Die FCA und andere Aufsichtsbehörden gehen strenger gegen die Bargeldkontrollen der Unternehmen vor, nachdem im Zuge der COVID-19-Pandemie jüngste Mängel in den Risikomanagementverfahren ans Licht gekommen sind.
Der Einbruch der Verbraucherausgaben im letzten Quartal hat bei vielen Unternehmen zu einem erheblichen Einkommensrückgang geführt, so dass man befürchten muss, dass in naher Zukunft mehr als ein Unternehmen in Konkurs gehen könnte.
In Anbetracht dieses Worst-Case-Szenarios hat die FCA neue Vorschriften erlassen, um sicherzustellen, dass die Kunden angemessen geschützt sind, indem sie von den Unternehmen verlangt, die Gelder ihrer Kunden von ihren eigenen Geldern zu trennen. Durch diese Trennung der Kundengelder soll verhindert werden, dass sie von angeschlagenen Unternehmen fälschlicherweise zur Deckung ihres betrieblichen Liquiditätsbedarfs verwendet werden.
Die FCA hat sich insbesondere auf Zahlungsinstitute (PIs) und E-Geld-Emittenten (EMIs) konzentriert, deren Aufgabe es ist, Kundengelder zu verwalten.
Wie jede Verordnung ist auch der Entwurf der FCA langatmig und komplex. Wir haben ihn daher auf die vier wichtigsten Dinge reduziert, die Sie tun müssen, um die Einhaltung des neuen FCA-Ansatzes sicherzustellen.
(Haftungsausschluss: Dies ist keine Rechtsberatung und wir empfehlen, einen Anwalt zu konsultieren, um die Regulierung in Ihrem eigenen Unternehmen sicherzustellen. Dieser Blog soll lediglich die wichtigsten Erkenntnisse und Ideen für die nächsten Schritte liefern).
1. Absicherung
Was bedeutet das? Die FCA-Vorschriften besagen, dass PIs und EMIs Kundengelder getrennt von ihren eigenen Betriebsgeldern aufbewahren müssen. Außerdem müssen sie nachweisen können, dass die Kundengelder ordnungsgemäß identifiziert und von den Geschäftsgeldern getrennt werden.
Was können Sie tun? Sie sollten getrennte Bankkonten für Kundengelder und Geschäftsgelder haben und diese in Ihrem ERP-, Buchhaltungs- oder Back-Office-System verfolgen. Ein täglicher Abgleich von "Kundengeldern" und "beschränkten Geldern" mit "eigenen Geldern" und "Firmenkonten" sollte durchgeführt und als Nachweis dafür aufbewahrt werden, dass Sie die ordnungsgemäße Trennung und den Schutz von Kundengeldern gewährleisten.
2. Prudentielles Risikomanagement
Was bedeutet das? Die FCA-Vorschriften besagen, dass eine Firma sicherstellen sollte, dass der Betrag, den sie in ihrem "internen Kundengeldabgleich" als ihre "Kundengeldressource" ausweist, dem Gesamtsaldo ihrer "Kundenbankkonten" entspricht. Eine Firma muss ihre Aufzeichnungen so führen, dass sie in der Lage ist, den Gesamtbetrag der Kundengelder, die sie für jeden Kunden halten sollte, umgehend zu berechnen.
Was können Sie tun? Für alle Bankkonten mit Kundengeldern muss ein täglicher Bankabgleich durchgeführt und überprüft werden, wobei die Überprüfung zu belegen ist. Jeder dieser Abgleiche sollte sich auf den Wert der Kundengelder pro Kunde beziehen, wie er im zentralen Aufzeichnungssystem der Firma angegeben ist.
Bei Kunden mit Geldern auf mehreren Bankkonten müssen die Summen für jedes Konto zu einer Zahl zusammengefasst werden, die mit dem Wert im Aufzeichnungssystem der Firma abgeglichen werden kann.
3. Finanzkriminalität und Governance & Aufsicht
Was bedeutet das? Die FCA erinnert die leitenden Angestellten der Unternehmen daran, dass von ihnen erwartet wird, dass sie die Finanzlage des Unternehmens und die wichtigsten Geldbewegungen überwachen und nachweisen, dass sie sie kennen.
Was können Sie tun? Unternehmen sollten Schritte unternehmen, um blinde Flecken in ihren Prozessen zu beseitigen, in denen Fehler auftreten können - insbesondere die manuelle Übertragung von Zahlungs- und Finanzdaten zwischen Back-Office-Systemen und Banken. Durch die Automatisierung der Datenübertragung von und zu den Banken und die Bereitstellung dieser Daten auf einem Dashboard für die Geschäftsleitung kann das Unternehmen das Risiko unschuldiger Fehler ausschalten, die Möglichkeiten für Kriminelle, Betrug zu begehen, minimieren und eine Überprüfung der betrieblichen Aktivitäten nachweisen.
4. Verwaltung von Aufzeichnungen und Berichterstattung
Was bedeutet das? Schließlich besagen die FCA-Vorschriften, dass die Unternehmen die genaue Anzahl und den Wert der über jeden Zahlungskanal und jede Währung getätigten Zahlungen kennen müssen. Sie müssen auch Aufzeichnungen über die bei der Ausführung dieser Zahlungen verwendete Autorisierungsmethode führen. Darüber hinaus müssen die Firmen für indirekte Bankteilnehmer ihre Intraday-Liquiditätsberichte gemäß dem Basler Ausschuss für Bankenaufsicht (BCBS) vorlegen.
Was können Sie tun? Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen von leitenden Angestellten genehmigt werden, und bewahren Sie Belege für diese Genehmigung auf. Darüber hinaus ist eine weitere Prüfung der verarbeiteten Zahlungen im Vergleich zu den genehmigten Zahlungen erforderlich. Eine Alternative besteht darin, den gesamten Zahlungs- und Genehmigungsprozess zu automatisieren und diesen Prüfpfad in den automatisierten Prozess einzubauen.
Wie kann AccessPay helfen?
Wenn Ihr Unternehmen bestrebt ist, diese FCA-Anforderungen zu erfüllen, kann AccessPay Sie dabei unterstützen, indem es den Datentransfer von Ihren Back-Office-Systemen zu Ihren Banken automatisiert.
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Darüber hinaus erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Ihre aktuelle Bargeldposition, automatisieren betrugs- und fehleranfällige Prozesse und erhalten detaillierte Prüfprotokolle des gesamten Prozesses, so dass Sie die für die Erfüllung der FCA-Anforderungen erforderlichen Berichte und Übersichten erhalten.
Die automatisierte Übermittlung von Daten von Ihrer Bank an Ihr ERP mit AccessPay schafft Vertrauen in die Genauigkeit Ihrer Berichterstattung, sei es an Ihre Stakeholder, Ihren Vorstand oder an die FCA.
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