30. mar 2022

Her er grunden til, at NetSuite-brugere bør automatisere indlæsning af kontoudtog

Ifølge en nyere undersøgelse, 50% af virksomhederne planlægger at anskaffe eller opgradere et ERP-system inden længe - og NetSuite er fortsat blandt de mest populære.

Dens værdi er længe blevet anerkendt på tværs af utallige brancher og har funktioner, der spænder fra sofistikeret finansiel styring til organisering af forsyningskæden.

NetSuite gør et beundringsværdigt stykke arbejde med at forene virksomhedens arbejdsgange, men der er plads til forbedringer, når det kommer til bankdrift.

Som ethvert andet backoffice-system har NetSuite ikke direkte forbindelse til din bankvirksomhed. Det betyder, at manuel indgriben fortsat er en nødvendighed, især når det drejer sig om bankfeeds.

Bankfeeds spiller en vigtig rolle i bankforretninger af enhver størrelse, da de giver mulighed for at få overblik over virksomhedens samlede kontantbeholdning.

Mange ledende finans- og likviditetsmedarbejdere er dog endnu ikke klar over, at der findes en løsning til forenkling af alle processer omkring bankindgange: automatisering.

Konceptet med at modtage bankdata i næsten realtid kan lyde uoverkommeligt, men det er det ikke. Langt fra, faktisk.

Her er hvorfor NetSuite-brugere bør automatisere deres bankudskriftsfeeds, og hvordan du bedst gør det.

 

Fordelene ved at automatisere bankfeeds

Det er besværligt at hente bankfeeds manuelt - det ved vi alle.

Ikke alene optager det din dyrebare tid, når du kunne arbejde på mere kritiske opgaver, men denne manglende rettidighed gør dem også mindre nyttige, end de burde være.

Og jo mere komplekse dine bankforretninger er, jo vigtigere bliver bankfeeds - men chancerne for at modtage dem på et nyttigt tidspunkt bliver mindre.

For eksempel udfører mange Netsuite-brugere bankoperationer baseret på bankdata, der er mellem 30 og 60 dage gamle, hvilket betyder, at din globale kontantbeholdning i bedste fald er et gætværk.

Ved at automatisere feeds til kontoudtog kan du få adgang til de nyeste data med det samme.

Fordelene ved dette er dobbelte og kan opdeles i umiddelbare og langsigtede fordele.

 

virtual-tubes-symbolising-statement-retrieval

Mange økonomi- og finansfolk accepterer simpelthen, at det er en besværlig proces at hente bankdata. Med automatisering behøver dette ikke at være tilfældet.

 

Kortfristede fordele:

Efter implementeringen af en cloud-baseret tjeneste som AccessPay's tager det ikke lang tid, før dit team - og din virksomhed i bredere forstand - begynder at drage fordel af automatiseringen af bankindberetninger.

Du kan forvente at se:

  • En dramatisk reduktion af manuelle processer
  • Øget produktivitet og output, da dit team kan arbejde på opgaver med merværdi
  • Et efterfølgende løft af holdets moral
  • En øjeblikkelig stigning i synlighed og data om kontanter, hvilket giver mulighed for en mere frugtbar rapportering

 

Fordele på lang sigt:

Den ekstra tid og synlighed, som automatiseringen giver dig, betyder, at du kan høste frugterne af en række fordele, som sandsynligvis vil komme senere hen, f.eks:

  • Evnen til bedre at udarbejde strategier og prognoser takket være din nyfundne indsigt og tid
  • Muligheden for at investere og bruge penge mere smart
  • Mere præcise rapporter, der kan præsenteres for ledelsen
  • En langsigtet besparelse takket være de timer, der spares på manuelle processer - penge, der kan geninvesteres i virksomheden
  • Drastisk reduceret risiko, hvilket fjerner muligheden for manipulerede opgørelsesdata
  • Reduceret eksponering for cyberrisici og svindel som følge af fjernelsen af logins til bankportaler

 

Hvordan automatiserer du feeds til kontoudtog?

Som nævnt tilbyder NetSuite ikke en metode til at downloade bankfeeds fra fødderne, hvilket betyder, at de skal downloades manuelt fra hver bank.

Du undrer dig måske over, hvorfor dette er et problem - på trods af de fordele ved automatisering, der er nævnt ovenfor - men der kan opstå reelle problemer, når banktransaktionerne bliver mere komplekse.

Og efterhånden som vi går ind i en periode med post-pandemisk vækst, og din virksomheds ambitioner begynder at vokse tilsvarende, er der stor sandsynlighed for, at dine finans- og likviditetsafdelinger vil bære hovedparten af denne ændring, uanset branche.

Din nuværende arbejdsgang lyder sandsynligvis nogenlunde sådan her.

Du logger manuelt ind på hver af dine tilknyttede banker - det kan være så få som en eller to eller så mange som 30 - og henter dine bankfeeds. Da filerne er spyttet ud i en række forskellige formater, bruger du noget tid på at omdanne dem, så de er NetSuite-egnede. Først derefter er du endelig i stand til at uploade dem til NetSuite.

Når du har indset, at automatisering er en uomgængelig nødvendighed for bankføder, er den næste beslutning, der er værd at tage, hvordan du bedst opnår det.

Mange virksomheder vælger en gør-det-selv-løsning. Det kan have sine fordele, men i sidste ende er det ikke ideelt. Lad os gennemgå mulighederne for at aktivere automatisering lidt mere detaljeret.

 

Brug af Host-to-Host-forbindelser

Host-to-host-forbindelser - nogle gange blot kendt som direkte bankforbindelser - er helt sikkert en populær metode til at integrere din bankvirksomhed med NetSuite.

De giver mulighed for fuldt automatiserede dataoverførsler i store mængder, hvilket reducerer en stor del af den komplikation, der er forbundet med hentning af erklæringer.

Spørgsmålet om, hvorvidt host-to-host-forbindelser er egnede til din virksomhed, afhænger af dine behov. Hvis du blot ønsker at oprette forbindelse til en eller to primære banker, er de måske ideelle. Der kan dog opstå komplikationer for multinationale virksomheder, der har f.eks. 30 banker at oprette forbindelse til.

Hvis du vælger at gå host-to-host-ruten, er det stadig ikke bedst at forsøge at oprette disse forbindelser selv.

Det kræver tid, kræfter og ressourcer at oprette dem, og det kunne være bedre at bruge dem på en specialist, der kan oprette disse links for dig.

 

map-of-the-world-showcasing-bankforbindelser

For NetSuite-brugere med komplekse bankforretninger bliver det stadig vigtigere at hente feeds til kontoudtog fra banken. Gør-det-selv-løsninger vil sandsynligvis have svært ved at tage højde for dette i betragtning af deres omkostninger og kompleksitet.

 

Brug af SWIFT

Alternativet er at bruge SWIFT til automatisering af kontoudtog.

Det er den løsning, som de fleste specialister ville bruge, og den er stadig et pålideligt valg. Forskellen er dog, at det kræver en række revisionsomkostninger at gøre det selv.

Automatisering af bankfeeds via SWIFT risikerer at blive en langvarig procedure, især hvis din virksomhed endnu ikke har adgang til en BIC.

 

Brug af AccessPay til automatisering af bankfeeds

Outsourcing af automatiseringen af bankfeed-hentning til en specialist kan lyde som en dyr eller tidskrævende løsning, men virkeligheden kunne ikke være længere fra sandheden.

Her hos AccessPay vil vi gerne gennemføre din hentning af erklæringer også via SWIFT - forskellen er, at vi allerede har en BIC.

Med andre ord behøver du ikke at bekymre dig om alle de ekstra gebyrer og revisioner, så du kan være tryg ved at få en smertefri og omkostningseffektiv løsning.

Hvis det er vært-til-vært-forbindelser, der vil fungere bedst for dig, kan vi tilbyde dem uden at du selv skal konfigurere dem.

Der er også en række andre problemer, som de, der vælger gør-det-selv-ve-vejen, ofte støder på.

For det første er den afhængig af den interne it-ekspertise til ikke blot at opbygge de relevante forbindelser, men også til at vedligeholde dem på passende vis.

Ikke alene dette, men at sende MT940'er kræver typisk to-faktor-autentificering, som f.eks. ikke leveres af NetSuites indbyggede Afstemning værktøj.

Heldigvis tilbyder vores løsning multi-faktor-autentificering - ud over at håndtere filtransformation for dig.

Og det bedste af det hele er, at vores integration kan være så højlydt eller så minimal, som du ønsker.

Har du brug for en mere konsultativ tilgang til at hjælpe med at finde ud af, hvad der er bedst for dig, når det gælder automatisering af bankfeeds? Det er ikke noget problem. Har du blot brug for en stille integrator uden behov for en anden bankportal, så du kan holde alting centraliseret i NetSuite? Vi har styr på det.

Alt i alt har det aldrig været mere klart at automatisere hentning af bankudtog - og NetSuite-brugere har flere muligheder for at opnå dette. Hvis du ønsker at fremtidssikre dine bankdriftsaktiviteter, er en modernisering af din tilgang til bankfeeds med AccessPay en god start.