Verbesserung der Bargeldtransparenz und Automatisierung von Zahlungen im Rechtswesen

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"AccessPay gibt mir zusätzliche Flexibilität bei der Genehmigung von Zahlungen, da ich sie sicher über mein Handy freigeben kann. Das ist für mich in einer Welt nach der Pandemie enorm wichtig.

UK Finance Manager

Diese multinationale Anwaltskanzlei hat sich für die Automatisierung des Zahlungsverkehrs entschieden, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern und das Risiko manueller Fehler in seinen vielbeschäftigten globalen Finanzteams zu verringern... 

Mit mehr als 20.000 Transaktionen pro Monat wickelt das Unternehmen verschiedene Zahlungsarten über AccessPay ab, darunter Gehaltsabrechnungen und Lieferantenzahlungen. über Bacsgroße Auszahlungen über CHAPS und SEPA-Transaktionen für europäische Kunden.

Die Fähigkeit, operative Prozesse zu beschleunigen - präzise und sicher - ist für die globale Top-10-Kanzlei angesichts des wachsenden Transaktionsvolumens von entscheidender Bedeutung.

 

Die Anwaltskanzlei hat Niederlassungen in 28 Ländern

 

Seit 2015 hat unsere Finanzsoftware-Plattform die folgenden Prozesse für sie zusätzlich automatisiert:

  • Übertragung von Kundengeldern aus dem Elite ERP-System
  • Automatisierung von Lieferantenzahlungen
  • Gehaltsabrechnung für britische Mitarbeiter - von SAP über Bacs
  • SEPA-Zahlungen an NatWest, HSBC und ING vornehmen
  • Versenden und Empfangen Aussagen von allen Banken

AccessPay erfüllt auch branchenspezifische Anforderungen wie die Trennung der Sichtbarkeit von Partnerzahlungen und anderen Zahlungen.

We are proud to support one of the largest law firms in the world which has more than 4,000 staff working across all major sectors and disciplines. To explain the difference that AccessPay makes, we chatted to one of their UK-based finance managers.

 

Q&A

Wie viele Personen arbeiten in Ihrem Team und wo befinden sie sich?

Im Vereinigten Königreich habe ich fünf Personen, die Folgendes veröffentlichen SWIFT und Bacs Weitere 26 Personen gehören zum Team in Indien.

 

Wie finden Sie den Prozess der Nutzung von AccessPay?

Life is much easier with AccessPay. It’s straightforward to set up and then just one click and it’s done. The system flags anything that needs attention so you can refer back to AccessPay, or if it’s not flagged then you know it’s an issue with the bank.

Es gibt mir eine Menge zusätzlicher Flexibilität, denn selbst wenn das Internet ausfällt, kann ich über mein Telefon auf AccessPay zugreifen und Zahlungen freigeben. Das ist für mich enorm wichtig.

 

Wie können Sie das System nutzen?   

On average my team process more than 20,000 transactions a month – worth upwards of £100m. The UK team are in the system all day as we automatically send and receive payment files to AccessPay every 20 minutes. Around 99% of these transactions are approved with no further action required.

Zahlungen bis zu 20.000 Pfund werden direkt ausgezahlt, und alles, was darüber hinausgeht, wird einer in das System eingebauten zweiten Sinnesprüfung unterzogen. Das war eine gewisse Beruhigung, weil wir wussten, dass wir keine großen Summen ohne Prüfung auszahlen.

Allerdings haben wir inzwischen genug Vertrauen in das System, um eine Anhebung dieser Grenze in Betracht zu ziehen.

 

AccessPay fungiert als SWIFT-Gateway für die Anwaltskanzlei

 

Was ist eine einzigartige Funktion, die Sie an AccessPay schätzen?

Sie sind unser SWIFT gateway and our voice into the payments network, which is very important. My favourite feature is the ease of releasing SWIFT payments – you click on it, see it, submit it and then it’s gone. It’s the speed which is a real gamechanger.

We did a test on the speed one day by dropping a file into AccessPay and timing how long it took the other side to confirm those funds. It was within three minutes. Again that’s massive because it means we can get through so many more payments.

 

Wie haben Sie die Entwicklung von Finanzteams im Laufe Ihrer Karriere erlebt? Welche Rolle hat die Technologie dabei gespielt?

Personally, I’ve learned there’s a whole new world out there in terms of automation and what is possible. Historically, legal firms were very paper-centric and required a partner to physically sign-off payments before they were keyed into a system and passed along the process.

The sector has come such a long way since I started 35 years ago. Back then it meant employing cashiers to type in amounts and chase partners round the office to get signatures. Euros didn’t exist and we had to convert currencies manually.

Mit Hilfe der Technologie können die meisten manuellen Finanz- und Treasury-Aufgaben automatisiert werden, wodurch die Anzahl der physischen Kontaktpunkte eines Teams sicher reduziert wird.

 

Die ehemals papierbasierte Branche entwickelt sich dank FinTech weiter

 

If someone had said this to me back in 1987 I would have thought ‘there’s no future in this job’ but there is a future, it’s just a different way of working. Using a cloud-based platform like AccessPay means we can digitally send and approve payments in a matter of seconds and get real-time cash visibility across multiple jurisdictions.

It’s been a learning curve as we have gone from cashiers to finance analysts, really understanding the structure of things like SWIFT payments. This way of working has given the whole team a much more in-depth knowledge of the payment space and infrastructure.

 

Wie wird AccessPay Ihrer Meinung nach in einer internationalen Anwaltskanzlei in Zukunft eingesetzt werden?

AccessPay has a part to play in us continuing to be a global player. The goal is for all our offices around the world to use one platform. This would include a cash management tool with visibility into different currencies.

Unabhängig davon, wohin die Zahlung in der Welt und in welcher Währung sie erfolgt, wird sie über AccessPay dorthin gelangen.

 

Würden Sie anderen Kanzleien die AccessPay-Plattform empfehlen?

Nun, nicht zu unseren direkten Konkurrenten, denn wir wollen ihnen diesen Vorteil nicht geben (lacht).

 

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