I hele Storbritannien er automatisering ved at snige sig ind i alle aspekter af kommerciel aktivitet. I sektorer som f.eks. produktion og callcentre er automatisering lige så almindelig som kaffemaskiner og fotokopieringsmaskiner. Selv i sektorer, hvor automatiseringen er mindre udbredt, findes den normalt i en eller anden form, idet den fritager arbejdstagerne for banale, gentagne og mindre værdifulde opgaver.
Men når det drejer sig om virksomheders regnskabs- og finansafdelinger - et område, hvor det har vist sig at give dramatiske fordele - møder automatisering fortsat modstand. En stor del af denne modstand kommer fra SMV'er, som mener, at deres størrelse forhindrer dem i at udnytte det fulde potentiale ved at digitalisere deres betalingsinfrastrukturer.
I denne artikel forklarer vi, hvorfor denne opfattelse i langt de fleste tilfælde er helt forkert.
Jo mindre indtægterne er, jo mindre er fejlmargenen
Med generelt mindre kapital til rådighed og dermed mindre tolerance for fejl sammenlignet med større virksomheder skal SMV'er forvalte deres pengestrømme med ekstra omhu. Men ineffektiv fakturabehandling og manuelle kreditorprocesser medfører, at mange taber penge, ofte på månedsbasis.
Tab som følge af menneskelige fejl ved manuel dataindtastning kan hobe sig op, og fakturaer, der er blevet lagt forkert, eller langvarige godkendelser betyder, at regninger ofte betales for sent eller slet ikke. Resultatet er ødelagte leverandørrelationer, manglende rabatter ved tidlig betaling og endda gebyrer for forsinket betaling.
Selvfølgelig er det en stor mængde tid, der er nødvendig for at opretholde en vis form for orden, der understøtter denne malstrøm af papirarbejde og hektisk dataindtastning. Medarbejderne kan spilde timer hver uge på at arkivere fakturaer, matche dem med indkøbsordrenumre, forfølge betalinger og få ledelsen til at underskrive dem korrekt. Timer, der kunne bruges på reel, værdiskabende aktivitet.
Dette forbrug af kostbar tid kombineret med de håndgribelige omkostninger i form af gebyrer for forsinket betaling og manglende rabatter udgør en kontant værdi, som ville få mange SMV-ledere til at gyse, når de fik kendskab til den.
Fordelene ved automatisering af betalinger for SMV'er
Fordelene ved betalingsautomatisering for SMV'er er ikke anderledes end for større organisationer og kan groft sagt kategoriseres på tre måder:
Omkostningsbesparelser
- Forbedret behandlingshastighed betyder, at det bliver muligt at udnytte rabatter på fakturaer ved tidlig betaling
- Muligheden for at få adgang til betalingsmønstre og rapporter betyder, at de mest omkostningseffektive leverandører kan identificeres, og at der kan forhandles bedre aftaler
- Eliminering af menneskelige fejl - som er uundgåelige med manuelle processer - mindsker risikoen for dobbeltbetalinger og forsinkede betalinger
Driftsmæssige forbedringer
- Medarbejderne kan fokusere på værdiskabende aktiviteter i stedet for manuel dataindtastning og jagt på papirbaserede fakturaer
- Fakturaer og deres aktuelle status kan til enhver tid spores
- Der kan spares kontorplads ved at opbevare fakturaer elektronisk
- Integration med eksisterende økonomisystemer er enkel, og der er ingen systemændringer nødvendige
Konkurrencefordele
- Kunderne kan få en forbedret oplevelse, f.eks. ved at acceptere betalinger fra et hvilket som helst sted via en mobilenhed
- Indsigt i betalingsmønstre giver mulighed for bedre beslutningstagning og mere informeret strategiopbygning
- En forbedret evne til at få adgang til oversøiske markeder giver yderligere mulighed for vækst
Hvorfor tror nogle SMV'er, at de er "for små" til at indføre en løsning til automatisering af betalinger?
Når fordelene ved at indføre en løsning til automatisering af betalinger præsenteres i så klare vendinger, er det et spørgsmål, hvorfor en virksomhed vil bruge sin størrelse som begrundelse for at fortsætte med forældede, manuelle processer.
En af de vigtigste indvendinger mod indførelse er naturligvis omkostningerne. Mange SMV'er anser udsigten til at investere i en løsning til automatisering af betalinger for skræmmende til at retfærdiggøre de indledende udgifter. Viden om, eller mangel på viden om, hvordan man skal administrere en løsning, når den først er integreret, er også et problem.
Det kommer ofte som en overraskelse for SMV'er at erfare, at automatiseringsløsninger til betalinger ikke blot er mere overkommelige, end de måske havde regnet med, men at de også kun kræver en grundlæggende kompetence for at sikre store besparelser og strategiske fordele.
SMV'er, der anser sig selv for "for små" til at indføre en løsning til automatisering af betalinger, skal huske, at alt er relativt i erhvervslivet. En SMV med 10 ansatte står over for de samme centrale udfordringer som en meget større organisation med over 300 ansatte. Medarbejdernes lønninger og leverandører skal stadig betales til tiden, kundernes betalinger skal stadig behandles effektivt, bankforbindelserne skal stadig konsolideres, og kontantbeholdningerne skal altid være synlige. Virksomhedens størrelse gør ikke nogen forskel på, hvor vigtigt det er at få disse funktioner til at fungere korrekt.
Selv om nogle måske uoprigtigt hævder det modsatte, er der er er for lille. En person, der arbejder hjemmefra med at lave lamper til bryllupper og fødselsdagsfester og kun betjener lokalområdet, kan klare sig uden en platform til automatisering af betalinger. Når en sådan virksomhed flytter fra stuen til erhvervslokaler og begynder at beskæftige andre, er det, når det bliver et overbevisende tilbud.
SMV'er i denne type situation skal holde øje med nicheudbydere, der tilbyder løsninger, der specifikt opfylder deres betalingsbehov og leverer en samlet "merværdi", der passer til deres forretningsmodel. Udbydere med en god erfaring og en klar forståelse af SMV'ernes behov er naturligvis et godt udgangspunkt, men tendensen går nu i retning af, at alle udbydere udarbejder skræddersyede løsninger.
Så selv om det er sandt, at hjemmebaserede selvstændige sandsynligvis ikke vil kunne mærke den fulde effekt af en integreret platform til automatisering af betalinger, vil de fleste virksomheder, der er større end dette, i høj grad kunne mærke det. For dem, der er usikre eller ikke er overbeviste, begynder vejen til klarhed med en simpel e-mail eller et telefonopkald.
Det kan være den vigtigste forespørgsel, du har stillet i lang tid...