Det er vigtigt for din organisation at håndtere betalinger effektivt, så dine aktiviteter kører som smurt. Mange virksomheder vælger at sende batchbetalinger, da det er hurtigere, men det skaber mulighed for menneskelige fejl og svindel. Der er blevet udviklet et værktøj til at håndtere dette problem - moduluskontrol.
Kontrol af modulus 101
Kort fortalt udføres moduluskontrol for at sikre, at der ikke foretages fejlagtige eller svigagtige betalinger. De bruges til at validere kontonumre og sorteringskoder, typisk ved at bekræfte, at de kan parres sammen i henhold til kriterier, der er fastsat af det pengeinstitut, der har udstedt dem.
Teorien er, at hvis kontonummeret og sorteringskoden valideres ved en moduluskontrol, må de tilhøre den betaler/modtager, der har oplyst dem, hvilket betyder, at transaktionen er foretaget lovligt. Der er en forskel, som vi skal gøre. Modulus-kontroller fortæller kun, at der findes en bankkonto. De bekræfter ikke, at oplysningerne tilhører betaleren/modtageren, dvs. at vedkommende ejer den pågældende bankkonto.
Sådan fungerer det
Vi har teorien på plads, men for at forstå moduluskontrol skal vi se på, hvordan det fungerer i praksis. Dette værktøj fungerer til validering af bankoplysninger ved at anvende en matematisk algoritme på kontonummeret og/eller sorteringskoden og kontrollere resultaterne i forhold til et foruddefineret sæt kriterier for at sikre, at de er legitime. Det er værd at bemærke, at de finansielle institutioner har deres egne regler og koder for moduluskontrol - Bacs alene har over 60 regler for moduluskontrol af direkte debiteringer og direkte kreditter.
Få mere at vide om britiske betalingsordninger som Bacs med vores Begynderguide til betalinger.
Hvad er fordelene ved det?
Dette bringer os til det andet spørgsmål, som denne blog forsøger at løse. Hvorfor er det vigtigt at kontrollere modulus? Grundlæggende giver det forskellige fordele, som gør det nemt at behandle betalinger sikkert og effektivt.
Måske er det mest indlysende, at det hjælper dig med at undgå afviste betalinger (og de tilhørende gebyrer, som varierer fra bank til bank) ved automatisk at fremhæve ugyldige bankoplysninger på forhånd. Afviste betalinger kan destabilisere dit cash flow (dårligt cash flow er som blev nævnt som årsag for 82% af små virksomheders konkurser), så moduluskontroller giver dig mulighed for at beskytte disse vigtige indtægtskilder.
En anden fordel ved moduluskontrol er, at den giver dig mulighed for at planlægge betalinger, da den giver en vis grad af pålidelighed. Planlagte betalinger er især populære for organisationer, der regelmæssigt opkræver penge via direkte debitering, f.eks. abonnementsbaserede virksomheder som fitnesscentre.
Hvis du opkræver papirløse direkte debiteringer, er det nu også obligatorisk med moduluschecks. Systemet til papirløse opkrævninger (AUDDIS) kræver moduluskontrol til validering af bankoplysninger på salgsstedet. Som en sidebemærkning kan det at blive papirløs er blevet vist at give besparelser på op til 1 milliard pund alene for den britiske finanssektor, så hvis du vælger at indføre papirløse indsamlinger, kan det øge din pengekasse.
Beskyttelse af dine data
Der er en fordel ved moduluskontrol, som vi endnu ikke har talt om. Den hjælper med at håndtere menneskelige fejl, da den validerer alle bankoplysninger, som personalet indtaster i systemerne. Det er alt for nemt at begå fejl, så menneskelige fejl er et stort problem for mange organisationer. En af de risici ved at bruge regneark - et værktøj, der ofte bruges til at sende betalinger - er, at 1 ud af 100 celler har en fejl. Også, data viser at 25% af brud på datasikkerheden skyldes menneskelige fejl, så moduluskontrol er også et værktøj mod svindel.
I overholdelsens navn
Modulkontrol er også vigtig for at sikre overholdelse af kravene. Denne regel, som vi skal se på her, er EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR). Den pålægger dig at beskytte personlige kundedata som f.eks. bankoplysninger. Hvis du ikke gør det, kan du risikere bøder svarende til enten 4% af din samlede globale omsætning eller 20 mio. euro - alt efter hvad der er højest. Det betyder, at moduluskontroller kan hjælpe dig med at undgå betydelige omkostninger, da de forhindrer den slags menneskelige fejl, som kan føre til datatyveri.
Få mere at vide om GDPR med denne praktiske AccessPay-vejledning.
Hvorfor AccessPay
Som en del af vores platformtilbyder AccessPay den bedste software til modulkontrol, som du har brug for til at behandle betalinger effektivt. Hvis den opdager fejl - f.eks. en ugyldig sorteringskode eller et ugyldigt kontonummer - når den kontrollerer betalingsfiler, udsender den en advarsel. Du kan endda klikke på advarslen for at se, hvad problemet er, og vores software informerer dig også om, at moduluskontrollen er mislykkedes, så du kan træffe foranstaltninger.
Der er en funktion, som gør vores moduluskontrolsoftware uvurderlig for organisationer, der skal behandle betalinger rettidigt. Når moduluskontrollen identificerer problematiske betalinger, vises en knap til at "undertrykke og fortsætte". Hvis du klikker på den, kan du undertrykke transaktionen - de andre transaktioner i filen vil stadig blive gennemført, mens du undersøger problemet, hvilket begrænser eventuelle forstyrrelser i dine betalingsprocesser. Du kan også efterlade en note, hvor du informerer dine kolleger om problemet.