Det er standardpraksis for organisationer i alle former og størrelser at anvende forskellige finansielle metoder til at forvalte kontanter og holde driften i gang. En af de vigtigste af disse er afstemning, som kan være værdifuld både for styring af den daglige økonomi og likviditetsstyring - HVORFOR? Det er det, som AccessPay vil spørge i hele denne artikel.
Hvad er forsoning?
Vi skal starte med en definition. I finansverdenen, Afstemning er processen med at matche interne bogføringsposter (f.eks. fakturaer fra kreditorbogholderiet) med kontoudtog.
Formålet hermed er at sikre, at alle betalinger, som forventedes at blive foretaget (og som du har en intern hovedbogspost for), har faktisk er blevet betalt. Dette hjælper organisationer med at opdage uoverensstemmelser, så de kan identificere de tilfælde, hvor hovedbog og opgørelse ikke stemmer overens. Det viser, hvor de skal undersøge eventuelle betalinger, der kan være foretaget fejlagtigt eller svigagtigt.
Interne hovedbøger findes i hovedbogen og i back-office-software, som oftest ERP-systemer (Enterprise Resource Planning). Det skal bemærkes, at ERP ofte fodrer hovedbogen. Bankudskrifterne indlæses derefter i ERP, så hver enkelt post (og dermed hver enkelt transaktion) i kontoudtoget kan sammenlignes med hovedbogen. Hvordan fungerer alt dette så?
Hvordan virker det?
Vi skal se på, hvilke oplysninger hovedbøger og kontoudtog indeholder for at besvare dette spørgsmål. I hovedbøgerne angives betalingsvalutaen og -beløbet, og det angives, om der er tale om ind- eller udbetalinger. Der kan også være ekstra oplysninger som f.eks. et fakturanummer og muligvis også en reference.
Også kontoudtog indeholder de samme grundlæggende oplysninger. Valutaen og beløbet for transaktionen, samt om der er tale om en ind- eller udbetaling. Den vil også have sin egen reference. Det er værd at bemærke, at dit finansteam ved automatisk afstemning (mere om det senere) kan knytte fakturaens/bogholderiets referencedata tilbage til kontoudtoget, hvilket gør det lettere at opdage eventuelle uoverensstemmelser.
Afstemningsprocessen har historisk set været en manuel proces. En organisations finansteam analyserer oplysningerne i både hovedbog og opgørelse linje for linje med det blotte øje for at se, om de enkelte oplysninger stemmer overens. Der må da være en bedre og mere effektiv måde at foretage afstemningen på, ikke sandt?
Spotlight på automatisk genforening
Mange organisationer har nu indført automatisk afstemning for at strømline processen og skabe effektiviseringer. Ved automatisk afstemning anvender ERP et foruddefineret sæt kriterier til automatisk at matche kontoudtoget og hovedbogen. Det betyder, at økonomiteam ikke behøver at matche alting manuelt, men kun griber ind, når der er undtagelser, som skal undersøges.
Her er en webinaroptagelse om, hvordan du opsætter automatisering af betalinger i din organisation.
De foruddefinerede kriterier, der anvendes til automatisk afstemning, omfatter de sædvanlige mistænkte, f.eks. beløb. Men der kan også anvendes referencedata. Hvis en leverandør f.eks. sender dig betaling for en faktura, vil banken måske først angive sin egen reference, og derefter kan fakturanummeret være anført et andet sted længere nede i feltet. Denne logik skal indbygges i din ERP for at muliggøre automatisk afstemning.
Intradag vs. ultimo dagen
Hvor ofte sker forsoningen så? Normalt er det enten ultimo dagen og/eller intradag (dvs. "inden for dagen"). I slutningen af dagen vurderes det, hvilke betalinger der er blevet udført og bekræftet på kontoen af din bank. Dette er den kun type, der bruges til at styre ERP-afstemning, og det er den, der er vigtig for finans, da den identificerer, hvilke specifikke forventede transaktioner er blevet gennemført og ikke er blevet gennemført.
Intraday giver ikke samme detaljeringsgrad som end-of-day. Intraday-afstemning, der oftest anvendes til likviditetsformål, viser dig, at en forventet betaling ikke er modtaget, men ikke nødvendigvis som transaktion er udestående. Intraday er i høj grad en proces på højt niveau, der anvendes af likviditetshold for at vise, hvor meget de skal investere/hvor meget de skal låne på daglig basis.
Anvendelser for intradag
Ja. Afstemning ved dagens udgang (manuelt eller automatisk) anvendes som standard for finanssektoren. Men forskellige medlemmer af din finansfunktion kan også drage fordel af intradagafstemning. For eksempel, likviditetsoperationer teams kan bruge den til at finde ud af, om forventede betalinger er modtaget inden dagens udgang, hvilket giver mere nøjagtige oplysninger om tilgængelige midler til investering og flere detaljer for likviditetsprocessen.
Intradag er nyttig til finansielle teams også. Det kan bruges til at give dem et forvarsel, så de kan begynde at undersøge eventuelle manglende betalinger i dag i stedet for i morgen, som de skulle gøre, hvis de først havde fået besked om det sidst på dagen. I dette scenarie ville det være muligt for dit finansteam enten at få de manglende midler betalt samme dag eller begynde at jagte den kunde, der skylder dig penge.
Der er én ting, som vi skal nævne. Intradag er kun levedygtigt, hvis du automatiserer afstemningsprocessen. Finansteams har travlt nok. At bede dem om at lave end-of-day og manuel afstemning inden for dagen ville give dem for meget arbejde. Hvis du derimod automatiserer intradagdelen og blot giver dem eventuelle undtagelser at undersøge, er det meget mere overskueligt og giver reel værdi.
Navngivning af fordelene
Der er forskellige fordele, som afstemningen giver din organisation. Dette omfatter...
- Nem håndtering af undtagelser
Processen giver dig mulighed for nemt at identificere og derefter undersøge og administrere undtagelsesbetalinger. Ellers ville du ikke have nogen mulighed for at vide, hvilke betalinger har ikke er blevet foretaget, hvilket skader cashflowet.
- Påvisning af svig
Afstemning er også et andet værktøj i din organisations arsenal til forebyggelse af svig. Det skyldes, at du kan se, hvilke betalinger der forventes at blive betalt, og hvad der rent faktisk er sket, så hvis der mangler en betaling, kan det være en indikator for svig. Tallene viser at omkostningerne ved svindel for den private sektor i Storbritannien alene var 140 milliarder pund i 2017, så det er vigtigt at have løsninger på dette problem parat.
- Identifikation af tendenser
Det kan også bruges til at identificere tendenser, så du kan forbedre processerne i fremtiden. Du kan f.eks. bruge afstemning til at opdage tendenser i forbindelse med, hvornår folk betaler til din organisation. Lad os sige, at en debitor altid betaler sent. Du kan identificere dette og redegøre for det i stedet for at stole på interne kontooptegnelser. På den måde kan du sige, at du ikke skal forvente, at disse midler bliver indbetalt i dag, da debitor sikkert betaler et par dage for sent, hvilket giver dig en mere præcis likviditetsprognose, så du ikke kommer i overtræk.
Håndtering af udfordringerne
Afstemningsprocessen kommer også med sin del af udfordringer, som du skal tackle, f.eks.....
- Indtastning af data
En af de største udfordringer er at få dataene ind i dine systemer. Tænk over det. Ofte skal du gå ind på netbank, downloade kontoudtoget og derefter uploade det til dit ERP-system. Hver enkelt netbank har et andet format - så du skal også tilpasse og standardisere filerne inden upload. Dette er risikabelt i sig selv, da det giver en snu medarbejder med mulighed for at ændre erklæringen (f.eks. ved at indsætte eller slette en linje), så den, der begår svig, kan dække sine egne spor.
- Krav til antal ansatte
I de tilfælde, hvor du foretager afstemningen manuelt, er der også problemet med antallet af medarbejdere. Dit team skal matche hovedbøger og opgørelser linje for linje, og det faktum, at opgørelserne måske ikke er i det bedste format, gør det kun vanskeligere, så hele processen er meget arbejdskrævende.
- tilbøjelig til at begå fejl
Alle manuelle processer er udsat for menneskelige fejl, og det gælder også afstemninger. Der er mulighed for fejl i hele processen, fra download, upload og standardisering af filer til matching, og konsekvenserne kan være alvorlige. Der er beviser til dokumentation for at menneskelige fejl koster virksomheder i både Storbritannien og USA omkring 315 £ pr. medarbejder hvert eneste år.
Arbejde med AccessPay
Du kan samarbejde med AccessPay om at løse disse udfordringer, så din organisation kan få mest muligt ud af afstemningen. Vi kan automatisere processen til hentning af opgørelser og levere den til dit ERP-system samt transformere opgørelsen og standardisere alle output undervejs. Det betyder, at transformationen ikke behøver at foregå i dit ERP, hvilket skaber effektiviseringer.
Anvendelse af AccessPay til transformation og automatiseret levering giver en anden fordel, hvad angår afstemning. Du kan øge dine matchprocenter (ved brug af automatisk afstemning), da du gennem standardisering anvender en enkelt regel på tværs af alle banker (du vil stadig have flere matchregler, men ikke pr. bank) til at styre matches. Dette vil øge effektiviteten og nøjagtigheden, hvilket vil medføre en stigning i dine overenskomster med hovedbog/opgørelser.
Udnyt likviditetsstyring
AccessPay's automatiserede funktion til hentning af kontoudtog vil også give dig mulighed for at bruge afstemning til effektiv likviditetsstyring. I ERP'er ses oplysninger på konto for konto og transaktion for transaktion. Men med AccessPay giver vi dig ikke blot alle de nødvendige oplysninger (f.eks. MT940'er), vi viser dem også i vores brugervenlige grænseflade, der er let at navigere og brugervenlig, så du kan se og undersøge dataene i ro og mag.
Den ekstra fordel er, at ikke kun dit økonomiteam kan se alle de nødvendige oplysninger om opgørelser i brugergrænsefladen, men også dit likviditetsteam kan se dem. De kan se alle konsoliderede saldi for din organisation via vores Likviditetsstyring løsning - samt alle de faktorer, der bidrager til disse saldi - så de kan bruge vores bedste analyseværktøjer i deres klasse til at hjælpe dig med at få mest muligt ud af dine penge.
Kom i kontakt i dag for at få mere at vide om Cash Management.