Hjælp til Argyll and Bute Council med at behandle lønninger og opkræve kommuneskat via direkte debitering

"
"En af de absolut bedste funktioner i AccessPay er medarbejderne. Kvaliteten og svarhastigheden er bedre end nogen anden virksomhed, jeg har haft med at gøre."

Ken Wong, systemadministrator for indtægter

Argyll and Bute Council er et af 32 enhedsråd i Skotland, hvis administration dækker det næststørste område af alle skotske råd.

Da vi har med store offentlige midler at gøre og finansierer vigtige tjenester på daglig basis, var det afgørende at have en sikker, robust og kompatibel betalingsproces på plads.

Fristen for SHA-2

Men da Bacs annoncerede planer om at opgradere til SHA-2-certifikater og trække understøttelsen af ældre forbindelsesprotokoller tilbage pr. 13. juni 2016, havde Argyll & Bute simpelthen ikke råd til at få problemer med behandlingen af kommuneskat, ydelser, leverandørbetalinger og lønudbetalinger.

Derfor var de på markedet for en løsning, der kunne give sikker forbindelse til Bacs. Platformen skulle være brugervenlig, effektiv og indeholde de strenge godkendelsesworkflows til kontrol og indsendelse af flere betalingsfiler.

"AccessPays funktioner til udpegede brugere er meget nyttige for os som råd. Det faktum, at der er forskellige niveauer; nogle brugere kan få adgang til alle filtyper, mens andre brugere kun har adgang til én filtype, passer godt til den måde, vi arbejder på i Argyll and Bute."

Hastighed til værdi

Da projektet havde så høj prioritet for Argyll & Bute Council, at det var vigtigt at sikre driftskontinuitet inden Bacs' SHA-2 deadline, var en kort og problemfri implementeringsproces afgørende. Dette skyldes, at konsekvenserne af eventuelle hikke eller nedetid kunne have resulteret i, at tusindvis af mennesker kunne have fået deres liv påvirket.

Opsætningen krævede sikker Bacs-forbindelse til 12 brugere, der var knyttet til 11 forskellige servicebrugernumre, med mulighed for at behandle 14 forskellige filtyper på et hvilket som helst tidspunkt, med automatisk hentning af AUDDIS for direkte debitering. Alt dette blev leveret i løbet af få uger.

"En af de absolut bedste funktioner i AccessPay er medarbejderne. Alle, som jeg har haft med AccessPay at gøre, er meget vidende og informerede ... kvaliteten og hastigheden af svarene er bedre end nogen anden virksomhed, som jeg har haft med at gøre."

Vi får som regel svar på en supportforespørgsel inden for en time, nogle gange inden for ti minutter! Og det er ikke et automatiseret svar, det er et menneske, som er meget villig til at hjælpe." Ken Wong, systemadministrator for indtægter, Argyll & Bute

Ud over at opnå en hurtigere værditilvækst skulle platformen i sig selv give teamet i Argyll & Bute betydelige effektivitetsgevinster.
AccessPays platform til bankforbindelse gav deres medarbejdere mere tid til at fokusere arbejdstiden på andre opgaver end behandling og arbejde med betalingsfiler - dette gjorde det muligt for medarbejderne at vinde timer af værdifuld tid tilbage med en automatiseret proces, der ikke kun er hurtigere, men også langt mere sikker.

Risikobegrænsning

Da vi er en organisation i den offentlige sektor, var overholdelse af forskellige love og regler også et vigtigt fokusområde for teamet. Hvor de historisk set ville have behandlet data manuelt til revisionsformål og brugt dage på at dokumentere måned efter måned med detaljer fra gamle filer, betød AccessPays automatiserede papirspor, at alle de nødvendige historiske oplysninger kunne downloades på få minutter i stedet.

"Selve systemet er hurtigt og ligetil. Det har vist sig at være meget nyttigt, at AccessPay har et revisionsspor, der fortæller dig præcis, hvad der er blevet overført, hvornår og for hvor meget. Normalt ville det tage os et stykke tid at grave filerne frem og starte denne proces, så det har sparet os for meget tid."

En anden vigtig sikkerhedsfordel for Argyll & Bute var muligheden for at definere flere autorisationsfaser via selve platformen med en klar adskillelse af opgaver, så ledende medarbejdere kunne bevare kontrollen over, hvem der kunne se hvad og hvornår; hvilket var særligt nyttigt i forbindelse med følsomme oplysninger som f.eks. ydelser og lønninger.

Dette kontrolniveau gav ikke kun personalet ro i sindet, fordi de kunne være sikre på, at deres processer var robuste, men gav også betydelige tidsbesparelser, da personalet ikke længere skulle bruge lang tid på at finde de filer, de skulle kontrollere eller godkende.