Finansomdannelse frigjort

Episode 1: Effektivisering af lønningsregnskaberne med Charlotte Newman

Den 9. december var AccessPay vært for den første del af deres Finansomdannelse frigjort serie.

Med titlen Effektiviseringer i kreditorerne, den virtuelle begivenhed, der blev afholdt på LinkedIn Live, var startskuddet til den igangværende live stream-serie, og i samarbejde med Compleat Software, drøftede bedste praksis i moderne processer for kreditorlønninger.

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4:

https://youtu.be/DvQZynEQ8e4: denne DvQZynEQ8e4 lydfil var automatisk transskriberet af Sonix med den de bedste tale-til-tekst-algoritmer. Denne udskrift kan indeholde fejl.

Tom Livock:
Godmorgen og hjertelig velkommen til dette første afsnit i vores nye serie, Finance Transformation Unlocked. Mit navn er Tom Livock. Jeg er fra Access Pay. Vi inviterer nøglepersoner og virksomheder fra finans- og finansverdenen til at fortælle os om deres erfaringer med at modernisere og automatisere deres finansaktiviteter. Vi håber med disse diskussioner vil være en værdi for de organisationer, der søger at forbedre disse eksisterende processer og øge deres effektivitet. Vi er vært for serien live på LinkedIn, og det optagede indhold vil være tilgængeligt on demand via YouTube og som podcast for vores seere og lyttere. Et link vil blive delt via vores websted efter arrangementet. Og hvis du har spørgsmål, kan du bruge chatfunktionen i højre side, så besvarer vi spørgsmålene undervejs i forbindelse med dette allerførste arrangement. Vi vil gerne byde velkommen til Charlotte Newman, salgschef fra Compleat Software.

Charlotte Newman:
Godmorgen, Tom, tak fordi jeg måtte komme, og jeg glæder mig virkelig til at være her for at starte denne serie.

Tom Livock:
Ja, fantastisk. Tak, Charlotte. Compleat er en af vores nye partnere til AccessPay og har specialiseret sig i at levere løsninger til levering og taleautomatisering af kreditorkonti og køb til betaling. Hvis AccessPay sidder mellem en virksomheds spec office-system og banken, så sidder Compleat foran deres ERP- eller back office-system og leverer en faktura- eller købsgodkendelsestjeneste. Vi har inviteret Charlotte med i dag for at dele nogle bedste praksis inden for moderne kreditorprocesser, og i de næste ca. 30 minutter vil vi diskutere, hvordan finansteams og især kreditorhold tilpasser sig nye måder at arbejde på på fjernadgang, og hvordan disse kunder også fremtidssikrer løsninger frem mod 2020, især med nyhederne fra Boris i går. Charlotte, hvordan har kreditorerne ændret sig?

Charlotte Newman:
Jeg tror, at det, vi har set, især i løbet af de sidste 18 måneder, er, at den måde, vi arbejder på som virksomheder, grundlæggende har været nødt til at ændre sig, og derfor har AP-processen måttet ændre sig med det. Der er sket et enormt skift til hybridarbejde, og især efter i går aftes. Det er i høj grad vores nye normale situation nu, hvilket betyder, at de finansielle operationer har måttet ændres og tilpasses for at gøre det muligt for denne funktion fortsat at fungere med succes. Så den største ændring har helt klart været omkring dette område.

Tom Livock:
Og hvilke problemer står de finansielle virksomheder over for med fjernarbejde eller hybridarbejde?

Charlotte Newman:
Så traditionelt var AP-teams på kontoret sammen, du ved, ét sted, eller en manuel proces med udskrivning af fakturaer, hvor man gik over til kolleger for at stille spørgsmål, lagde fakturaer på skrivebordene til underskrift, du ved, og havde en snak over en kop te. Alt det var meget normalt. Og selv om en sådan manuel proces altid har været ret tidskrævende, er det, vi ser nu, at det er blevet endnu mere uholdbart. Vi taler med mange virksomheder, der går over til at bruge e-mail som standardmulighed til at styre deres fakturaproces for at kontrollere finansielle analyser, kodning og få ting godkendt. Men det problem, som vi ser med det, er den manglende synlighed og kontrol. Du ved, der er ingen revision af, hvor transaktionerne befinder sig, hvad der er sket med dem indtil videre, hvad der ellers skal ske med dem, eller hvorfor? Og det efterlader i høj grad finanssektoren i mørke, men giver heller ingen synlighed eller realtidsinformation til andre vigtige interessenter i virksomheden. Så som standard tror jeg, at det største problem er, at det bare er en meget usammenhængende proces.

Tom Livock:
Så den manglende synlighed, manglende kontrol, usammenhængende processer og det faktum, at det er tidskrævende, er et reelt problem for disse finansteams. Men hvad er den reelle virkning for finansgrupperne?

Charlotte Newman:
Så virkningen manifesterer sig på tværs af en række forskellige problemer. Det kan være forsinkede betalinger, hvor fakturaer ikke bliver set og behandlet hurtigt nok, og hvor du kan få dobbeltfakturaer, fordi du har fået jagt- eller fakturaer fra dine leverandører. Og det fører alt sammen til ting som problematiske eller upræcise periodiseringer ved månedens udgang, fordi finansafdelingen ikke ved eller ikke kan se præcis, hvad de arbejder med, fordi de ikke har nogen realtidsinformation. Du ved, selv e-mailnoter og lignende giver ikke statusopdateringer i realtid. Og jeg tror, at det største problem er den manglende synlighed, at der bliver brugt for meget, før der er indgået forpligtelser, fordi der lige er blevet købt. Så det, vi ser, er, at det første gang, finansafdelingen har et overblik over, hvad der købes, og hvor pengene bruges, er, når fakturaen kommer ind. På grund af denne utroligt usammenhængende proces mangler der et reelt overblik, og økonomien bliver bare administrativ. De skal bare bogføre fakturaen og få den betalt på det tidspunkt. Og finansteams har i virkeligheden langt vigtigere operationelle opgaver, som de ønsker at fokusere på og har brug for at fokusere på. Og denne form for proces kan virkelig påvirke deres tidsressourcer til at gøre det, men påvirker også kvaliteten af de data, som de leverer som en del af den månedlige rapportering til den øverste ledelse. Så finanssektoren skal til enhver tid kunne få et nøjagtigt øjebliksbillede af, hvad der foregår, og det er utroligt vanskeligt med denne form for manuel, fragmenteret proces.

Tom Livock:
Ja, som du siger, er det en rigtig udfordring, ikke sandt? Men jeg går ud fra, at der også er en indvirkning på den bredere forretning?

Charlotte Newman:
Ja, absolut. Så i stigende grad foretages indkøb af personalet, hvor de befinder sig, og de får disse varer leveret derhen, hvor de befinder sig, du ved, potentielt hjemme eller på afstand. Og så handler det om at sikre, at fakturaerne sendes til det sted, hvor AP-teamet befinder sig, på en rettidig måde. Så noget, der burde være enkelt og let, er blevet langt vanskeligere. Og vi ser også en stigning i antallet af indkøb fra online-leverandører på gaden, ofte med kreditkort i modsætning til virksomhedens konto, fordi det er det, der er velkendt og nemt for medarbejderne. Og det ender med, at de bare ender med at kræve disse omkostninger tilbage på udgiftsområdet sidst på måneden. Så alt dette resulterer i manglende tilsyn for finansafdelingen og ekstra arbejdsbyrde for dem i sidste ende, men også budgetansvarlige og afdelingsledere har ikke noget reelt overblik over, hvad deres teams bruger på hvilke leverandører, du ved, har der været nogen form for rettidig omhu i forbindelse med valget af den pågældende leverandør i første omgang? Og hvordan påvirker det i sidste ende deres teams budget? Så selv om de forsøger at være utroligt grundige med at spore tingene på regneark og så videre, vil det aldrig være i realtid eller præcist nok, når det kommer til at bruge disse data til at træffe informerede beslutninger. Og alt dette har en enorm indvirkning på den bredere forretning uden for finanssektoren.

Tom Livock:
Ja, det forstår jeg godt. Så det handler ikke kun om et finansielt problem, som Compleat tager fat på. Det handler faktisk også om at hjælpe virksomheden i bredere forstand. Ja, det er det. Og efter din erfaring, hvad er de vigtigste drivkræfter for ændringer, når en af dine kunder eller en potentiel kunde kommer til dig? Hvad er de vigtigste drivkræfter, når de kommer til dig?

Charlotte Newman:
Så jeg tror, at der er tre fælles temaer, som vi vil tale om. Og det første og stadig det største, som vi ser, er ønsket om at fjerne manuelle processer. Og det er fra indtastning af fakturaer, manuel tildeling af finansiel kodning til hver eneste faktura, der kommer igennem, eller bogstaveligt talt håndtering af, du ved, stakkevis af papir, der skal udskrives og derefter scannes igen, og fakturaer med fysiske underskrifter på, du ved, vi taler dagligt med medlemmer af økonomiteamet i øjeblikket, der er ved at nå enden af deres snor. De har ikke tid til at håndtere det, de allerede har, for slet ikke at tale om nogen form for stigning i efterspørgslen fra et app-perspektiv. Og de ønsker ikke eller har ikke råd til at ansætte yderligere menneskelige ressourcer til at håndtere problemet. Og i sidste ende ved virksomhederne, at det ikke er den mest omkostningseffektive måde at fortsætte på. De har talentfulde og kvalificerede medarbejdere, der udfører opgaver, som et stykke software i sidste ende kan automatisere. Så ønsket om at udnytte de eksisterende menneskelige ressourcer bedst muligt og reducere eller fjerne de manuelle elementer af deres arbejdsbyrde er i høj grad den vigtigste drivkraft, som vi ser. Den anden, vil jeg sige, er ønsket og behovet for at få bedre synlighed og kontrol. Jeg har allerede berørt dette en smule, men organisationer har brug for at have overblik over ordrer og fakturaer. Du ved, at forstå, hvor en transaktion befinder sig, hvor den er placeret, og du ved, hvem den er placeret hos og hvorfor. Og de skal også kunne få viden om, hvad der bliver brugt, hvem det bliver brugt med, status, om disse varer eller tjenester rent faktisk er blevet modtaget, og hvordan fakturaen er blevet godkendt.

Charlotte Newman:
Og så fra et bredere forretningsperspektiv, ved du, hvordan den faktura kom igennem til finansiering til fire betalinger? Jeg vil sige, at den tredje handler om at reducere omkostningerne i sidste ende. Så det er ikke overraskende, at mange virksomheder har følt sig lidt presset i løbet af de sidste 18 måneder eller deromkring. Når vi taler om omkostninger, er det en slags todelt tilgang. Den første er, du ved, en omkostning i form af tid, som vi allerede har nævnt, men også den bogstavelige omkostning i form af det, der bliver brugt. Så at sænke eller reducere virksomhedens omkostninger er naturligvis et meget almindeligt historisk mål. Men vi ser, at virksomhederne er under større pres på det seneste. Vi har problemer med forsyningskæden. Potentielt er der personaleproblemer. Så det bliver bare i stigende grad øverst på virksomhedernes dagsorden. Og det store spørgsmål er, hvad kan vi gøre for at reducere omkostningerne? Så jeg tror, at disse fokusområder indgår i mange forskellige finansielle processer i en virksomhed. Og jeg ser naturligvis på dette fra et kreditorperspektiv, men jeg vil gerne høre fra din side. Tom, når det drejer sig om betalinger, hvad er de vigtigste drivkræfter, når du ved, at en virksomhed ser på AccessPay, er de ret ens?

Tom Livock:
Ja. Så du har fuldstændig ret. Så vi fokuserer på en række forskellige betalingstyper. Men lad os måske tale om kreditorer for at holde os til temaet. Og grunden til, at en virksomhed måske kommer til AcessPay, er fordi de bruger bankportaler eller netbank i øjeblikket. Og grunden til, at de kommer til os, er den effektivitet, som du allerede har nævnt. Så fra et kreditorhold bruger de måske netbank til manuelt at uploade en fil til deres bank. Og det er naturligvis en manuel proces, og der er en effektivitetsbesparelse ved at kunne gøre det, og vi taler om AcessPay som den næste generation af corporate banking, der kan automatisere denne proces. Men ud over effektivitetsdelen er der to andre vigtige elementer i dette, og det første er sikkerheden. Virksomhederne giver altså adgang til deres bank. De er faktisk banker, der bruger online-banking til at give deres ansatte mulighed for at foretage disse betalinger. Og selvfølgelig stoler vi på vores medarbejdere, men samtidig vil virksomhedens sikkerhedsteam sige, at I ikke længere kan bruge netbank. I er nødt til at finde en anden måde at foretage betalinger på, for det er ikke en sikker metode til at foretage en betaling i dag. Så de vil henvende sig til AccessPay for at få den automatisering, der gør det muligt at fjerne behovet for netbank og bankportaler for at levere filen automatisk til banken. Og den anden grund er menneskelige fejl. Og det er måske ikke så almindeligt som visse andre ting, men det er bare nødvendigt at ændre værdien. Hvis der f.eks. var et ciffer forkert, eller hvis kontonummeret med sorteringskode faktisk var lidt forkert, eller hvis jeg bare ændrer navnet på modtageren, så det ikke helt var den rigtige modtager, så kan filen blive afvist af banken. Eller endnu værre, filen kan blive behandlet af banken, og den har 10 gange så meget værdi som den burde have, eller endnu mere. Det er ofte de tre områder, der er grunden til, at en virksomhed kommer til os.

Charlotte Newman:
Ja, jeg tror, at det er meget ens, når man ser på finansielle operationer over hele linjen, og at drivkræfterne, ønsket om at slippe af med manuel indgriben og potentialet for menneskelige fejl, er meget ens. Og den side af tingene, samt bare, du ved, at frigøre ressourcer og drive disse effektivitetsgevinster gennem digital praksis så godt som muligt.

Tom Livock:
Ja, absolut. Og det er denne idé, at hvis der er et ERP-system, om det så er Oracle, Sage eller Microsoft, så sidder Compleat i den forreste ende af det og kan hjælpe med kreditorerne, og så sidder AccessPay bag ERP-systemet med den kreditorfil, der leveres til banken. Ja. Hvad oplever du, at virksomheder har gjort eller forsøger at gøre, før de finder Compleate eller før de kommer til dig? Hvad er de ting, de har forsøgt at gøre for at løse disse problemer?

Charlotte Newman:
Jeg har nævnt det tidligere, men vi ser en masse, du ved, e-mail, cloud-drev, Excel-regneark, det er alle meget almindelige værktøjer, som vi bruger som virksomheder. Men de er i høj grad en nødløsning, da de ikke, du ved, de er ikke designet til at optimere kreditorprocessen. Så virksomhederne har været nødt til at tilpasse sig til en potentielt spredt arbejdsstyrke, og vi ser nu, at forretningsniveauet er begyndt at vende tilbage på tværs af mange forskellige sektorer. Og virksomhederne er i høj grad begyndt at tænke, at hvis vi ønsker at bevare denne hybrid- og fjernarbejdsmodel, eller hvis vi er nødt til det, så er disse nødløsninger, som de har implementeret, ikke nødvendigvis levedygtige på lang sigt. Så digitale og automatiserede løsninger skal gennemgås og implementeres for at sikre, at disse områder kan fortsætte med at udvikle sig og er bæredygtige fremadrettet og ikke er en belastning for finanserne eller andre vigtige interne ressourcer.

Tom Livock:
Og hvad er de bedste metoder, som du og dit team ville råde denne virksomhed til at anvende i forbindelse med et projekt til automatisering af back office-funktioner som f.eks. kreditor-, finans- eller indkøbsfunktioner?

Charlotte Newman:
Så den bedste praksis er helt klart at gå over til digitale fakturaer over hele linjen. Og jeg vil virkelig opfordre alle, der ser eller lytter med i dag, til at holde op med at udskrive fakturaer, for det er ikke kun usynligt og dyrt, men det er også dårligt for miljøet. Vi ved, at bæredygtighed bliver mere og mere i fokus for mange virksomheder i alle brancher, og vi kan se, at over 80 procent af de leverancer, som vi automatiserer fakturadataindsamling for her hos Compleat, allerede udsteder fakturaer i et digitalt PDF-format, så der burde absolut ikke være behov for at printe dem ud. Så det er uden tvivl bedste praksis nummer et. Jeg siger, at vi også stærkt anbefaler, at indkøbsordreprocesserne gennemgås, så vi foreslår, at virksomhederne ser på at oprette PO'er, selv for deres indirekte udgifter. Så den slags daglige behov for kontorartikler, for det kan virkelig være en afgørende faktor for en virksomhed. Så det er helt klart bedste praksis at indføre digitale metoder, hvor man så vidt muligt får tingene godkendt og kan følge disse godkendelser. Og alt dette gør det daglige liv lidt lettere, men hjælper også med vigtige ting som f.eks. revisioner. Så med alt dette handler det i sidste ende bare om at holde det enkelt fra vores synspunkt og starte med disse digitale metoder. Og jeg tror, vi har talt om, hvor Compleat sidder i ERP'ens forreste ende, hvor vi automatiserer indkøbs- og kreditorprocessen, og i den sidste ende skal vi naturligvis få fakturaerne betalt, og en løsning som AccessPay sidder på den anden side af ERP'en. Så hvad vil I anbefale ud fra et best practice-synspunkt?

Tom Livock:
Så det går tilbage til brugen af bankportaler og det faktum, at bankportaler var en nem løsning, fordi en virksomhed f.eks. ville installere et ERP-system og derefter forsøge at finde ud af, hvordan man kan oprette forbindelse til banken, og enten bliver det for svært eller for dyrt. Og så er standardindstillingen derfor OK. Så vi bruger en manuel proces, og vi bruger vores kreditorhold eller vores Treasury-hold til at foretage disse betalinger. Og det er ikke en god idé i dag. Det er ikke en acceptabel proces af alle de grunde, vi har talt om. Så vores bedste praksis ville være at fjerne den manuelle proces, den manuelle proces med bankportaler og automatisere den så meget som muligt. Og det, som vi også har tendens til at se sammen med de udgående betalinger, er, at AccessPay også er i stand til at bringe oplysninger om kontoudtoget ind. Så det er dataene fra kontoudtoget, og virksomheden kan så bruge dem til at afstemme de kreditorkonti, der er gået ud af døren. De kan derefter tage oplysningerne om kontoudtogene med ind i deres ERP-system og derefter afstemme dem. Og vi ser nøjagtig de samme processer, hvor en virksomhed bruger online-banking til at downloade oplysningerne om kontoudtog og derefter bruger en manuel proces med et Excel-regneark til at afstemme dataene i ERP-systemet. Og igen, det er bare ikke det er ikke, du ved, af alle årsagerne sikkerhed, effektivitet, manuelle fejl. Det samme gælder også på vejen tilbage, og det samme gælder for vores kreditorbogholderi.

Charlotte Newman:
Ja, helt sikkert. Det er ikke bæredygtigt. Og jeg tror, at bedste praksis for ethvert finansielt transformationsprojekt er at se på løsninger, der er bæredygtige fremadrettet og også kan skaleres til voksende virksomheder.

Tom Livock:
Ja, absolut. Du nævnte, at ideen om at stoppe med at udskrive fakturaer, det er næsten som om jeg kan se det som et banner med et flag, der siger, at man bare skal stoppe.

Charlotte Newman:
Absolut, tak, tak, tak.

Tom Livock:
Ja. Og hæve PO'erne, du ved, selv hæve PO'erne for indirekte udgifter. Og denne idé om at indføre digitale metoder i stedet for en arkaisk proces med papir eller endda e-mail, hvor man tror, at e-mail er et alternativ. Så hvordan hjælper du virksomheder med at nå disse mål for bedste praksis med Compleat?

Charlotte Newman:
Så vi vil opbygge et projekt sammen med vores kunder, som er meget skræddersyet til deres behov inden for de vigtigste fokusområder i deres virksomhed. Men som jeg siger, starter alting med den digitale dataindsamling af fakturaer. Så det er kernen i alting inden for denne P2P- og kreditorproces. Så virksomhederne kan bare starte med det. De behøver ikke at tage alle elementer af løsningen på én gang. Hvis det føles en smule skræmmende eller uopnåeligt at implementere noget, der er fra ende til anden, anbefaler vi virkelig, at man bare begynder med at fokusere på fakturahåndteringsproblemet først, da det normalt alligevel står øverst på dagsordenen, og alt andet kan følge efter gennem en lagdelt tilgang til automatisering, når først denne kerne er på plads. Så, du ved, automatisering af kreditorerne, automatisering af lønindkøb er ikke nyt. Der findes mange forskellige løsninger på markedet, som tilbyder elementer af denne proces. Og mens vi hos Compleat kan tilbyde en end-to-end-løsning, er der måske folk, der ser eller lytter i dag, der tænker, at vi allerede har nogle elementer af denne proces på plads, så måske bliver PO'er oprettet i deres ERP eller en anden tredjepartsløsning, der er branchespecifik, og Compleat kan faktisk håndtere det gennem integration.

Charlotte Newman:
Så den side af tingene behøver ikke nødvendigvis at ændre sig. Men spørgsmålet fra os er så, om det kun gælder fire direkte udgifter, de ordrer, der er blevet afgivet, hvad så med de indirekte udgifter? Hvordan håndterer du online leverancer, som typisk ligger uden for denne proces? Vi anbefaler, at I tager det op til revision, for der vil helt sikkert være noget, som vi vil betegne som en slags uregelmæssig eller usynlig udgift, der sker uden for denne proces. Så ud fra et Compleat-perspektiv tilbyder vi bevidst en menu af funktioner og elementer i vores software, der giver virksomhederne mulighed for enten at tage alt fra dag ét og foretage en slags Big Bang-ændring, hvis det er det, de har brug for, eller at se på at lægge disse automatiseringselementer i lag over en gradvis udrulning eller projekter. Så vores mål er virkelig at støtte virksomheder med deres specifikke problemområder og fokusere på det, der er vigtigt og mest relevant for dem. Og det er helt sikkert den bedste måde at opnå det, der er brug for.

Tom Livock:
Så det lyder som om, at hvis jeg henvender mig til Compleat, kan I i stedet for at tilbyde et stort bankskifte tilbyde en skræddersyet tilgang, afhængigt af mine behov.

Charlotte Newman:
Ja, selvfølgelig.

Tom Livock:
Og hvordan kan en sådan arbejdsmetode egentlig bidrage til at finansiere de punkter, vi nævnte tidligere?

Charlotte Newman:
Så jeg tror, at det vigtigste at tale om er, at denne måde at arbejde på bestemt ikke kun er til gavn for finanserne. Selv om afkastet af investeringen for finanserne kan være meget hurtigt og håndgribeligt set ud fra et ressourceperspektiv. Det påvirker og gavner også de operationelle interessenter i hele virksomheden. Så jeg vil gerne tale om en nylig case study med en af vores kunder. De hedder White Horse Federation, og de er en multiakademisk fond med 37 skoler med hovedsæde i Wiltshire. Og de var meget opsatte på at arbejde med optimering af udgifter i deres virksomhed. Men deres hindring for at gennemføre denne aktivitet var, at de ikke kunne håndhæve nogen form for bedste praksis, når de identificerede foretrukne leverandører og varer. Så deres prioritet hos os var at implementere en løsning, som gjorde det muligt for dem ikke blot at identificere, men vigtigst af alt, at opnå besparelser på det, de allerede brugte. Den måde, vi gjorde det på, var ved at få alle medarbejdere til at indføre integreret onlineindkøb. Det er et værktøj og en funktion, som vi har i vores software. Og de gav os tilbagemeldinger om, at fordi den løsning, vi leverede, havde en, du ved, en enkel brugeroplevelse og grænseflade, var slutbrugeradoptionen ikke en barriere for dem, og de har nu rullet det ud på næsten tre hundrede medarbejdere.

Charlotte Newman:
Og det fungerer på den måde, at hver enkelt medarbejder får adgang til en mere bekvem og hurtigere indkøbspraksis ved hjælp af online leverandører, som de allerede kender. Så for eksempel en Amazon-forretning for et år siden. Så for Whitehorse Federation strømlinede det ikke kun den administrative funktion fra et økonomisk perspektiv, men gav også alle deres slutbrugere adgang til vigtige oplysninger og mulighed for at træffe mere velinformerede beslutninger i forhold til det disponible budget, når de rejser eller godkender indkøbsanmodninger. Og interessant nok viste en nylig analyse foretaget af Compleat, at virksomheder i gennemsnit kunne købe 32 % billigere hos Amazon Business end hos eksisterende leverandører. Så det er blot et eksempel på den effekt, som samarbejdet med online-leverandører kan have. Så deres vigtigste pointe var, at de nu konkret kunne spare penge ved at bruge Compleat, og at kreditorfunktionen som følge heraf har sparet en enorm mængde tid, og at de kunne fokusere på vigtigere aktiviteter, så de i høj grad nåede de projektmål, de havde sat sig.

Tom Livock:
Så det lyder virkelig interessant. Du nævnte, og jeg tror, du har berørt det før, at du så, at de 25 %, som du viser på dette dias, er relateret til den manuelle proces, de manuelle forbedringer, automatiseringen af effektiviseringen af økonomiteamet. Så det svarer effektivt til en FTE, en fuldtidsækvivalent omkostningsbesparelse. Men du berørte det også der, og du sagde, at der også er en effektiv forbedring på 32 %. Derudover, jeg tror, det er ud over de 25 %. Hvis jeg gik til en virksomhed som Amazon, hvis jeg har forstået det rigtigt.

Charlotte Newman:
Ja, absolut. Så når vi ser på de 32 procent, som vi har identificeret med Amazon-virksomheder, og for eksempel hos Compleat behandler vi fakturaer for milliarder af pund gennem vores datafangstværktøj, og vi lægger disse data i det, vi kalder en datamark. Og vi kategoriserer leverandører baseret på standardkategorier for indkøb og kan gennemgå varer. Så den analyse, som vi foretog med Amazon Business, gik ud på at se på varer, som virksomheder allerede købte fra andre leverandører, og identificere, om de kunne købe dem billigere hos en leverandør som Amazon Business, og det kunne de. Og jeg tror, at det vigtigste her, når vi taler om online-leverandører, også er, at dette skridt også handler om konsolidering af leverandører. Så ved at bruge et indkøbsværktøj eller et digitalt indkøbsværktøj kan man se præcis, hvem man køber ind hos. Og man kan se virksomheder, der har 25 forskellige leverandører af kontorartikler, og der er ingen sammenhæng i, hvad de varer koster. Hvis man konsoliderer det og lader det gå gennem en leverandør som Amazon Business eller Lyrica, kan man faktisk spare penge ved at købe de samme ting, som man allerede køber.

Tom Livock:
Så de 25 procent, som du nævner på dias, er grundlæggende det, du måske vil se som et minimum, og de samlede besparelser kan være betydeligt højere.

Charlotte Newman:
Det er det hele. Så de 25 procent er faktisk et benchmark. Så vi kan, som jeg sagde, kategorisere leverandørerne, og vi giver standardeksempler på et benchmark, hvor vi siger, at hvis du bruger x y z, kan du spare dette beløb inden for denne kategori ved at skifte til online-leverandører.

Tom Livock:
Fint. Så hvis i Whitehorse-scenariet, som vi taler om, hvad var grunden til, at de valgte Compleat, hvorfor kom de til jer?

Charlotte Newman:
Så de kom til os, fordi de havde brug for en end-to-end-løsning, ikke kun til kreditorbogholderi, men også til den digitale indkøbsside af tingene. Så deres hovedfokusområde var omkring det faktum, at de ønskede at kunne iværksætte omkostningsoptimeringsprojekter. Og for at kunne gøre det havde de brug for en løsning, der gav dem adgang til alle de avancerede udgiftsdata via faktura-datafangstdelen, men også til at håndhæve bedste praksis over for alle deres slutbrugere. Derfor er online-købsværktøjet en rigtig god måde at få brugerne til meget hurtigt at blive begejstrede og bruge et nyt stykke software. Det er simpelt og ligetil. Der følger en mobilapplikation med, så det er ikke en stor, besværlig proces, og ved at bruge onlinekøb og Compleat-løsningen kunne de gøre det.

Tom Livock:
Så ja, det lyder som om, at du har en god kunde og en god reference. Ja, vi har kun et par minutter tilbage, så måske hvis vi vender os til publikum og spørger, om der er spørgsmål fra publikum? Det er fint. Lad os bare se på det. Der er altså et mediefirma i Manchester. Det ser ud til at være et spørgsmål fra Sarah, og de har et Oracle ERP-system. Kan du integrere med Oracle?

Charlotte Newman:
Ja, Sarah. Det kan vi helt sikkert. Så Compleat kan integrere med ethvert ERP- eller regnskabsprogram, der anvendes, enten gennem en eksisterende, hvad vi ville kalde en integration, der er præfabrikeret, eller vi har API'er, der er pakket rundt om vores applikation, som gør det muligt for os at konfigurere datafeed med ethvert regnskabsprogram eller ERP, der anvendes.

Tom Livock:
Fint. Og spørgsmålet fra Peter i Doncaster. Han arbejder for en lille produktionsvirksomhed og spørger, om Compleat er egnet til en lille virksomhed, for det lyder som om vi har talt om et potentielt mellemmarked. Og vi nævnte også Oracle, som har tendens til at være en større sektor af markedet, så er Compleat velegnet til en lille virksomhed såvel som til en større virksomhed?

Charlotte Newman:
Ja, tak. Tak for spørgsmålet, Peter. Og det er det absolut. Jeg tror, at det vigtigste, som Complete tilbyder, er en løsning, der kan implementeres på baggrund af dine krav og din virksomheds størrelse. Uanset om du er, du ved, en SMV eller en større virksomhed, der er en større virksomhed. Og det er netop på grund af denne slags pick mix-menu, som jeg allerede har nævnt. Du behøver ikke at tage hele løsningen, du kan starte småt, og du kan også starte med disse automatiseringsprojekter, når du er på et mindre forretningsstadie, hvis du ønsker at vokse, er der ikke noget bedre tidspunkt at se på automatisering end på det tidspunkt, fordi når du vokser, er disse processer allerede på plads, og du er ikke afhængig af at ansætte ekstra personale. Men ja, det er helt sikkert også godt for små virksomheder.

Tom Livock:
Og der er lige kommet et andet spørgsmål om casestudiet, Whitehorse-casestudiet. Du nævnte Amazon-forretningen i LA, ja. Hvilke online-leverandører kan Compleat arbejde sammen med?

Charlotte Newman:
Ja, det er et godt spørgsmål. Jeg har nævnt Amazon Business og Lyrica, og vi har nogle andre eksisterende integrationer med bl.a. Commercial, YPO og Brown's Books som eksempler, men noget, som vi er meget begejstrede for, og som er i beta i øjeblikket og vil blive frigivet formelt i 2022, er, at vi er ved at opbygge en Chrome-udvidelse, som gør det muligt at foretage onlinekøb i vores produkt med næsten alle onlineforhandlere. Så fremover vil kunderne kunne sige til os, at her er vores fem største online-leverandører. Kan vi få bygget integrationer med dem? Og vi vil sige absolut, og vi vil fortsætte med at bygge videre på denne online markedsplads inden for vores platform.

Tom Livock:
Så det lyder som om, at du har en meget fleksibel måde at arbejde sammen med ikke bare de leverandører, du allerede har nævnt, men mange, mange forskellige leverandører, afhængigt af hvad dine kunder ønsker.

Charlotte Newman:
Ja, absolut. At give kunderne mulighed for at bestemme, hvad der er bedst for dem og de leverandører, de ønsker at arbejde sammen med.

Tom Livock:
Ja, jeg er bevidst. Vi kommer til tiden. Så bare et sidste spørgsmål til mig, hvad mener du så? Hvis du kigger i din krystalkugle ind i 2022 og giver dem meddelelsen om Plan B fra i går, hvordan ser 2022 ud for kreditorer?

Charlotte Newman:
Jeg tror, jeg mener, at du har nævnt bekendtgørelsen. Jeg tror, at vi vil se mere af det samme fra, du ved, indkøbte lønninger og kreditorkonti, en stigning i efterspørgslen efter automatisering, da virksomhederne har et mere klart fokus på at strømline deres processer for at muliggøre forskellige arbejdsformer og også det centrale fokus på at få mest muligt ud af deres budgetter og deres og deres arbejdsstyrke. Så jeg tror, at vi vil se meget lignende temaer, når vi går ind i 2022.

Tom Livock:
Fint. Tak. Tak, Charlotte. Mange tak, fordi du er med. Jeg sætter virkelig pris på din støtte og dit input.

Charlotte Newman:
Tak, Tom.

Tom Livock:
Og tak til publikum for at være med. Linket vil blive stillet til rådighed. Hvis du ønsker at gå tilbage til dette webinar, bedes du klikke på linket. Og hvis I har spørgsmål, så kom endelig til mig eller Charlotte, så vender vi tilbage til jer med svarene. Så uden yderligere omsvøb, tak til alle for at være med, og hav en god dag.

Charlotte Newman:
Tak, alle sammen.

Sonix er verdens mest avancerede automatiseret transskription, oversættelse, og undertekstningsplatform. Hurtigt, nøjagtig, og overkommelig.

Automatisk konvertering af dine DvQZynEQ8e4-filer til tekst (txt-fil), Microsoft Word (docx-fil), og SubRip Undertekst (srt-fil) i minutter.

Sonix har mange funktioner, som du vil elske, herunder samarbejdsværktøjer, automatiserede undertekster, automatiseret oversættelse, dele udskrifter, og nemt transskribere dine Zoom-møder. Prøv Sonix gratis i dag.

Hvad er Finansomdannelse frigjort?

Finansomdannelse frigjort er AccessPays nye begivenhedsserie, der finder sted på LinkedIn Live.

Vi er opstået på baggrund af manglen på finansielle og automatiseringsbaserede virtuelle arrangementer og har til formål at samarbejde med nøglepersoner og virksomheder på tværs af den finansielle sektor på regelmæssig basis og tilbyde både tankeledelse og interaktivitet.

 

Hvad gjorde Effektiviseringer i kreditorerne Adresse?

Når vi nærmer os 2022, søger finans- og kreditorprofessionelle at fremtidssikre deres organisationer, når de køber og betaler for varer.

Regnskabs- og indkøbsprocesser på afstand er ikke skalerbare - så hvordan tilpasser finansteams sig til nye måder at arbejde på afstand på?

I denne session diskuterede AccessPay og Compleat Software, hvordan man kan bevare kontrol og synlighed på tværs af manuelle processer ved hjælp af online køb og automatisering.

Sammen dækkede vi alt fra indsigt i leverandørernes udgifter til større synlighed og kontrol med forpligtede omkostninger og periodiseringer.

 

Hvem talte ved arrangementet?

Finance Transformation Unlocked: Driving Efficiencies in Accounts Payable blev arrangeret af to højtstående personer fra AccessPay og Compleat Software.

  • Tom Livock - Salgschef for virksomheder hos AccessPay

Som en af AccessPays veteraner blev Tom valgt til at slutte sig til teamet på grund af sin erfaring med nystartede SaaS-virksomheder. Kombineret med hans succesfulde salgsledelse i softwarevirksomheder i de sidste 9 år er der få i det finansielle landskab med en så stor forståelse for automatisering af bankoperationer.

  • Charlotte Newman - Leder af partnersalg hos Compleat Software

Charlotte har arbejdet hos Compleat i over 4 år, hvor hun startede som Business Development Manager og er nu Head of Partner Sales. Charlotte har en ægte passion for at bringe AP Automation ud til virksomheder og arbejde tæt sammen med ligesindede partnere, men hun nyder også at gå lange ture på landet. Charlotte kan ofte findes i forbindelse med madlavning, bagning eller gin-smagning, og du kan finde hende på LinkedIn her.

 

AccessPay's partnerskab med Compleat Software

Det Manchester-baserede FinTech-firma har for nylig annoncerede et partnerskab med Compleat Software, der kombinerer den bedste automatisering af leverandørfakturaer, online indkøb og digitale indkøb med en løbende reduktion af manuelle processer.

Compleat Software er en global SaaS virksomhed, der leverer førende AP Automation & P2P "Purchase to pay" løsninger, der tilbyder den næste generation af automatisering til en overkommelig pris for SMV-markedet. 

Hvis du arbejder med økonomi og lønningsregnskaber, kan du se begivenheden on-demand nu via YouTube-linket ovenfor.