In unserem neuesten Blogbeitrag gehen wir auf die Vorteile ein, die sich ergeben, wenn Sie Ihr Finanzteam so weit wie möglich papierlos machen.
In unserer stark digitalisierten Welt gibt es immer noch viele Bereiche, die auf papierbasierte Prozesse angewiesen sind, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Wir sprechen hier nicht über die Auszählung von Stimmzetteln bei den US-Wahlen - dem wurde in letzter Zeit mehr als genug Aufmerksamkeit geschenkt.
Aber was ist mit den vielen gemeinsam genutzten Diensten, der Innenrevision und anderen Finanzfunktionen in Organisationen, für die Papier immer noch einen Großteil der schweren Arbeit erledigt?
In den Unternehmen ist nicht immer bekannt, wie weit verbreitet papiergestützte Prozesse sein können.
Einer unserer Kunden aus der verarbeitenden Industrie genau aus diesem Grund AccessPay gewählt. Als Spezialist für Treasury-Risiko und BerichterstattungEr war entsetzt, als er feststellte, wie viel Zeit seine Shared-Services-Abteilungen mit der manuellen Eingabe von Kontoauszügen in ihre ERP-Systeme verbrachten. Ähnlich reagierte er, als er feststellte, wie viel Zeit die Innenrevisionsteams damit verbrachten, mehrere Standorte aufzusuchen, um sich durch papierbasierte, in Archiven gespeicherte Genehmigungen zu wühlen.
Die Ineffizienz, das Risiko und der hohe Arbeitsaufwand papiergestützter Prozesse sind im besten Fall unerwünscht, aber die Pandemie hat die Suche nach einem "besseren Weg" noch dringlicher gemacht.
In der Tat, ein aktueller Bericht von Gartner zeigte, dass in Unternehmen, die noch nicht vollständig papierlos arbeiten, die Daten nicht in den Umlauf gebracht werden, Die Leiter von Shared Services betrachten die Rechnungsstellung und die Bearbeitung von Kundenzahlungen als die beiden wichtigsten Prioritäten, die angegangen werden müssen.
In der Theorie ist das alles richtig, aber wenn in wirtschaftlich schwierigen Zeiten von Automatisierung und Kosteneinsparungen die Rede ist, kommt es zwangsläufig zu schwierigen internen Gesprächen, bei denen sich die Mitarbeiter um jeden Preis an die vertrauten Zettel klammern.
Bei der Unterstützung unserer Kunden bei der Automatisierung ihrer papierbasierten Prozesse haben wir jedoch aus erster Hand erfahren, dass dieselben Mitarbeiter, die sich für Papier einsetzen, für wertschöpfende Tätigkeiten und erweiterte Aufgaben eingesetzt werden können.
Durch ein intern verbessertes Kontrollumfeld mit standardisierten und digitalisierten Prozessen ergeben sich auf breiter Front erhebliche Vorteile.
Von erhöhter Sicherheit und verringertem Betrugsrisiko bis hin zur Rationalisierung der Anzahl der Verbindungen zu Banken und elektronischen Online-Banking-Systemen und größerer Liquidität und Bargeldtransparenz - die Automatisierung spart weit mehr als nur Zeit (und Papier!).
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