21. Januar 2019

Welche Risiken birgt die Verwendung von Tabellenkalkulationen?

Tabellenkalkulationen sind das Rückgrat der Finanzwelt seit dem Zeitalter, in dem sich Desktop-Computer über einen ganzen Raum mit Büroräumen ausbreiteten. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen ist jedoch mit einem gewissen Risiko verbunden, und in einer Finanzwelt, die sich für Automatisierungslösungen für Zahlungen und Kassenführungwerden sie bald der Vergangenheit angehören.

Zuverlässige Tabellenkalkulationen?

Tabellenkalkulationen sind traditionell ein Eckpfeiler der Finanzarchitektur. AccessPay hat eine Studie veröffentlicht, in der untersucht wird, wie zwei Gruppen, die traditionell auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind - Treasury- und Finanzexperten - diese Altsysteme im Tagesgeschäft einsetzen. Der treffende Titel lautet Zeit für die Tabellenkalkulation.

Die Untersuchung zeigt, dass zwei der Aufgaben, für die diese Gruppen nach wie vor auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind, die Zusammenstellung von Bilanzdaten und die Erstellung von Prognosen sind, die beide für ihre jeweiligen Arbeitsaufgaben von zentraler Bedeutung sind, was darauf hindeutet, dass Tabellenkalkulationen nach wie vor eine Rolle bei der Aufrechterhaltung der täglichen und langfristigen finanziellen Gesundheit spielen.

Bedrohungen von außen

Wir leben nicht mehr im 20.th Jahrhundert nicht mehr. Früher war es einigermaßen sicher, die finanzielle Zukunft eines Unternehmens zu planen oder die Bücher mit Hilfe einer einfachen Tabellenkalkulation auszugleichen, aber in einer Zeit, in der Cyberkriminelle und Betrüger mit jedem neuen Tag neue Wege finden, um die Bilanz eines Unternehmens zu schädigen, kann dies ziemlich gefährlich sein.

Viele können jetzt ungestraft Tabellenkalkulationen hacken, infizieren oder manipulieren. Denn jedes Mal, wenn neue Schutztechnologien auftauchen, finden Hacker oft neue Tricks, um diese Schutzmechanismen mit immer ausgefeilteren Techniken zu überwinden und den Kreislauf wieder in Gang zu setzen.

Schauen Sie sich kalte, harte Daten an. Zahlen aus einem KPMG-Bericht zitiert von Reuters zeigt, dass die weltweiten Auswirkungen der Cyberkriminalität inzwischen mehr als $450 Mrd. US-Dollar pro Jahr betragen; sie ist inzwischen das zweitgrößte Risiko für den Finanzsektor, so dass es sinnvoll ist, Programme abzuschaffen, die sie diesem Risiko aussetzen - a la Tabellenkalkulationen.

Wenn Tabellenkalkulationen angegriffen werden und Kriminelle die darin gespeicherten Kundendaten stehlen, könnte dies dem Ruf eines Unternehmens schaden. A 2017 Ipsos Bericht zeigt, dass fast die Hälfte (42%) der Finanzunternehmen der Meinung ist, dass Cyberkriminalität, die durch veraltete Systeme oder Praktiken verursacht wird, eines der größten Risiken für ihren Ruf darstellt und sich auf ihre Fähigkeit auswirkt, Kunden zu gewinnen.

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Von innen bedroht

Neben all den Schatten, die an der Peripherie eines Unternehmens kreisen, gibt es auch Risiken, die von wohlmeinenden Mitarbeitern aus dem Inneren ausgehen. Eines der größten ist menschliches Versagen.

Nehmen Sie als Beispiel eine der wichtigsten Aufgaben, für die Tabellenkalkulationen verwendet werden, die Erfassung von Zahlungsdaten. Ein einziger Fingerzeig genügt, und Sie können eine Dezimalstelle verwechseln. Nehmen wir an, Sie wollen einem Lieferanten 100 Pfund zahlen, zahlen ihm aber aufgrund eines menschlichen Fehlers am Ende 1.000 Pfund. Ihrem Unternehmen fehlen nun 900 £, was die Stabilität des Cashflows gefährdet. Wenn sich die Fälle menschlichen Versagens summieren, werden auch die Verluste größer - und wie Sie bald feststellen werden, ist es nur allzu leicht, mit Tabellenkalkulationen Fehler zu machen.

Es ist schwer, sich vor menschlichem Versagen zu schützen. Laut Forschung zitiert von ForbesEine von 100 Zellen einer Kalkulationstabelle enthält einen Fehler. Und das kann sich nachteilig auf das so wichtige Endergebnis auswirken. In der Tat, Schätzungen zufolge dass jedes fünfte große Unternehmen aufgrund von Tabellenkalkulationsfehlern finanzielle Verluste erleidet, was zeigt, wie weit verbreitet dieses Problem ist.

Aus der Zeit gefallen

Eine weitere unbestreitbare Tatsache ist, dass Tabellenkalkulationen sehr arbeitsintensiv sind. Trotz aller Hacks wie Makros und Formeln, die entwickelt wurden, um den Zeitaufwand für die Erstellung eines Master-Tabellenblatts, das alle Finanzdaten eines Unternehmens enthält, zu verringern, nimmt diese Aufgabe immer noch einen großen Teil des Tages eines Treasurers in Anspruch. Unglaublich, ein Artikel aus Der globale Schatzmeister zeigt, verschwenden Treasury-Teams fast 5.000 Stunden pro Jahr mit der Verwaltung von Barmitteln über Tabellenkalkulationen.

Denken Sie nur an all das, was ein Schatzmeister in dieser Zeit tun könnte; es muss einen produktiveren Weg geben, diese Aufgaben zu erledigen. Denken Sie auch daran, dass sich die Finanzwelt mit Lichtgeschwindigkeit bewegt; für große Unternehmen, die mit großen Transaktionen zu tun haben, bewegt sich der Tag mit Hypergeschwindigkeit. Bis ein Treasurer die Informationen in einer Kalkulationstabelle zusammengestellt hat, ist oft schon die Hälfte der Daten veraltet, was dazu führt, dass er ungenaue Geschäftsinformationen liefert, die sich auf die Entscheidungsfindung auswirken können.

Die Automatisierung der Zukunft

Wie können wir diese Risiken ausschließen? Automatisierung einführen.

Wenn Sie wichtige Finanzaufgaben automatisieren, setzen Sie im Grunde intelligente Software ein, die Technologien wie maschinelles Lernen nutzt, die häufig in der Cloud gespeichert sind, um diese Aufgaben zu erledigen. Dies eliminiert Zeitverluste und entlastet Treasurer und Finanzexperten von diesen Aufgaben. Außerdem lernen diese Technologien in der Regel im Laufe der Zeit und eignen sich das Wissen an, das zur Vermeidung von Fehlern und zum Schutz vor Cyberkriminalität erforderlich ist.

Die Untersuchung von AccessPay zeigt, dass zwei große Anforderungen an die Automatisierung die Erstellung von Prognosen (Finanzfachleute) und sichere Zahlungen (Treasurer) sind. Der Bericht lenkt unseren Blick auch auf einen Abwärtstrend bei den Tabellenkalkulationen. Auf einer Skala von eins (keine Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen) bis zehn (extreme Abhängigkeit) lag der Durchschnittswert bei beiden Gruppen bei sechs. Angesichts der historischen Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen ist es klar, dass der Einfluss dieser alten Technologie aufgrund des Aufkommens von Automatisierungslösungen schwindet.

Ein typisches Beispiel, Kassenführung. Das von AccessPay entwickelte Cash Management ist eine automatisierte Lösung für die globale Bargeldtransparenz, mit der Treasury- und Finanzfachleute mehrere Bankbeziehungen verwalten können, indem sie die erforderlichen Daten auf einer benutzerfreundlichen Plattform zusammenfassen. Dies reduziert die Zeit, die ein Treasurer mit dem Sammeln von Daten aus verschiedenen Bankportalen und den damit verbundenen Risiken verbringt, und ermöglicht es ihm, die Daten bequem in Echtzeit einzusehen und sie in Form von Diagrammen zu konfigurieren, um die für eine dynamische Entscheidungsfindung erforderlichen Einblicke zu erhalten.