Wie Bacs Approved Bureaus wie PayPartners die Gehaltsabrechnung mit AccessPay zukunftssicher machen

Wenn es um die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen geht, hat Stephen Moreton schon alles gesehen.

Der Geschäftsleiter von PayPartnerseinem im Großraum Manchester ansässigen Lohnverrechnungsdienst, ist seit 1988 in diesem Beruf tätig.

"Damals war die Lohnabrechnung ein riesiger Vorgang, der so viel Zeit in Anspruch nahm. Jede Woche stellten sich die Arbeiter mit ihrer Stempelkarte hinter dem Vorarbeiter auf. Ich nahm ihre Karte, stempelte sie als bezahlt ab und übergab ihnen dann eine Lohntüte mit einem Bündel Bargeld, das sie an Ort und Stelle prüfen mussten." Stephen Moreton, Geschäftsleiter

Digitale Transformation in der Gehaltsabrechnung

In den letzten 30 Jahren hat sich viel getan, um die Lohnbuchhaltung zu modernisieren. Heute helfen Unternehmen wie PayPartners den Arbeitgebern, ihre Mitarbeiter sicher und pünktlich zu bezahlen. Als Bacs Zugelassenes BüroPayPartners wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Hunderte von KMU ab, darunter auch eine Reihe von Pflegedienstleistern.

Diese Arbeitgeber können jedoch unterschiedliche Anforderungen haben, die in der Branche nicht standardisiert sind. Da das typische KMU jeweils nur ein oder zwei Finanzmitarbeiter beschäftigt, ist es für PayPartners kein leichtes Unterfangen, die Gehaltsabrechnung für 300 dieser Kunden zu bearbeiten, insbesondere bei einer vierwöchigen Abrechnung.

In der Vergangenheit bedeutete dies einen hohen Arbeitsaufwand für das Team, aber angesichts der fortschreitenden Technologie ist es nun eine vernünftige Entscheidung, die Verarbeitung der Zahlungsdateien so weit wie möglich zu automatisieren.

Die Antwort lautet: AccessPay

2019 beschloss PayPartners, in eine Softwarelösung zu investieren, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung ihrer Kunden weiter zu rationalisieren. Anstatt eine Bacs-Datei pro Kunde auszuführen, benötigten sie die Mehrdateifunktionalität, die erforderlich ist, um mehrere Kunden im selben Zahlungslauf zu verarbeiten, was sie zu AccessPay führte.

Unsere Cloud-basierte Bacs Approved Bureau-Lösung hilft BABs wie PayPartners, ihren Kunden durch zeitsparende Automatisierung und die Einrichtung sicherer Zahlungsprozesse einen effektiveren Service zu bieten.

"Um die Migration unserer Bacs-Kunden brauchten wir ein Softwareprodukt, das mehrere Dateien verarbeiten konnte. Das war eines der letzten Teile des Puzzles für uns. Die Benutzerfreundlichkeit dieses Produkts von AccessPay hat uns sehr gut gefallen, so dass wir beschlossen haben, alle unsere KMU-Kunden auf die Plattform zu setzen. Stephen Moreton, Geschäftsleiter

Eine schnelle Lösung... für die Langstrecke

AccessPay ist in der Lage, Unternehmen, die ihre Verarbeitungskapazitäten umgestalten möchten, ohne eine Frist für die Gehaltsabrechnung zu versäumen, einen schnellen Nutzen zu bieten. Und genau das haben wir für PayPartners getan.

"Es ging sehr schnell, denn wir brauchten eine schnelle Lösung für dieses Problem. Jahrelang hatten wir die Ineffizienzen unseres alten Softwareprodukts unterstützt - mit externen Tabellenkalkulationen, Arbeitsmappen und Prozessen, die zu lange dauerten." Stephen Moreton, Geschäftsleiter

Wir waren in der Lage, in weniger als 12 Wochen einen integrierten Bacs-Verarbeitungsdienst für PayPartners zu implementieren. Für Stephen und sein Team bedeutete dies, dass die Tage, an denen sie die Unzulänglichkeiten ihres vorherigen Softwareanbieters manuell ausbessern mussten, lange vorbei waren.

"PayPartners benötigte eine Bacs-Bureau-Plattform, die ihre Kundendaten zuverlässig lesen und ihre Zahlungsprozesse weiter verbessern konnte. Mit dem dateiunabhängigen Ansatz von AccessPay wusste PayPartners, dass sie in sicheren Händen waren. Unsere Softwarelösung Bacs Approved Bureau wird unter anderem von globalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, internationalen Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Beratungsunternehmen sowie Anbietern von HCM-Software genutzt. Diese Kunden profitieren von der enormen Zeitersparnis durch die Automatisierung sowie von der erhöhten Sicherheit des Zahlungsprozesses durch die neueste Multi-Faktor-Authentifizierungstechnologie." Ryan HarrisFirmenkundenbetreuer bei AccessPay

Zeit verschenken

PayPartners profitiert nun von einem wesentlich effizienteren Arbeitsablauf, um die Kernfunktion ihres Unternehmens auszuführen.

"Die Nutzung von AccessPay bedeutet, dass wir am nächsten Morgen zurückkommen und alle Gehaltsabrechnungen vollständig sind und alle Berichte fertig sind. 

Dank des neu gestrafften Zahlungsprozesses kann sich PayPartners nun nicht nur auf die Schaffung von mehr Geschäft konzentrieren, sondern Branchenexperten wie Stephen können ihr Wissen auch besser nutzen.

Nach mehr als 30 Jahren in der Lohnbuchhaltung betont er jedoch die Langlebigkeit der Rolle. Der Lohnbuchhalter wird nie verschwinden, und es wird immer die Notwendigkeit bestehen, im Umgang mit den Kunden eine menschliche Note zu vermitteln. Wer ist darauf angewiesen, dass seine Mitarbeiter immer pünktlich bezahlt werden?

Es ist genau diese menschliche Note, die PayPartners zuerst zu AccessPay geführt hat. Wir sind zwar ein internationales Fintech-Unternehmen mit Kunden auf der ganzen Welt, aber unsere Wurzeln im Nordwesten der USA, in Manchester, haben bei der Entscheidungsfindung eine große Rolle gespielt.

"Ich wollte es lokal halten und mit einem dynamischen Unternehmen zusammenarbeiten, das uns immer noch in der Straßenbahn besuchen kann."