorgers verwendet.

Wahrscheinlich werden Sie die SUN nicht einmal bemerken, aber sie stellt sicher, dass Bacs weiß, wohin Sie Ihr Geld schicken müssen und auf wen Sie in Ihren Bankunterlagen verweisen müssen.

Als Unternehmen, das Geld elektronisch über Bacs empfängt und/oder bezahlt, haben Sie die gleiche Wahl wie der oben genannte Lieferant: Entweder haben und verwenden Sie Ihr eigenes SUN, um den Bacs-Prozess zu erleichtern, oder, wenn Sie kein eigenes SUN haben, zahlen Sie eine geringe Provision an eine dritte Partei, die dies für Sie übernimmt (entweder ein Büro die Ihnen oder einem Zahlungsinstitut eine ihrer eigenen SUNs zuweist).

Das Wichtigste für jedes Unternehmen ist, dass man ohne Zugang zu einem SUN keine elektronischen Zahlungen mit Bacs empfangen oder senden kann.

 

Was sind die Vorteile einer SUN?

Wenn Sie Ihr eigenes Zahlungssystem direkt verwalten, können Sie Ihr Unternehmen effizienter machen und die von Dritten erhobenen Provisionsgebühren einsparen.

Betrachten wir nun jede der beiden Transaktionen, die Belastungen und die Gutschriften.

Quittungen für Lastschriften: Durch die direkte Kontrolle der Zahlungseingänge wird Ihr Unternehmen produktiver und hat eine bessere Kontrolle über den Cashflow und die Kundenbindung.

Direkte Kreditzahlungen: Wie bei den Lastschriften lassen sich auch bei den Gutschriften erhebliche Effizienzgewinne erzielen, wenn Sie Ihre Zahlungsausgänge kontrollieren. Sie bietet einen einfachen, sicheren und zuverlässigen Service für Routinezahlungen wie Gehälter.

 

Nein, nicht diese Art von SUN. Eine Dienstbenutzernummer identifiziert ein Unternehmen, das Geld durch eine Bacs-Lastschrifttransaktion zahlt oder erhält.

 

Bin ich förderfähig?

SUNs werden nur an Unternehmen ausgegeben, die von Bacs-Mitgliedern (den großen britischen Banken) gesponsert werden.

Deshalb müssen Sie bei Ihrer Bank einen Antrag stellen. Ihre Bank wird von Ihnen verlangen, dass Sie bestimmte Kriterien erfüllen.

Diese sind von Bank zu Bank unterschiedlich, aber alle achten auf einige wichtige Voraussetzungen:

  • Management-Fachwissen: Sie müssen nachweisen können, dass Sie in der Lage sind, die Regeln des Lastschriftverfahrens durchzusetzen, Einreichungsfehler zu minimieren und das Ansehen des Verfahrens zu wahren.
  • Finanzielle Reserven: Sie müssen über ausreichende Rücklagen* verfügen, um etwaige Erstattungen im Rahmen der Lastschriftgarantie vornehmen zu können, die Kunden vor betrügerischen oder irrtümlichen Zahlungen schützt.
  • Vertragliche Kapazität: Sie müssen in der Lage sein, Ihre Sponsorbank für alle Zahlungen zu entschädigen, die im Rahmen der Lastschriftgarantie zurückgebucht werden.

Es wird auch schwierig sein, eine SUN für Lastschrifttransaktionen zu erhalten, wenn Sie seit drei Jahren oder weniger gegründet sind oder einen Umsatz von weniger als 1 Million Pfund haben.

Bei Direktkrediten kann es jedoch einfacher sein, einen SUN zu erhalten. Erkundigen Sie sich in beiden Fällen bei Ihrer Hausbank.

Die endgültige Entscheidung liegt bei der Bank. In den meisten Fällen wird ein SUN gewährt, wenn die oben genannten Anforderungen erfüllt sind, es können aber auch zusätzliche Anforderungen gestellt werden.

* - Diese Rücklagen werden in der Regel in eine Bürgschaft eingebracht, die eine schriftliche Garantie darstellt, einer Partei (dem Verpflichteten oder der Person, die betrogen wurde oder der eine Zahlung zu Unrecht abgenommen wurde) einen vereinbarten Betrag zu zahlen, wenn die zweite Partei (der Auftraggeber) die Vertragsbedingungen verletzt oder bestimmten Verpflichtungen nicht nachkommt. Die Bürgschaft dient also dem Schutz des Schuldners.

 

Was sind die Alternativen?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Bacs-Transaktionen durchführen können ohne eine SONNE:

 

  • Gebäudemanagement durch ein Bacs-zugelassenes Büro (BAB): Diese Organisationen verwalten die Einrichtung für Sie. Ein Büro richtet in Ihrem Namen eine SUN ein, bleibt aber Eigentümer der Anlage. Als Eigentümer erhalten sie Ihre Zahlungen direkt auf ihr eigenes Konto und erstatten Ihnen dann eine monatliche Servicegebühr. Auch wenn Sie technisch gesehen die Voraussetzungen für die Beantragung einer SUN erfüllen, können Sie sich für diese Option entscheiden, wenn Sie z. B. nur eine geringe Anzahl von Lastschriften und Bacs-Lastschriften pro Monat tätigen.

 

  • Einziehung über ein Zahlungsinstitut: Zahlungsinstitute werden durch die PSD (Zahlungsdiensterichtlinie*) reguliert und ziehen Zahlungen im Namen ihrer Kunden über ihre eigene einzige SUN ein. Anschließend erstatten sie dem Kunden den Betrag und berechnen eine Gebühr.

 

In beiden Fällen ist es der Dritte, nicht Sie, der alle Voraussetzungen für den Besitz einer SUN erfüllen muss.

* - Die Richtlinie über Zahlungsdienste (PSD) bildet die rechtliche Grundlage für die Schaffung eines EU-weiten Binnenmarktes für Zahlungen.

 

Wie beantrage ich ein SUN?

Wie bereits erläutert, müssen Sie sich über eine Sponsorbank bewerben. Deren Aufgabe und Verantwortung besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Kriterien erfüllen und das Programm nicht in Verruf bringen werden.

Je nach Bank, individuellen Kriterien und der Komplexität Ihres Unternehmens kann es zwischen zwei und zehn Wochen dauern, bis die SUN nach Ihrem Erstantrag bewilligt wird.

 

Was tue ich, wenn ich meine SUN bekomme?

Jetzt, da Sie eine SUN haben, können Sie sich als Bacs-Benutzer einrichten.

Sie können sofort mit der Abwicklung Ihrer eigenen Lastschriftzahlungen beginnen, aber für Lastschriften müssen Sie entscheiden, wie Sie die Zahlungen Ihrer Kunden einrichten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun

  • Ihr Lastschriftzahler kann entweder ein Lastschriftmandat in Papierform unterschreiben
  • Sie können die Annahme durch eine papierlose Mitteilung (d.h. mündlich oder elektronisch) erhalten. Dies ist die so genannte "Direct Debit Instruction" (DDI), die Sie an Bacs übermitteln müssen. AUDDIS* (Automated Direct Debit Instruction Service).

Für den Einzug von Lastschriftzahlungen übermitteln Sie Ihre Zahlungsdaten - einschließlich des Betrags jeder Zahlung, der Bankkontonummer, der Bankleitzahl und des Zahlungsdatums - mit der von Ihnen gewählten Methode.

Das gesamte Zahlungsverfahren ist einfach und effizient - und es dauert weniger als drei Tage von Anfang bis Ende. Sie sollten auch die zusätzliche Verwaltungsdienste verfügbar die dazu beitragen können, Verwaltungszeit zu sparen und Kosten zu senken.

* AUDDIS automatisiert die Übermittlung von Lastschriftaufträgen von einziehenden Organisationen an die zahlenden Banken und Bausparkassen über den Bacs-Dienst. Bei AUDDIS bewahrt die Organisation die unterzeichnete Originalanweisung auf und sendet die Angaben elektronisch an die Bank des Kunden, die die Anweisung validiert und, falls sie akzeptiert wird, in ihrer Datenbank einrichtet.

 

Vorsicht! Ein Unternehmen kann sein SUN verlieren

Bacs achtet streng darauf, dass die Integrität des Lastschriftverfahrens gewahrt bleibt, und wird Ihre SUN zurückziehen, wenn Sie ihre hohen Standards nicht einhalten.

Ihre Leistung wird genau überwacht. Wenn die Bacs eine große Anzahl von Kundenbeschwerden über das Lastschrift-Garantieverfahrenverlieren Sie möglicherweise Ihr SUN und damit auch die Möglichkeit, weitere Lastschriften einzuziehen.

 

Abschließende Überlegungen

Das Bacs-System für automatisierte Zahlungen soll nicht nur den Unternehmen, sondern auch ihren Kunden das Leben erleichtern.

Dies geschieht nicht nur durch die Erleichterung elektronischer Zahlungen verschiedener Art, sondern auch durch die Festlegung und Aufrechterhaltung von Standards, die durch Garantien der Nutzer geschützt werden.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Möglichkeit, das System zu nutzen, auch von Ihnen verlangt, dass Sie Ihren Teil dazu beitragen, dass Ihre Standards mit denen von Bacs übereinstimmen. Für viele Unternehmen werden jedoch die geringfügigen Unannehmlichkeiten, die dies mit sich bringen kann, durch die erheblichen Vorteile und Effizienzsteigerungen aufgewogen.

Wenn Sie also die Voraussetzungen erfüllen, haben Sie die Wahl: Wollen Sie die maximale Kontrolle über die elektronischen Zahlungseingänge und -ausgänge? Oder möchten Sie lieber eine geringe Gebühr zahlen und die Verwaltung einem Dritten überlassen?

Sie können AccessPay auf der Bacs-Liste der zugelassenen Lieferanten finden.

 

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