Im gesamten Vereinigten Königreich schleicht sich die Automatisierung in alle Bereiche der Wirtschaftstätigkeit ein. In Sektoren wie dem verarbeitenden Gewerbe und Call-Centern ist die Automatisierung so alltäglich wie Kaffeemaschinen und Fotokopierer. Selbst in Sektoren, in denen die Automatisierung weniger weit verbreitet ist, gibt es sie in der Regel in irgendeiner Form und entlastet die Arbeitnehmer von alltäglichen, sich wiederholenden und geringwertigen Aufgaben.
Wenn es jedoch um die Buchhaltungs- und Finanzabteilungen von Unternehmen geht - ein Bereich, in dem die Automatisierung nachweislich enorme Vorteile bringt -, stößt sie nach wie vor auf einigen Widerstand. Ein Großteil dieses Widerstands kommt von KMU, die glauben, dass ihre Größe sie daran hindert, das volle Potenzial der Digitalisierung ihrer Zahlungsinfrastrukturen auszuschöpfen.
In diesem Beitrag erläutern wir, warum diese Annahme in den allermeisten Fällen völlig falsch ist.
Je geringer die Einnahmen sind, desto geringer ist die Fehlertoleranz
Da im Allgemeinen weniger Kapital zur Verfügung steht und die Fehlertoleranz im Vergleich zu größeren Unternehmen geringer ist, müssen KMU ihre Zahlungsströme mit zusätzlicher Sorgfalt verwalten. Durch ineffiziente Rechnungsverarbeitung und manuelle Kreditorenbuchhaltung verlieren viele jedoch Geld, oft auf monatlicher Basis.
Verluste aufgrund menschlicher Fehler bei der manuellen Dateneingabe können sich anhäufen, und durch verlegte Rechnungen oder langwierige Genehmigungen werden Rechnungen oft verspätet oder gar nicht bezahlt. Das Ergebnis sind geschädigte Lieferantenbeziehungen, verpasste Skonti und sogar die Anhäufung von Gebühren für verspätete Zahlungen.
Natürlich wird dieser Strudel aus Papierkram und hektischer Dateneingabe durch den enormen Zeitaufwand noch verstärkt, der erforderlich ist, um einen gewissen Anschein von Ordnung zu wahren. Die Mitarbeiter können jede Woche Stunden damit verbringen, Rechnungen abzuheften, sie mit Bestellnummern abzugleichen, Zahlungen zu verfolgen und die Geschäftsleitung dazu zu bewegen, die entsprechenden Genehmigungen zu erteilen. Stunden, die für echte, wertschöpfende Tätigkeiten verwendet werden könnten.
Dieser Aufwand an wertvoller Zeit, gepaart mit den greifbaren Kosten für Zahlungsverzug und entgangene Skonti, ergibt einen Geldwert, der viele KMU-Führungskräfte erschaudern lassen würde, wenn sie davon erfahren.
Die Vorteile der Zahlungsautomatisierung für KMU
Die Vorteile der Automatisierung des Zahlungsverkehrs für KMU unterscheiden sich nicht von denen größerer Unternehmen und können grob in drei Kategorien eingeteilt werden:
Kosteneinsparungen
- Durch die schnellere Bearbeitung der Rechnungen ist es möglich, Skonti für die vorzeitige Zahlung zu nutzen.
- Die Möglichkeit, auf Zahlungsmuster und Berichte zuzugreifen, bedeutet, dass die kosteneffizientesten Lieferanten ermittelt und bessere Angebote ausgehandelt werden können.
- Die Beseitigung menschlicher Fehler, die bei manuellen Verfahren unvermeidlich sind, verringert das Risiko doppelter und verspäteter Zahlungen.
Operative Verbesserungen
- Die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Daten manuell einzugeben und Rechnungen in Papierform nachzugehen.
- Rechnungen und ihr aktueller Status können jederzeit nachverfolgt werden
- Durch die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen kann Bürofläche eingespart werden.
- Die Integration in bestehende Finanzsysteme ist einfach und es sind keine Systemänderungen erforderlich.
Wettbewerbsvorteil
- Den Kunden kann ein besseres Erlebnis geboten werden, zum Beispiel durch die Annahme von Zahlungen von jedem Ort aus über ein mobiles Gerät
- Einblicke in das Zahlungsverhalten ermöglichen eine bessere Entscheidungsfindung und eine fundiertere Strategieentwicklung
- Ein verbesserter Zugang zu Überseemärkten bietet weitere Wachstumschancen
Warum denken manche KMU, sie seien "zu klein", um eine Lösung zur Automatisierung des Zahlungsverkehrs einzuführen?
Wenn die Vorteile einer Automatisierungslösung für den Zahlungsverkehr so deutlich dargestellt werden, stellt sich die Frage, warum ein Unternehmen seine Größe als Rechtfertigung für die Beibehaltung veralteter, manueller Prozesse anführen sollte.
Ein Haupteinwand gegen die Einführung sind natürlich die Kosten. Viele KMU halten die Aussicht auf eine Investition in eine Lösung zur Automatisierung des Zahlungsverkehrs für zu abschreckend, um die anfänglichen Ausgaben zu rechtfertigen. Ein weiteres Problem ist das Wissen bzw. der Mangel an Wissen darüber, wie eine einmal integrierte Lösung zu verwalten ist.
KMU sind oft überrascht, wenn sie erfahren, dass Lösungen zur Automatisierung des Zahlungsverkehrs nicht nur erschwinglicher sind, als sie vielleicht dachten, sondern dass sie auch nur eine grundlegende Kompetenz erfordern, um große Einsparungen und strategische Vorteile zu erzielen.
KMU, die sich selbst als "zu klein" für die Einführung einer Lösung zur Automatisierung des Zahlungsverkehrs betrachten, müssen bedenken, dass im Geschäftsleben alles relativ ist. Ein KMU mit 10 Mitarbeitern steht vor denselben Herausforderungen wie ein viel größeres Unternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern. Die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter und der Lieferanten müssen immer noch pünktlich bezahlt werden, die Zahlungen der Kunden müssen immer noch effizient abgewickelt werden, die Bankbeziehungen müssen immer noch konsolidiert werden und die Kassenbestände müssen immer noch jederzeit sichtbar sein. Die Größe des Unternehmens macht kaum einen Unterschied im Hinblick darauf, wie wichtig es ist, diese Funktionen richtig zu erledigen.
Auch wenn einige unaufrichtig das Gegenteil behaupten, gibt es ist so etwas wie zu klein zu sein. Eine Person, die von zu Hause aus Wimpel für Hochzeiten und Geburtstagsfeiern herstellt und nur den lokalen Bereich bedient, kann ohne eine Plattform zur Zahlungsautomatisierung auskommen. Wenn ein solches Unternehmen aus dem Wohnzimmer in Geschäftsräume umzieht und beginnt, andere zu beschäftigen, dann wird es zu einem überzeugenden Angebot.
KMU, die sich in einer solchen Situation befinden, müssen nach Nischenanbietern Ausschau halten, die Lösungen anbieten, die speziell auf ihre Zahlungsbedürfnisse zugeschnitten sind und einen Gesamtzusatznutzen bieten, der zu ihrem Geschäftsmodell passt. Anbieter mit einer Erfolgsbilanz und einem klaren Verständnis für die Bedürfnisse von KMU sind natürlich ein guter Ausgangspunkt, aber der Trend geht nun dahin, dass alle Anbieter maßgeschneiderte Lösungen entwickeln.
Es stimmt zwar, dass Selbstständige, die zu Hause arbeiten, die Vorteile einer integrierten Plattform zur Automatisierung des Zahlungsverkehrs wahrscheinlich nicht in vollem Umfang nutzen können, aber die meisten Unternehmen, die größer sind als sie, werden dies sehr wohl tun. Für diejenigen, die unsicher oder nicht überzeugt sind, beginnt der Weg zur Klarheit mit einer einfachen E-Mail oder einem Telefonanruf.
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