Din omfattende guide til Bacs Service User Numbers

Bacs-betalinger er en afgørende komponent af mange virksomheders økonomi. For at en virksomhed kan modtage Bacs-overførsler, skal den imidlertid have et servicebrugernummer (SUN).

Hvis du planlægger at indføre direkte debitering eller Bacs direkte kredittransaktioner i din virksomhed, er adgang til en SUN derfor en nødvendighed.

Der er to måder at gøre det på: Du kan ansøge om din egen SUN eller betale for at få en tredjepartsorganisation til at bruge en på dine vegne.

Nogle virksomheder vil dog ikke opfylde kravene til SUN-berettigelse, og for de virksomheder, der gør det, er det ikke obligatorisk.

For at hjælpe dig med at forstå, hvordan SUNs fungerer, og om det er den rigtige løsning for din virksomhed, har vi udarbejdet denne vejledning for at besvare alle de spørgsmål, du måtte have.

Hvad er et Bacs Service User Number (SUN)?

Et SUN-nummer (Service User Number, eller undertiden kaldet Originator ID) er et unikt sekscifret nummer, der bruges til at identificere en virksomhed, der betaler eller modtager penge via en Bacs-transaktion med direkte debitering.

SUN-oplysningerne opbevares i en database, der forvaltes af Bacs.

Al kommunikation med Bacs kræver en SUN, og denne bruges til at oprette en registrering af hver enkelt transaktion. Banken selv bruger SUN'en til at kontrollere det korrekte firmanavn, der skal vises på den direkte debiteringsbetalers kontoudtog.

Hvis kunden senere tilbagefører betalingen (i tilfælde af betalingsfejl eller svindel), bruges SUN på betalingen til at identificere den virksomhed, der er ansvarlig for tilbageførslen.

Hvem ejer og bruger SUN?

Forestil dig, at du er en kunde, der betaler din regning med månedlig direkte debitering - din leverandør har enten sin egen SUN eller bruger et tredjepartsbureau, der bruger en SUN på leverandørens vegne.

Du vil sandsynligvis ikke engang være klar over SUN, men det sikrer, at Bacs ved, hvor du skal sende dine penge hen, og hvem du skal henvise til i dine bankoplysninger.

Som virksomhed, der modtager og/eller betaler penge elektronisk via Bacs, har du det samme valg som leverandøren ovenfor: Du har enten din egen SUN og bruger den til at lette Bacs-processen, eller, hvis du ikke har din egen SUN, betaler du en lille provision til en tredjepart, der håndterer den for dig (enten en bureau som tildeler en af sine egne SUN'er til dig eller et betalingsinstitut).

Det vigtigste for enhver virksomhed er, at uden adgang til en SUN kan du ikke bruge Bacs til at modtage eller sende elektroniske betalinger.

Hvad er fordelene ved at have en SUN?

Hvis du administrerer dit eget betalingssystem direkte, kan det gøre din virksomhed mere effektiv og spare dig for kommissionsgebyrer, der opkræves af en tredjepart.

Lad os se på hver af de to transaktioner, debet og kredit.

Kvitteringer for direkte debitering: Direkte kontrol over indgående betalinger gør din virksomhed mere produktiv, med bedre kontrol over likviditeten og bedre kundefastholdelse.

Direkte kreditbetalinger: Ligesom med direkte debitering er der betydelige effektivitetsgevinster at hente ved at kontrollere dine udgående penge ved hjælp af direkte kreditter. Det er en enkel, sikker og pålidelig service til rutinemæssige betalinger som f.eks. lønninger.

Nej, ikke den slags SUN. Et servicebrugernummer identificerer en virksomhed, der betaler eller modtager penge via en Bacs-transaktion med direkte debitering.

Er jeg berettiget til at deltage?

SUN'er udstedes kun til virksomheder, der er sponsoreret af Bacs' medlemmer (Storbritanniens storbanker).

Derfor skal du henvende dig til din bank for at ansøge om at få en ansøgning. Din bank vil kræve, at du skal opfylde visse kriterier.

De varierer fra bank til bank, men alle søger efter nogle vigtige krav:

• Ledelsesmæssig ekspertise: du skal kunne påvise, at du er i stand til at håndhæve reglerne for ordningen for direkte debitering, minimere indsendelsesfejl og opretholde ordningens omdømme.
• Finansielle reserver: du skal have tilstrækkelige reserver* til at foretage eventuelle tilbagebetalinger i henhold til garantien for direkte debitering, som beskytter kunderne mod betalinger, der er foretaget svigagtigt eller ved en fejl.
• Kontraktmæssig kapacitet: i forbindelse med det tidligere krav skal du kunne holde din sponsorbank skadesløs for eventuelle betalinger, der opkræves tilbage i henhold til garantien for direkte debitering.

Det vil også være svært at få SUN for direkte debiteringstransaktioner, hvis du har været etableret i tre år eller mindre eller har en omsætning på under 1 million pund.

Ved direkte kredit kan det dog være lettere at få en SUN. I begge tilfælde skal du kontakte den bank, der sponsorerer dig.

Den endelige beslutning ligger hos banken. I de fleste tilfælde vil en SUN blive bevilget, hvis ovennævnte krav er opfyldt, men der kan også stilles yderligere krav.

* - Disse reserver er normalt placeret i en kautionskaution, som udgør en skriftlig garanti for at betale den ene part (den forpligtede eller den person, der er blevet bedraget eller har fået en betaling fejlagtigt opkrævet) et aftalt beløb, hvis den anden part (hovedstolen) bryder kontraktvilkårene eller undlader at opfylde visse forpligtelser. Kautionisten er derfor til for at beskytte den forpligtede.

Hvad er alternativerne?

Der er to muligheder, som gør det muligt for dig at gennemføre Bacs-transaktioner uden en SUN:

• Facilitetsstyring gennem en Bacs-godkendt bureau (BAB): Disse organisationer forvalter faciliteten for dig. Et bureau opretter en SUN på dine vegne, men beholder det egentlige ejerskab af den. Som ejer modtager de dine betalinger direkte til deres egen konto og refunderer dig derefter ved at opkræve et månedligt servicegebyr. Selv om du teknisk set er berettiget til at ansøge om en SUN, kan du stadig vælge denne mulighed, hvis du f.eks. kun foretager et lille antal direkte debiteringer og Bacs direkte krediteringer hver måned.

• Inkasso gennem et betalingsinstitut: Betalingsinstitutter er reguleret i henhold til PSD (betalingstjenestedirektivet*) og opkræver betalinger på vegne af deres kunder ved hjælp af deres egen fælles SUN. Derefter refunderer de kunden og opkræver et gebyr.

I begge tilfælde er det tredjeparten og ikke dig, der skal opfylde alle betingelserne for at eje en SUN.

* - Direktivet om betalingstjenester (PSD) udgør det juridiske grundlag for oprettelsen af et indre marked for betalinger i hele EU.

Hvordan ansøger jeg om en SUN?

Som forklaret tidligere skal du ansøge gennem en sponsorbank. Deres rolle og ansvar er at sikre, at du opfylder kriterierne og ikke bringer ordningen i miskredit.

Det kan tage fra to til ti uger, før SUN bliver bevilget efter din oprindelige anmodning, afhængigt af den involverede bank, de individuelle kriterier og kompleksiteten af din virksomhed.

Hvad skal jeg gøre, når jeg får min SUN?

Nu hvor du har en SUN, er det muligt at oprette dig som Bacs-bruger.

Du kan begynde at behandle dine egne direkte kreditbetalinger med det samme, men for direkte debiteringer skal du beslutte, hvordan du vil konfigurere dine kunders betalinger.

Der er to måder at gøre dette på -

• Din betaler kan enten fysisk underskrive et papirmandat til direkte debitering
• Du kan modtage accept via en papirløs meddelelse (dvs. mundtlig eller elektronisk). Dette kaldes Direct Debit Instruction (DDI), og du skal indsende den til Bacs ved hjælp af AUDDIS* (automatiseret instruktionservice for direkte debitering).

For at opkræve betalinger via direkte debitering skal du indsende dine betalingsdata - herunder beløbet for hver betaling, bankkontonummer, sorteringskode og betalingsdato - ved hjælp af den metode, du har valgt.

Hele betalingsprocessen er enkel og effektiv - og det tager mindre end tre dage fra start til slut. Du bør også overveje den yderligere ledelsesydelser til rådighed der kan hjælpe med at spare på administrationstiden og reducere omkostningerne.

* - AUDDIS automatiserer overførslen af instrukser om direkte debitering fra indsamlingsorganisationer til betalende banker og byggeselskaber via Bacs-tjenesten. Med AUDDIS beholder organisationen den originale underskrevne instruks og sender oplysningerne elektronisk til kundens bank, som validerer og, hvis den accepterer instruksen, opretter den i sin database.

Forsigtig: En virksomhed kan miste sin SUN

Bacs er meget strenge med hensyn til at opretholde integriteten af ordningen for direkte debitering og vil trække din SUN tilbage, hvis du ikke overholder deres høje standarder.

Din præstation vil blive overvåget nøje. Hvis Bacs modtager et betydeligt antal kundeklager via Garantiordning for direkte debiteringkan du miste din SUN og dermed også muligheden for at opkræve yderligere direkte debiteringer.

Afsluttende overvejelser

Bacs-systemet for automatiserede betalinger findes for at gøre livet lettere ikke kun for virksomheder, men også for deres kunder.

Det gør den ikke blot ved at lette elektroniske betalinger af forskellig art, men også ved at fastsætte og vedligeholde standarder og sikre, at disse er beskyttet af brugergarantier.

Det er derfor ikke overraskende, at det for at kunne bruge ordningen også kræver, at du gør dit til at holde dine standarder på linje med Bacs' standarder. Ikke desto mindre opvejes de mindre ulemper, som dette kan medføre, for mange virksomheder af de betydelige fordele og effektivitetsgevinster.

Så hvis du opfylder kriterierne, er valget dit: Vil du have maksimal kontrol over elektroniske betalinger, der kommer ind og går ud? Eller er du mere tilfreds med at betale et lille gebyr og lade en tredjepart styre det for dig?

Du kan finde AccessPay på Bacs' liste over godkendte leverandører.