4. April 2022

UK SOX kommt - so hilft die Automatisierung

In den Vereinigten Staaten und Japan ist die Bedeutung der Einhaltung der SOX-Bestimmungen bereits seit geraumer Zeit deutlich geworden, doch im Vereinigten Königreich steht die Einführung der SOX-Bestimmungen vor der Tür.

Auch wenn Ihr Unternehmen das Thema noch nicht auf dem Radar hat, wird es auf dieser Seite des Atlantiks schnell zu einem echten Thema.

Die vorläufige Einführung von SOX im Vereinigten Königreich im Jahr 2024 ist eine gute Gelegenheit für kleine und große Unternehmen, einen Blick nach innen zu werfen: Sind Ihre internen Prozesse noch zeitgemäß? Steht die Einhaltung der Vorschriften für die Rechnungsprüfung ganz oben auf der Tagesordnung oder ist sie nur ein nachträglicher Gedanke? Könnte Automatisierung Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren?

Wir erläutern Ihnen die Grundlagen der SOX-Compliance, einschließlich der Vorteile der Automatisierung, damit Sie für die anstehenden Prüfungen gerüstet sind.

 

Bleiben Sie dran - Was ist SOX Compliance?

Wir sind froh, dass Sie gefragt haben.

SOX, besser bekannt als Sarbanes-Oxley, ist ein vom US-Kongress im Jahr 2002 verabschiedetes Gesetz.

Mit dem Gesetz, das in einer Zeit massiven finanziellen Fehlverhaltens erlassen wurde, sollte die Einhaltung der Vorschriften in allen Bereichen verbessert werden, indem sichergestellt wird, dass die Unternehmen mehr Verantwortung für ihre Finanzdaten übernehmen.

Einfach ausgedrückt: Es geht darum, die Interessengruppen zu schützen und den Anlegern Sicherheit zu geben. Führende Persönlichkeiten aus dem gesamten Unternehmen - unabhängig von der Branche - können sich darauf verlassen, dass ihr Geld korrekt verwaltet wird und sie nicht in Schwierigkeiten geraten.

Der Kern der SOX-Vorschriften liegt jedoch eher in der Sache selbst. Um die jährliche Prüfung zu bestehen oder überhaupt konform zu werden, müssen Ihre Finanzprozesse in guter Verfassung sein.

Das bedeutet manuelle Prozesse - sei es im Zahlungsverkehr, Abrufen von Bankdatenoder der allgemeine Ansatz mit Klebeband und Pflastern bei Tabellenkalkulationen - sind ein No-Go.

In der Tat haben Protiviti und Auditboard's 12th Jährliche Umfrage zur SOX-Compliance stellte fest, dass die Covid-19-Pandemie "die Notwendigkeit des Einsatzes von Technologien und der Automatisierung von Compliance-Prozessen noch verstärkt hat".

Diese Art von interner Reform mag Ihnen Kopfzerbrechen bereiten, aber das muss nicht so sein. Aber das muss nicht sein. Gespräche über Vorschriften und Audits sind nie lustig, aber die Einhaltung der SOX-Vorschriften sollte als Katalysator gesehen werden, als eine Gelegenheit, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Tür zur Modernisierung zu öffnen.

Es ist eine Art Ehrenabzeichen: Unsere internen Prozesse erhalten ein großes grünes Häkchen.

Klingt schön, wenn man es so ausdrückt, oder?

 

 

Wen wird UK SOX also betreffen?

In seiner jetzigen Form ist SOX in erster Linie für Unternehmen in den Vereinigten Staaten von Bedeutung, die an die Börse gehen wollen.

Dies ist jedoch nicht die einzige Situation, in der ein Unternehmen SOX-konform werden möchte. Insbesondere auf dem Weg ins Vereinigte Königreich könnte dies für die folgenden Unternehmen von Interesse sein:

  • Unternehmen, die in naher Zukunft einen Börsengang planen
  • Unternehmen, die internem Druck von Interessengruppen oder externen Prüfern ausgesetzt sind
  • Teams, die auf manuelle Prozesse angewiesen sind, z. B. im Bankwesen, und die sich modernisieren wollen
  • Jedes Unternehmen, das sich in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen sicher sein will

 

SOX-Compliance für britische Unternehmen

Es ist leicht zu verstehen, warum die Unternehmen im Vereinigten Königreich noch nicht über Sarbanes-Oxley besorgt sind. Es ist noch ein gutes Stück davon entfernt, unsere Küsten zu erreichen, und klingt eher wie ein 19th Jahrhunderts als ein Stück entscheidender Verordnung.

Wenn etwas in den letzten Jahren deutlich geworden ist, dann ist es die Bedeutung der Vorbereitung. Das wirtschaftliche Umfeld ist turbulent und unvorhersehbar, was bedeutet, dass die Finanzprozesse Ihres Unternehmens auf höchstem Niveau sein müssen.

Wird UK SOX also definitiv kommen? Die kurze Antwort lautet: Ja.

Im März 2021 veröffentlichte das Ministerium für Wirtschaft und Industriestrategie (Department for Business and Industrial Strategy) seine Vorschläge für eine britische Variante und gab ihr damit eine rechtliche Grundlage.

Wenn Ihr Unternehmen einen Börsengang an der Londoner Börse oder am AIM-Teilmarkt anstrebt, wird das Jahr 2022 ein Wendepunkt für die Vorbereitung sein.

Das Vereinigte Königreich wird wahrscheinlich von den gleichen Vorteilen wie die USA profitieren. In ihrem Artikel Die unerwarteten Vorteile von Sarbanes-Oxley Für die Harvard Business Review stellten Dittmar und Wagner fest, dass sich die Unternehmenslandschaft im weiteren Sinne spürbar verbessert hat, und zwar durch "[ein] gestärktes Kontrollumfeld, eine zuverlässigere Dokumentation, eine stärkere Einbeziehung des Prüfungsausschusses und eine bessere, weniger aufwändige Einhaltung anderer gesetzlicher Vorschriften".

Es geht aber nicht nur um das große Ganze, sondern es gibt auch wichtige Erkenntnisse für Ihre Teams auf einer intimeren Ebene.

Dittmar und Wagner kommen zu dem Schluss, dass die Unternehmen aufgrund "standardisierterer Prozesse für die IT und andere Funktionen, einer geringeren Komplexität der organisatorischen Abläufe, besserer interner Kontrollen innerhalb der Partnerunternehmen und eines effektiveren Einsatzes sowohl automatisierter als auch manueller Kontrollen" damit beginnen sollten, "Sarbanes-Oxley als Verbündeten zu betrachten".

 

 

Die Bedeutung der Automatisierung

Wir haben es bereits erwähnt, aber die Automatisierung der Prozesse Ihres Unternehmens kann ein großer Schritt in die richtige Richtung sein, wenn es um die Einhaltung der SOX-Vorschriften geht.

Oft wird Automatisierung einfach mit Leichtigkeit assoziiert - aber sie ist so viel mehr als das.

Wenn es um Ihre Bankgeschäfte geht, ist Automatisierung in allen Bereichen von unschätzbarem Wert: Verbesserung Cybersicherheit; Reduzierung menschliches Versagen und RisikoRationalisieren Sie Ihre Zahlungen, damit Sie sich endlich von den lästigen Tabellenkalkulationen verabschieden können.

Bei der Automatisierung geht es darum, die Lecks in Ihren Prozessen zu schließen. Wenn es um die Einhaltung der SOX-Vorschriften geht, ist das ein klarer Fall.

Wir von AccessPay können Ihnen nicht versprechen, dass wir Ihnen bei allem helfen können - aber wir können Ihren Weg zu SOX durch Automatisierung beschleunigen und Ihnen so die nächsten Jahre erleichtern.

Aspekte Ihrer Bankgeschäfte, mit denen Sie zu leben gelernt haben, sind oft Streitpunkte bei Prüfungen: das Herunterladen von Zahlungsdateien aus Ihrem Back-Office-System, das Abrufen von Kontoauszugsdaten und eine breitere mangelnder Überblick über Ihren Kassenbestand. Mit der richtigen Lösung können zukunftsorientierte Unternehmen die die Wolke und beginnen, SOX eher als Chance denn als Herausforderung zu sehen.

 

Wenn Sie mehr erfahren möchten oder Ihre Reise zur SOX-Compliance schmerzfrei verlaufen soll - ganz gleich, ob Sie im Vereinigten Königreich oder in den USA ansässig sind - füllen Sie das nachstehende Formular aus, und wir helfen Ihnen gerne weiter.