University of Bradford moderniserer økonomifunktionen med AccessPay til problemfri behandling af løn- og undervisningsgebyrer

Som tidligere lønadministrator forstår Ben Petty vigtigheden af at bruge en digital bankforbindelse som AccessPay. Finansdirektøren på University of Bradford administrerer fire teams, herunder løn- og debitorholdet. AccessPay har hjulpet begge funktioner med at opgradere med en problemfri overgang fra deres hidtidige leverandør.

Han sagde: "Vi har ingen problemer med AccessPay overhovedet. Platformen er intuitiv, og det passer os godt."

Hvad bruger økonomiteamet AccessPay til?

AccessPay gør det muligt for University of Bradford at foretage 1.600 lønudbetalinger via Bacs om måneden. Det lille team uploader betalingsfiler i tre omgange via AccessPay Bacs-softwareløsningen.

Betalinger til debitorer omfatter direkte debiteringer af undervisningsgebyrer, som Ben beskriver som "kernen" i deres finansiering. Fra måned til måned varierer opkrævningerne fra 7.000 £ til 30.000 £. Andre steder bruger Accounts Payable AccessPay til leverandørbetalinger, som behandles ugentligt i forskellige mængder.

Hvad var din katalysator for forandring?

I 2017 var det tid til at modernisere universitetets finansfunktion og gøre den cloud-baseret. I stedet for at bruge en bestemt computer på stedet til at behandle betalinger ønskede de fleksibilitet, bedre brugeroplevelse og ekstra sikkerhedsforanstaltninger. Den etablerede Bacs-software var "meget gammeldags i sit udseende, og kompatibilitetsproblemer med operativsystemet spiste det interne it-teams tid.

sagde Ben: "Vi havde brugt vores tidligere udbyder i lang tid, men de insisterede på en dyr opgradering, da en sikkerhedsopdatering betød, at den gamle platform ikke længere blev understøttet. Det første, vi fik at vide om det, var en meget lang e-mail med masser af røde markeringer - det føltes som om vi blev smidt ud, og den tilgang kunne vi ikke lide."

Teamet besluttede at undersøge markedet og efter at have sammenlignet tre leverandører gik de i luften med AccessPay i begyndelsen af 2018. "Implementeringen var virkelig ligetil, det kunne ikke have været nemmere", fortæller Ben begejstret.

Ben Petty, leder af finansaktiviteter

Hvorfor var AccessPay den rigtige FinTech-løsning for jer?

AccessPay forbinder University of Bradford's finans- og lønsystemer med Lloyds bank. Det nye system er ikke kun økonomisk overkommeligt, men også skræddersyet til deres behov. AccessPay har f.eks. indbygget en måde, hvorpå en anden person i deres team kan kontrollere og godkende betalingsfiler, inden de sendes.

"Det var virkelig vigtigt, fordi det giver en ekstra sikkerhedsforanstaltning, men det er også fleksibelt, så det kan omgås, hvis vi har ressourcemæssige problemer", forklarer Ben. "Da pandemien ramte os, var den indbyggede fleksibilitet en stor velsignelse, fordi vi kun havde to medarbejdere med Smartcard-læsere, så hvis de ikke kunne arbejde, betød det, at vi stadig kunne betale lønnen til vores medarbejdere."

Hvad er den største fordel ved at bruge AccessPay?

"Det, der gør AccessPay til en af de bedste, er kundesupport, hvilket er genialt," fortæller Ben. Han beskriver, hvordan supportteamet kom til undsætning uden for arbejdstiden i 2019, da en intern Windows-opdatering havde forårsaget problemer med deres HSM-certifikat.

"Universitetets it-team var ikke tilgængeligt, og vi gik i panik, fordi vores lønudbetaling skulle foretages. Selv om det ikke var et AccessPay-problem, ringede vi til supportteamet i håb om, at de kunne have nogle råd, og de tog faktisk kontrol på afstand og løste problemet for os. Jeg var så taknemmelig for deres hjælp - det var kun takket være dem, at vi kunne betale vores medarbejdere til tiden."

Ben roser også den proaktive tilgang fra AccessPays kundesupportteam, som sender regelmæssige opdateringer om udgivelser og statusrapporter pr. e-mail.