20. okt 2021

Stop menneskelige fejl i betalinger, undgå utilfredse medarbejdere

Det virker simpelt nok at beskytte dine virksomhedsbetalinger mod svindel og styrke cybersikkerheden.

Vi håber, at vi ikke skal svare på tvivlsomme e-mails med nigerianske prinser, der bare er desperat at overføre 100.000 £ til din bankkonto.

Efterhånden som teknologien skrider fremad, og online/mobilbankvirksomhed bliver normaliseret, bliver forbrugere og virksomheder mere opmærksomme på sikkerhed end nogensinde før.

Så det rejser spørgsmålet: Hvorfor læser vi stadig historier om betalingsmareridt?

Det viser sig, at svaret ligger i menneskelige fejl.

cybersikkerhed-med-fintech

Det er ikke altid ondskabsfuldt at miste penge... Men det kan det være

Vi siger ikke, at der ikke er tusindvis af potentielle hackere og svindlere derude, som forsøger at stjæle dine bankoplysninger; cybersikkerhed er en reel bekymring.

Alene i 2020 udgjorde værdien af de årlige tab ved svig i forbindelse med netbankforretninger i Storbritannien i alt anslået 159,7 mio. £.

Teknologiske fremskridt er i den forstand et tveægget sværd. I takt med at cybersikkerheden øges, og løsninger til banksvindel bliver mere og mere udbredte, øges også de online-kriminelles metoder.

F.eks. havde 2021 allerede ved udgangen af september har slået rekorden for antallet af zero-day-angreb - dedikerede udnyttelser, der er rettet mod softwaresvagheder, som enten er ukendte for værten eller kendte, men som endnu ikke er blevet lappet.

 

Menneskelige fejl: Værre end du tror

Sagen er den, at ondsindede angreb ofte er det mindste problem for en virksomhed, når det gælder cybersikkerhed.

Det er sandt, at de fleste medarbejdere i dag i det mindste er opmærksomme på phishing-e-mails og vigtigheden af 2-faktor-autentificering (hvis du ikke er det, find ud af alt om det her).

Men på trods af dette understøtter tallene et langt mere bekymrende, udbredt og sværere at fange, når det gælder forebyggelse af svig: menneskelige fejl.

Du spørger måske dig selv: Hvor stort et problem er menneskelige fejl egentlig?

I andre sektorer, discipliner og på tværs af forskellige fænomener er truslen om menneskelige fejl måske mere håndgribelig. Hvad nu, hvis f.eks, der sker en fejloptælling af stemmer ved et afgørende valg?

Menneskelige fejl i betalinger er et større problem, end du tror. Faktisk anslås det ofte, at menneskelige fejl er skyld i op til 95% af brud på cybersikkerheden.

Det kan være lige så let som at forlægge et decimalkomma i din virksomhedsbetaling, at du ved et uheld skriver et ekstra nul eller at du glemmer din arbejdsgang og sender en betaling to gange.

Det vigtigste at huske er, at det kan undgås, når du har de rigtige processer på plads, som understøttes af den rigtige software.

Manglende styring af betalingssvig kan forårsage unødig stress - og det er der ingen, der bryder sig om.

 

Interne fejl kan skabe kaos

Forestil dig, at du er lærer. Du har børn, der skal have mad, og regninger, der skal betales. Måske har din søn fødselsdag i slutningen af måneden, og du kan ikke vente med at købe den PlayStation 5, som han har ønsket sig.

Det er lønningsdag. På vej på arbejde tjekker du din løn via netbank. Til din rædsel...ikke alene er du ikke blevet betalt, men din kontostatus er sat vej i overtrækket.

Hvad? Dit hjerte begynder at slå. Du tjekker igen. Tallene har ikke ændret sig.

Du tænker ved dig selv: Det kan ikke være rigtigt. Det er det desværre.

Det er præcis hvad der skete til lærere i Oakland School District tilbage i december 2017.

Skærmbillede af tweet sendt fra Oakland Schools District efter en menneskelig fejl, der førte til et problem i forbindelse med behandling af lønningsdage

Heldigvis blev fejlen ret hurtigt rettet, efter at den blev opdaget kl. 9.30 om morgenen. Men det hjalp ikke rigtig på lærerne, da deres løncheck endte med at blive tilbageført i stedet for at blive udbetalt.

Jeg ved ikke med dig, men at tage penge fra personalet, når de forventer en hel månedsløn, lyder ikke godt for den interne moral.

Og tror du virkelig, at det berørte personale var fokuseret på undervisningen den dag? Eller var de for bekymrede over den betalingsfiasko, der foregik bag kulisserne? Jeg vil formode det sidste.

Det blev værre i Oakland, efter at det blev afsløret, at den pinlige fejltagelse skyldtes en menneskelig fejl begået af en ukendt medarbejder. Det er måske blevet rettet, men personalets tillid var helt væk.

Vi kan naturligvis ikke sige noget med sikkerhed i denne situation, men betalingsfejl og stress er en den vigtigste årsag til psykiske problemer og udbrændthed.

 

Hvad kan man gøre for at forebygge menneskelige fejl i forbindelse med betalinger?

Der er mange måder at undgå menneskelige fejl i virksomhedsbetalinger på inden for AccessPay-platformen, og en ting, som vi anbefaler alle vores kunder, er adskillelse af opgaver.

Adskillelse af opgaver er et yderligere trin i betalingsbehandlingen, og det indebærer, at flere personer godkender betalingsfiler, før de afsluttes.

Har du nogensinde hørt, at to hoveder er bedre end et? Adskillelse af opgaver er en sikker måde at forhindre, at en fejltagelse irriterer dit personale alvorligt på grund af problemer med lønregistrering, hvilket styrker cybersikkerheden, selv før der indføres løsninger til bekæmpelse af banksvindel.

I eksemplet med Oakland School District ovenfor er det at have mere end én medarbejder, der gennemgår den lønningsliste dokumenter kunne have forhindret en enorm hovedpine for de stakkels lærere og undgået en hel masse forlegenhed, nød og dårlig PR for de involverede skoler.

Efterhånden som teknologien udvikler sig, bliver det lettere for én person at påtage sig flere opgaver. Men det sparer ikke altid tid. Hvis man springer vigtige interne kontroller over, kan det betyde, at en enkelt potentielt uvidende medarbejder kan blive ramt af alvorlige forglemmelser, blot fordi vedkommende ikke har kontrolleret alle filer omhyggeligt nok.

Uanset virksomhedens størrelse kan alle drage fordel af det ekstra lag sikkerhed, som adskillelse af opgaver giver. Det eneste, det indebærer, er at indføre passende kontroller, tilknyttede privilegier og godkendelser.

Det er en simpel idé, men den er afgørende for at beskytte dine virksomhedsbetalinger mod menneskelige fejl og de dyre fejl, som ingen ønsker skal ske.

 

Vil du vide mere?

Betalingsmareridt og cybersikkerhedsproblemer som det ovenfor nævnte kan nemt undgås med en pålidelig betalingssoftware som AccessPay, da virksomheder i stigende grad er henvender sig til FinTech for at finde en række forskellige løsninger. Men de sker stadig. Du skal ikke bare tage vores ord for gode varer.

Gennemse vores side om sikkerhed og forebyggelse af svig for at finde ud af mere om adskillelse af opgaver i Detect-modulet.

Eller hvorfor ikke se vores seneste Platform Showcase? Her får du et nærmere indblik i, hvordan AccessPays automatisering af betalings- og kontanthåndtering kan strømline din arbejdsgang og øge sikkerheden.

 

AccessPay-platform-showcase-CTA