25. januar 2022

Virksomhedernes kasserere bør ikke bruge regneark til likviditetsprognoser - her er hvorfor

For virksomheders finansinspektører er cash flow-prognoser fortsat regnearkbaserede i de fleste virksomheder.

Men kan den nye innovative prognoseteknologi, der er på vej frem, sætte MS Excel's dominans ud af spil og hjælpe finansfolk med at løse problemet med upræcise data?

Det vil vi gerne tro.

Nøjagtighed, kontrol, og effektivitet er vigtige drivkræfter i dagens erhvervsmiljø. Cash flow-prognoseprocessen er ikke anderledes.

At vide, hvilke likvider du vil have til rådighed i fremtiden - og at kunne kontrollere dem og senere optimere dem - er det første skridt i retning af at identificere potentielle likviditetsproblemer og forbedre din brug af overskydende likviditet.

Det kan også bidrage til at mindske afhængigheden af finansiering ved at give relevant og rettidig information om, hvorvidt din organisation vil have tilstrækkelig likviditet til at opfylde sine forpligtelser.

Så hvis du er ansvarlig for forvaltning af likvide midler og likviditet og du oplever, at den eksisterende teknologiske taktik til udarbejdelse af likviditetsprognoser er ineffektiv i en organisation, er det af største vigtighed at se på de processer, der ikke fungerer optimalt.

 

"Vi har altid gjort det på den måde"
Fagfolk inden for finanser og finanser

 

Kraftfuld, velkendt og fleksibel. Det er let at forstå, hvorfor MS Excel er det mest udbredte sprog for finansfolk, når det drejer sig om likviditetsprognoser.

Med brugervenlige funktioner og minimale ekstraudgifter ud over din standardlicens til forretningssoftware er det også praktisk.

Men for store virksomheder, der er afhængige af cash flow-prognoser til at planlægge investeringsstrategier og komplekse forretningsbeslutninger, kan det være en potentiel belastning.

Her er fire grunde til, at du bør overveje alternativer til regneark til dine likviditetsforudsigelser.

 

REASON #1 - Tid, tid og mere tid

Manuelle processer, dataindsamling og administrativt ansvar. Ord, der helt sikkert vil skabe frygt i enhver virksomheds kasserers hjerter.

Finansfolk i virksomheder og ledende finansfolk har traditionelt accepteret disse daglige opgaver som en del af det at være i branchen. Regneark er blevet brugt til at registrere, spore og afstemme data i årevis, men regneark er blevet så komplekse, sammenflettede og udbredte, at de professionelle i finanssektoren ikke kan finde ud af en alternativ metode til at udarbejde cash flow-prognoser.

For virksomheder med forskellige bankforbindelser, flere konti i forskellige banker og i flere regioner betyder det, at næsten halvdelen af deres finansanalytikeres tid kan bruges alene på at afstemme kontoudtog.

Selv om mange vil hævde, at der er en klar diagnose for at have et Treasury Management System (TMS), er der bare ikke nok i budgettet til at gøre det til en økonomisk investering, der kan betale sig.

MEN bare fordi et TMS ikke er en praktisk mulighed, betyder det ikke, at automatisering er uden for rækkevidde. Der findes andre taktikker, løsninger og forbedringer, som kan bruges til at opnå lignende, hvis ikke bedre resultater - og til en brøkdel af prisen.

 

 

BEGRUNDELSE #2 - Det er dyrt at supplere med et TMS

Vi erkender, at implementering af et TMS - selv om det er en dyr løsning - er nirvana for mange finans- og likviditetsmedarbejdere. Regneark er ofte ikke nok, og derfor kan det virke tiltrækkende at hoppe med på TMS-vognen.

Der er dog mere til finanssoftware end et TMS, og de ønskede resultater kan opnås langt billigere, end man skulle tro.

Dette skyldes dels den teknologiske udvikling, dels det brede udvalg af software til finansadministration og finanser, der nu findes på markedet. I dag kan du imødekomme likviditets- og finansfunktionens unikke behov med skalerbare, fleksible likviditetsapplikationer, som du kan købe og implementere alt efter din tidsplan og dine ressourcer.

Det kræver ikke længere et omfattende budget at nå dine ønskede automatiseringsmål og specifikke krav til finansforvaltningen - du skal blot forstå, hvilke smertepunkter du ønsker at løse, identificere de værktøjer, der kan løse dette for dig, og derefter opbygge en business case, der kan retfærdiggøre flytningen fra regneark.

 

REASON #3 - Fejl og fejl i regneark overføres til prognoser

Når det drejer sig om likviditetsprognoser, kan regnearkfejl forårsage store problemer for finansfolk - og det er af flere grunde risikabelt at bruge dem konstant.

Faktisk, som rapporteret af Forbes, "forskellige undersøgelser rapporterer, at næsten 9 ud af 10 regneark (88%) indeholder fejl" - en forbløffende statistik, der i det store og hele kan koges ned til menneskelige fejl og trættende manuelle processer.

Fra simple fejl i dataene med ukorrekte eller manglende oplysninger til mere komplekse formler og fejl på makroniveau; anvendelse af et mangelfuldt regneark i en finansfunktion kan medføre operationelle risici, som kan få alvorlige konsekvenser.

Strategiske beslutninger træffes på baggrund af det, du oplyser i disse regneark, og enhver fejl eller fejltagelse kan resultere i, at interessenterne mister tilliden til din likviditets- og finansfunktion.

Ikke alene dette, men risikoen for fejl vil sandsynligvis stige yderligere, når du har identificeret, at dit regneark er beskadiget. Når du begynder at afkode og dechifrere regnearket for at finde den grundlæggende årsag til dit problem (en kæmpe opgave, som dit finans- eller økonomiteam simpelthen ikke har tid til), vil du sandsynligvis opdage, at der er mere i situationen, end man umiddelbart kan se.

 

REASON #4 - Sikkerhed er alt

Der er ingen tvivl om, at regneark er praktiske prognoseværktøjer. Og selv om værktøjer som MS Excel og Google Sheets er meget gode til det, de er designet til at gøre, er de ikke nødvendigvis sikre som prognoseteknologi.

Intern og ekstern svindel, cybersikkerhed, informationssikkerhed og databeskyttelse er store bekymringer for virksomheder i dagens digitale, datadrevne verden. Regneark mangler de mest grundlæggende sikkerhedsmekanismer og har begrænsede autentifikationsforanstaltninger (eller slet ingen), hvilket er funktioner, der er inkluderet i de fleste førende finansforvaltningsprogrammer.

Der er også andre sikkerhedsproblemer. Især med hensyn til uopsporbare, flere kopier af regneark. Enhver med adgang kan oprette en kopi og sende den til sig selv pr. e-mail.

Datakryptering, multi-faktor-autentifikation, sofistikerede brugeradgangskontroller og IP-filtrering er blot nogle af de avancerede sikkerhedsfunktioner, som førende finansforvaltningsapplikationer investerer i for at modvirke og eliminere ulovlige eller uautoriserede aktiviteter.

 

Alternativet: AccessPay's Cash Management-løsning til likviditetsprognoser

Når det drejer sig om likviditetsprognoser - uanset om du er CFO, FD, finansdirektør, kasserer i en virksomhed eller medlem af en koncernfinansfunktion - skal du være i stand til at se, kontrol, og optimere din globale kontantbeholdning.

Uden præcis synlighed på tværs af dine datterselskaber vil dine bankdriftsaktiviteter permanent blive hæmmet af forældede, upræcise data.

AccessPay's ren cloud-løsning er løsningen på denne situation. Ved at give dig nøjagtig kontant synlighed på tværs af hele din virksomhed får du ikke blot flere timer hver dag til at lægge strategier og arbejde hen imod afslutningen af forretningskritiske opgaver, men du kan også afsløre millioner i skjulte kontanter.

Du kan få flere oplysninger om AccessPays løsning ved at se vores Platform Showcase, eller for at få mere at vide om betydningen af prognoser, se vores komplet ressource side.

Relateret indhold

Sådan opnår du global synlighed af kontanter uden et TMS

Sådan opnår du global synlighed af kontanter uden et TMS

For virksomheders finansinspektører er det første skridt mod at opnå global synlighed af kontanter det første skridt mod at kunne...

NSG Group forbedrer synligheden af kontanter og opretter forbindelse til SWIFT

NSG Group forbedrer synligheden af kontanter og opretter forbindelse til SWIFT

Når det drejer sig om at forbedre betalingsprocesserne i erhvervslivet, vælger mange at bruge SWIFT ne...

Hvorfor prognoser for kontanter er vigtige for din globale bankvirksomhed

Hvorfor prognoser for kontanter er vigtige for din globale bankvirksomhed

For mange virksomheders finansinspektører kan likviditetsprognoser være noget af et sekundært element. Midt i den store...