25. Januar 2022

Unternehmens-Treasurer sollten keine Tabellenkalkulationen für Cash-Prognosen verwenden - hier ist der Grund

In den meisten Unternehmen werden Cashflow-Prognosen nach wie vor mit Hilfe von Tabellenkalkulationen erstellt.

Kann diese neue Art von Technologie die Vorherrschaft von MS Excel erschüttern und Treasury- und Finanzfachleuten dabei helfen, das Problem ungenauer Daten zu überwinden, wenn innovative neue Prognosetechnologien in den Vordergrund treten?

Das würden wir gerne glauben.

Genauigkeit, Kontrolleund Effizienz sind die wichtigsten Faktoren im heutigen Geschäftsumfeld. Der Prozess der Cashflow-Prognose ist nicht anders.

Zu wissen, welche Barmittel Ihnen in Zukunft zur Verfügung stehen werden - und diese auch kontrollieren und später optimieren zu können - ist der erste Schritt, um potenzielle Liquiditätsengpässe zu erkennen und die Verwendung überschüssiger Barmittel zu verbessern.

Es kann auch dazu beitragen, die Abhängigkeit von Finanzierungen zu verringern, indem es relevante und rechtzeitige Informationen darüber liefert, ob Ihre Organisation über ausreichende Liquidität verfügt, um ihren Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Sie also verantwortlich sind für Cash- und Liquiditätsmanagement und Sie feststellen, dass die bestehenden Technologien zur Liquiditätsprognose in einem Unternehmen nicht effektiv sind, ist es von größter Bedeutung, die unzureichenden Prozesse zu untersuchen.

 

"Das haben wir schon immer so gemacht"
Fachleute für Treasury und Finanzen

 

Leistungsstark, vertraut und flexibel. Es ist leicht zu verstehen, warum MS Excel die lingua franca für Treasury- und Finanzfachleute ist, wenn es um Cashflow-Prognosen geht.

Mit benutzerfreundlichen Funktionen und geringen Zusatzkosten, abgesehen von Ihrer Standardlizenz für betriebswirtschaftliche Software, ist es auch bequem.

Für große Unternehmen, die bei der Planung von Investitionsstrategien und komplexen Geschäftsentscheidungen auf Cashflow-Prognosen angewiesen sind, könnte dies jedoch eine potenzielle Belastung darstellen.

Hier sind vier Gründe, warum Sie für Ihre Cashflow-Prognosen Alternativen zu Tabellenkalkulationen in Betracht ziehen sollten.

 

REASON #1 - Zeit, Zeit und nochmals Zeit

Manuelle Prozesse, Datenerfassung und Verwaltungsaufgaben. Worte, die jedem Schatzmeister eines Unternehmens das Fürchten lehren dürften.

Treasurer und leitende Finanzfachleute in Unternehmen haben diese alltäglichen Aufgaben traditionell als festen Bestandteil ihrer Tätigkeit akzeptiert. Die Tabellenkalkulationen, die seit Jahren zur Erfassung, Verfolgung und Abstimmung von Daten verwendet werden, sind inzwischen so komplex, verflochten und weit verbreitet, dass Treasury- und Finanzfachleute keine alternative Methode für Cashflow-Prognosen finden.

Für Unternehmen mit verschiedenen Bankbeziehungen, mehreren Konten bei verschiedenen Banken und in mehreren Regionen bedeutet dies, dass fast die Hälfte der Zeit eines Treasury-Analysten allein für die Abstimmung von Kontoauszügen aufgewendet werden kann.

Viele würden zwar behaupten, dass es eine klare Diagnose für ein Treasury Management System (TMS) gibt, aber es ist einfach nicht genug im Budget, um es zu einer lohnenden finanziellen Investition zu machen.

Aber nur weil ein TMS keine praktikable Option ist, bedeutet das nicht, dass die Automatisierung unerreichbar ist. Es gibt andere Taktiken, Lösungen und Verbesserungen, mit denen ähnliche, wenn nicht sogar bessere Ergebnisse erzielt werden können - und das zu einem Bruchteil der Kosten.

 

 

GRUND #2 - Die Ergänzung mit einem TMS ist kostspielig

Wir sind uns darüber im Klaren, dass die Einführung eines TMS - obwohl eine teure Lösung - für viele Finanz- und Treasury-Experten das Nirwana ist. Tabellenkalkulationen reichen oft nicht aus, und so kann der Sprung auf den TMS-Zug verlockend erscheinen.

Eine Treasury-Software ist jedoch mehr als nur ein TMS, und die gewünschten Ergebnisse können weitaus kostengünstiger erzielt werden, als Sie sich vorstellen können.

Dies ist zum Teil auf den technologischen Fortschritt und zum Teil auf die breite Palette an Treasury- und Finanzsoftware zurückzuführen, die heute auf dem Markt erhältlich ist. Heutzutage können Sie die einzigartigen Anforderungen der Treasury- und Finanzfunktion mit skalierbaren, flexiblen Treasury-Anwendungen erfüllen, die Sie je nach Ihrem Zeitplan und Ihren Ressourcen erwerben und implementieren können.

Um Ihre gewünschten Automatisierungsziele und spezifischen Treasury-Anforderungen zu erreichen, ist kein umfangreiches Budget mehr erforderlich - Sie müssen nur verstehen, welche Probleme Sie lösen wollen, die Tools identifizieren, die diese Probleme lösen können, und dann einen Business Case erstellen, der den Wechsel von Tabellenkalkulationen rechtfertigt.

 

GRUND #3 - Fehler und Irrtümer in Tabellenkalkulationen wirken sich auf die Prognosen aus

Wenn es um Liquiditätsprognosen geht, können Fehler in Tabellenkalkulationen Treasury- und Finanzfachleute vor große Probleme stellen - und ihre ständige Verwendung ist aus mehreren Gründen eine riskante Entscheidung.

In der Tat, wie berichtet von Forbesverschiedene Studien berichten, dass fast 9 von 10 Tabellenkalkulationen (88%) Fehler enthalten" - eine erschreckende Statistik, die im Wesentlichen auf Folgendes hinausläuft menschliche Fehler und mühsame manuelle Prozesse.

Von einfachen Datenfehlern mit falschen oder fehlenden Informationen bis hin zu komplexeren Formeln und Fehlern auf Makroebene: Die Anwendung einer fehlerhaften Kalkulationstabelle in einer Treasury- oder Finanzfunktion kann zu operationellen Risiken führen, die schwerwiegende Folgen haben können.

Strategische Entscheidungen werden auf der Grundlage der Angaben in diesen Tabellen getroffen, und jeder Fehler könnte dazu führen, dass die Stakeholder das Vertrauen in Ihre Finanzabteilung verlieren.

Und nicht nur das: Das Fehlerrisiko wird wahrscheinlich noch weiter steigen, wenn Sie erst einmal festgestellt haben, dass Ihre Kalkulationstabelle beschädigt ist. Wenn Sie beginnen, die Kalkulationstabelle zu entschlüsseln und zu entziffern, um die Ursache des Problems zu finden (eine Mammutaufgabe, für die Ihr Treasury- oder Finanzteam einfach keine Zeit hat), werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass hinter der Situation mehr steckt, als man auf den ersten Blick sieht.

 

REASON #4 - Sicherheit ist alles

Tabellenkalkulationen sind zweifelsohne praktische Prognosetools. Und obwohl Tools wie MS Excel und Google Sheets sehr gut für das geeignet sind, wofür sie entwickelt wurden, sind sie als Prognosetechnologie nicht unbedingt sicher.

Interne und externe Betrügereien, Cybersicherheit, Informationssicherheit und Datenschutz sind in der heutigen digitalen, datengesteuerten Welt ein großes Problem für Unternehmen. Tabellenkalkulationen verfügen nicht über die grundlegendsten Sicherheitsmechanismen und haben nur begrenzte (oder gar keine) Authentifizierungsmaßnahmen - Funktionen, die in den meisten führenden Treasury-Anwendungen enthalten sind.

Außerdem gibt es weitere Sicherheitsprobleme. Insbesondere im Hinblick auf nicht zurückverfolgbare Mehrfachkopien von Tabellenkalkulationen; jeder, der Zugang hat, kann eine Kopie erstellen und sie sich selbst per E-Mail zusenden.

Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung, ausgeklügelte Benutzerzugriffskontrollen und IP-Filterung sind nur einige der ausgeklügelten Sicherheitsfunktionen, in die führende Treasury-Anwendungen investieren, um unseriöse oder illegale Aktivitäten zu vereiteln und zu verhindern.

 

Die Alternative: AccessPay's Cash Management Lösung für Cash Forecasting

Wenn es um Cash-Prognosen geht, müssen Sie - unabhängig davon, ob Sie CFO, Finanzvorstand, Corporate Treasurer oder Mitglied einer Konzernfinanzfunktion sind - in der Lage sein siehe, Kontrolleund optimieren. Ihre globale Bargeldposition.

Ohne eine genaue Übersicht über Ihre Tochtergesellschaften werden Ihre Bankgeschäfte durch veraltete, ungenaue Daten dauerhaft behindert.

Die reine Cloud-Lösung von AccessPay ist die Lösung für diese Situation. Durch die Gewährung einer genauen Bargeldtransparenz für Ihr gesamtes Unternehmen haben Sie nicht nur täglich mehrere Stunden mehr Zeit, um Strategien zu entwickeln und auf den Abschluss geschäftskritischer Aufgaben hinzuarbeiten, sondern Sie können auch Millionen an verstecktem Bargeld aufdecken.

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