University of Bradford modernisiert Finanzfunktion mit AccessPay für nahtlose Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen und Studiengebühren

"
"Dies richtig zu machen, ist eine große Verantwortung - wir bearbeiten Lastschriften, die gesetzlich vorgeschrieben sind, und Hunderte von Gehältern.

Ben Petty, Leiter der Finanzabteilung, Universität Bradford

Als ehemaliger Lohnbuchhalter weiß Ben Petty, wie wichtig es ist, eine digitale Bankverbindung wie AccessPay zu nutzen...

Der Leiter des Finanzwesens an der Universität Bradford leitet vier Teams, einschließlich Lohnbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung. AccessPay hat beide Bereiche bei der Umstellung unterstützt und einen nahtlosen Übergang von ihrem bisherigen Anbieter ermöglicht.

Er sagte: "Wir haben überhaupt keine Probleme mit AccessPay. Die Plattform ist intuitiv und das passt zu uns.

Wozu verwendet das Finanzteam AccessPay?

AccessPay ermöglicht es der Universität Bradford, 1.600 Gehaltszahlungen pro Monat über Bacs zu tätigen. Das kleine Team lädt die Zahlungsdateien in drei Durchgängen über die AccessPay Bacs-Softwarelösung hoch.

Zu den Zahlungen für die Debitorenbuchhaltung gehören auch die Lastschriften für Studiengebühren, die Ben als "das Herzstück" der Finanzierung bezeichnet. Von Monat zu Monat bewegen sich die Einzüge zwischen £7.000 und £30.000.

Andernorts nutzt die Kreditorenbuchhaltung AccessPay für wöchentlich abgewickelte Zahlungsläufe an Lieferanten in unterschiedlichen Mengen.

Was war Ihr Auslöser für den Wandel?

Im Jahr 2017 war es an der Zeit, die Finanzfunktion der Universität zu modernisieren und cloudbasiert zu gestalten.

Anstatt einen bestimmten Computer vor Ort für die Zahlungsabwicklung zu verwenden, wollten sie Flexibilität, eine bessere Benutzeroberfläche und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen.

Die bisherige Bacs-Software war vom Aussehen her "sehr altmodisch", und Kompatibilitätsprobleme mit dem Betriebssystem raubten dem internen IT-Team die Zeit.

Ben sagte: "Wir hatten unseren vorherigen Anbieter lange Zeit genutzt, aber er bestand auf einem teuren Upgrade, da die alte Plattform aufgrund eines Sicherheitsupdates nicht mehr unterstützt wurde.

"Das erste, was wir davon erfuhren, war eine sehr lange E-Mail mit vielen roten Hervorhebungen - es fühlte sich an, als ob wir vertrieben würden, und diese Vorgehensweise gefiel uns nicht.

Das Team beschloss, den Markt zu erforschen und ging nach dem Vergleich von drei Anbietern Anfang 2018 mit AccessPay in Betrieb.

"Die Umsetzung war wirklich unkompliziert, es hätte nicht einfacher sein können", schwärmt Ben.

Ben Petty, Leiter der Finanzabteilung

Warum war AccessPay die richtige FinTech-Lösung für Sie?

AccessPay verbindet die Finanz- und Gehaltsabrechnungssysteme der University of Bradford mit der Lloyds Bank.

Das neue System ist nicht nur erschwinglich, sondern auch auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.

AccessPay hat zum Beispiel eine Möglichkeit eingebaut, mit der eine zweite Person im Team Zahlungsdateien prüfen und genehmigen kann, bevor sie eingereicht werden.

"Das war wirklich wichtig, weil es eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme darstellt, aber auch flexibel ist und umgangen werden kann, wenn wir Probleme mit den Ressourcen haben", erklärt Ben.

"Als die Pandemie ausbrach, war diese eingebaute Flexibilität ein großer Segen, denn wir hatten nur zwei Mitarbeiter mit Smartcard-Lesegeräten, so dass wir die Löhne unserer Mitarbeiter auch bei Arbeitsunfähigkeit bezahlen konnten."

Was ist der Hauptvorteil der Nutzung von AccessPay?

"Das, was AccessPay nach oben bringt, ist die KundenbetreuungDas ist großartig", berichtet Ben.

Er beschreibt, wie das Support-Team 2019 außerhalb der Geschäftszeiten zu Hilfe kam, als ein internes Windows-Update Probleme mit dem HSM-Zertifikat verursacht hatte.

"Das IT-Team der Universität war nicht erreichbar und wir gerieten in Panik, weil unsere Gehaltsabrechnung anstand.

"Obwohl es sich nicht um ein AccessPay-Problem handelte, riefen wir das Support-Team an, in der Hoffnung, dass sie einen Rat hätten, und sie übernahmen tatsächlich die Kontrolle und lösten das Problem für uns.

"Ich war so dankbar für ihre Hilfe - nur dank ihnen konnten wir unsere Mitarbeiter pünktlich bezahlen."

Ben lobt auch die proaktive Herangehensweise des AccessPay-Kundensupportteams, das regelmäßig Aktualisierungen und Fortschrittsberichte per E-Mail versendet.