Verbesserung der Bargeldtransparenz und Automatisierung von Zahlungen im Rechtswesen

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"AccessPay gibt mir zusätzliche Flexibilität bei der Genehmigung von Zahlungen, da ich sie sicher über mein Handy freigeben kann. Das ist für mich in einer Welt nach der Pandemie enorm wichtig.

UK Finance Manager

Diese multinationale Anwaltskanzlei hat sich für die Automatisierung des Zahlungsverkehrs entschieden, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern und das Risiko manueller Fehler in seinen vielbeschäftigten globalen Finanzteams zu verringern... 

Mit mehr als 20.000 Transaktionen pro Monat wickelt das Unternehmen verschiedene Zahlungsarten über AccessPay ab, darunter Gehaltsabrechnungen und Lieferantenzahlungen. über Bacsgroße Auszahlungen über CHAPS und SEPA-Transaktionen für europäische Kunden.

Die Fähigkeit, operative Prozesse zu beschleunigen - präzise und sicher - ist für die globale Top-10-Kanzlei angesichts des wachsenden Transaktionsvolumens von entscheidender Bedeutung.

 

Die Anwaltskanzlei hat Niederlassungen in 28 Ländern

 

Seit 2015 hat unsere Finanzsoftware-Plattform die folgenden Prozesse für sie zusätzlich automatisiert:

  • Übertragung von Kundengeldern aus dem Elite ERP-System
  • Automatisierung von Lieferantenzahlungen
  • Gehaltsabrechnung für britische Mitarbeiter - von SAP über Bacs
  • SEPA-Zahlungen an NatWest, HSBC und ING vornehmen
  • Versenden und Empfangen Aussagen von allen Banken

AccessPay erfüllt auch branchenspezifische Anforderungen wie die Trennung der Sichtbarkeit von Partnerzahlungen und anderen Zahlungen.

Wir sind stolz darauf, eine der größten Anwaltskanzleien der Welt zu unterstützen, die mehr als 4.000 Mitarbeiter in allen wichtigen Bereichen und Disziplinen beschäftigt. Um den Unterschied zu erklären, den AccessPay ausmacht, haben wir uns mit einem der Finanzmanager der Kanzlei in Großbritannien unterhalten.

 

FRAGEN UND ANTWORTEN

Wie viele Personen arbeiten in Ihrem Team und wo befinden sie sich?

Im Vereinigten Königreich habe ich fünf Personen, die Folgendes veröffentlichen SWIFT und Bacs Weitere 26 Personen gehören zum Team in Indien.

 

Wie finden Sie den Prozess der Nutzung von AccessPay?

Mit AccessPay ist das Leben viel einfacher. Es ist einfach einzurichten und mit einem Klick ist alles erledigt. Das System zeigt alles an, was beachtet werden muss, so dass Sie auf AccessPay zurückgreifen können, oder wenn es nicht angezeigt wird, wissen Sie, dass es ein Problem mit der Bank ist.

Es gibt mir eine Menge zusätzlicher Flexibilität, denn selbst wenn das Internet ausfällt, kann ich über mein Telefon auf AccessPay zugreifen und Zahlungen freigeben. Das ist für mich enorm wichtig.

 

Wie können Sie das System nutzen?   

Im Durchschnitt bearbeitet mein Team mehr als 20.000 Transaktionen pro Monat - im Wert von über 100 Millionen Pfund. Das britische Team ist den ganzen Tag im System, da wir alle 20 Minuten automatisch Zahlungsdateien an AccessPay senden und empfangen. Etwa 99% dieser Transaktionen werden genehmigt, ohne dass weitere Maßnahmen erforderlich sind.

Zahlungen bis zu 20.000 Pfund werden direkt ausgezahlt, und alles, was darüber hinausgeht, wird einer in das System eingebauten zweiten Sinnesprüfung unterzogen. Das war eine gewisse Beruhigung, weil wir wussten, dass wir keine großen Summen ohne Prüfung auszahlen.

Allerdings haben wir inzwischen genug Vertrauen in das System, um eine Anhebung dieser Grenze in Betracht zu ziehen.

 

AccessPay fungiert als SWIFT-Gateway für die Anwaltskanzlei

 

Was ist eine einzigartige Funktion, die Sie an AccessPay schätzen?

Sie sind unser SWIFT Gateway und unsere Stimme im Zahlungsnetz, was sehr wichtig ist. Meine Lieblingsfunktion ist die einfache Freigabe von SWIFT-Zahlungen - man klickt sie an, sieht sie, reicht sie ein und schon ist sie weg. Die Geschwindigkeit ist ein echter Wendepunkt.

Wir haben die Geschwindigkeit eines Tages getestet, indem wir eine Datei in AccessPay eingegeben und gemessen haben, wie lange die andere Seite brauchte, um die Gelder zu bestätigen. Das war innerhalb von drei Minuten. Auch das ist enorm, denn es bedeutet, dass wir so viel mehr Zahlungen abwickeln können.

 

Wie haben Sie die Entwicklung von Finanzteams im Laufe Ihrer Karriere erlebt? Welche Rolle hat die Technologie dabei gespielt?

Ich persönlich habe gelernt, dass es da draußen eine ganz neue Welt gibt, was die Automatisierung und die Möglichkeiten angeht. Früher waren Anwaltskanzleien sehr papierlastig und verlangten, dass ein Partner Zahlungen physisch abzeichnete, bevor sie in ein System eingegeben und an den Prozess weitergegeben wurden.

Seit ich vor 35 Jahren in diesem Sektor angefangen habe, hat sich viel getan. Damals mussten wir Kassierer beschäftigen, die Beträge eintippten und die Partner durch das Büro jagten, um Unterschriften zu bekommen. Euro gab es nicht, und wir mussten die Währungen manuell umrechnen.

Mit Hilfe der Technologie können die meisten manuellen Finanz- und Treasury-Aufgaben automatisiert werden, wodurch die Anzahl der physischen Kontaktpunkte eines Teams sicher reduziert wird.

 

Die ehemals papierbasierte Branche entwickelt sich dank FinTech weiter

 

Wenn mir das jemand 1987 gesagt hätte, hätte ich gedacht: "Dieser Beruf hat keine Zukunft", aber es gibt eine Zukunft, es ist nur eine andere Art zu arbeiten. Der Einsatz einer Cloud-basierten Plattform wie AccessPay bedeutet, dass wir Zahlungen in Sekundenschnelle digital versenden und genehmigen können und einen Echtzeit-Überblick über die Barmittel in verschiedenen Ländern erhalten.

Es war eine Lernkurve, da wir uns von Kassierern zu Finanzanalysten entwickelt haben und die Struktur von Dingen wie SWIFT-Zahlungen wirklich verstehen. Diese Arbeitsweise hat dem gesamten Team ein viel tieferes Wissen über den Zahlungsverkehrsraum und die Infrastruktur vermittelt.

 

Wie wird AccessPay Ihrer Meinung nach in einer internationalen Anwaltskanzlei in Zukunft eingesetzt werden?

AccessPay trägt dazu bei, dass wir weiterhin ein globaler Akteur sind. Ziel ist es, dass alle unsere Niederlassungen auf der ganzen Welt eine Plattform nutzen. Dazu gehört auch ein Cash-Management-Tool mit Einblick in verschiedene Währungen.

Unabhängig davon, wohin die Zahlung in der Welt und in welcher Währung sie erfolgt, wird sie über AccessPay dorthin gelangen.

 

Würden Sie anderen Kanzleien die AccessPay-Plattform empfehlen?

Nun, nicht zu unseren direkten Konkurrenten, denn wir wollen ihnen diesen Vorteil nicht geben (lacht).

 

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